III. Công bố thông tin:
3. Các rủi ro thường gặp và biện pháp sử lý:
STT Đơn vị thực hiện Rủi ro thường gặp Biện pháp khắc phục
1
Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền CBTT
Hiểu chưa đầy đủ các quy định về CBTT
- Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn của UBCK.
- Tham gia đầy đủ các buổi hội thảo của đơn vị tư vấn CBTT.
- Thường xuyên trao đối với đơn vị tư vấn CBTT.
CBTT chậm so với thời hạn CBTT
- Nếu việc CBTT chậm so với thời hạn quy định CBTT do khách quan thì chủ động tìm biện pháp khắc phục. Trong trường hợp bất khả kháng thì chủ động làm công văn xin gia hạn về thời hạn CBTT.
- Nếu việc CBTT chậm so với thời hạn quy định CBTT do chủ quan, thường xuyên cập nhật để nắm rõ các quy định về thời hạn CBTT.
UBCKNN, VSD chưa nhận được hoặc không đăng tải tài
liệu cần CBTT
- Đối với việc CBTT trên website: gửi mail cho FPTS để đăng tải thông tin.
- Đối với việc CBTT với UBCK, VSD: Chủ động liên hệ với chuyên viên phụ trách và kiểm
tra thông tin CBTT trên trang web của UBCKNN, VSD. 2 Bộ phận nghiệp vụ, các tổ chức, cá nhân có liên quan
Lập báo cáo và các tài liệu không chính xác,
đầy đủ, kịp thời
- Gửi báo cáo, tài liệu cho lãnh đạo phụ trách kiểm tra, xem xét nội dung trước khi CBTT. - Thường xuyên trao đổi với Người phụ trách CBTT để nắm rõ thời hạn cần CBTT.
3
Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ/Cá nhân, tổ
chức CLQ
Không trao đổi kịp thời các nội dung có
thể cần CBTT
- Khi phát sinh các nghiệp vụ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ/Cá nhân, tổ chức CLQ phải trao đổi ngay với Người phụ trách CBTT để xác định việc CBTT có cần thực hiện hay không.
4. Công bố thông tin bằng hệ thống IDS (Information Disclosure System):
Hiện nay, UBCKNN bắt buộc các công ty đại chúng (bao gồm các công ty vừa và nhỏ chưa niêm yết) phải sử dụng hệ thống IDS để công bố thông tin.
IDS là Hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin công ty đại chúng của UBCKNN, bao gồm: Trang “Hệ thống công bố thông tin IDS” trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và “phần mềm hỗ trợ công bố thông tin” trên IDS.
UBCKNN yêu cầu:
- Công ty đại chúng phải thực hiện cài đặt phần mềm hỗ trợ công bố thông tin do UBCKNN cung cấp trên máy tính của công ty để thực hiện kết nối với hệ thống công bố thông tin (IDS)
- Công ty đại chúng phải sử dụng phần mềm hỗ trợ công bố thông tin để khai báo những thông tin cơ sở về công ty trên IDS ngay sau khi được cấp tài khoản và cập nhật khi có thay đổi.
- Công ty đại chúng phải sử dụng tài khoản do UBCKNN cấp và chữ ký số công cộng để thực hiện báo cáo và công bố thông tin điện tử trên IDS.
4.1. Quy trình cấp tài khoản sử dụng IDS:
B1: Công ty đại chúng thực hiện đăng ký tham gia sử dụng IDS theo mẫu, và gửi tới UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin (CNTT))
B2: Trường hợp phiếu đăng ký hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) căn cứ các thông tin trên Phiếu đăng ký để thực hiện tạo lập tài khoản (account) và tiến hành phân quyền sử dụng IDS cho công ty đại chúng. Trường hợp Phiếu đăng ký không hợp lệ UBCKNN (Cục CNTT) sẽ gửi
B3: UBCKNN (Cục CNTT) gửi thông báo cung cấp cho các công ty đại chúng Thông tin về tài khoản sử dụng IDS và các tài liệu hướng dẫn bao gồm: “Hướng dẫn sử dụng IDS” và đĩa CD-ROM cài đặt chương trình.
B4: Ngay sau khi nhận được thông tin về tài khoản Công ty đại chúng thực hiện cài đặt Phần mềm thu thập báo cáo trên máy tính, thực hiện kết nối, đổi mật khẩu tài khoản theo hướng dẫn. Công ty đại chúng phải gửi xác nhận bằng văn bản đã cài đặt và sử dụng IDS theo mẫu và gửi cho UBCKNN (Cục CNTT).
Trong vòng 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu UBCKNN (Cục CNTT) không nhận được Phiếu xác nhận sử dụng IDS của công ty đại chúng, tài khoản sẽ tự động ngừng hoạt động.
4.2. Quy trình gửi báo cáo và CBTT trên IDS:
B1: Chuẩn bị (soạn thảo) báo cáo gửi lên UBCKNN. Người sử dụng vào thư mục C:\Client_Map trên máy đã cài đặt phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo để lấy file excel biểu mẫu báo cáo và nhập các thông tin cho báo cáo.
Chú ý:
- Khi gửi báo cáo lên UBCKNN thì NSD phải đóng file excel dữ liệu đó lại
- Khi nhập dữ liệu tại file excel biểu mẫu không được phép để dòng trống với biểu mẫu dạng cột, nếu có dòng trống phía dưới thì phải xóa dòng bằng cách chọn chuột phải tại dòng đó và chọn Delete.
Ví dụ 2: biểu mẫu dạng cột
- Với biểu mẫu nhập dạng ô thì không được phép để ô trống và nếu dạng số thì nhập mặc định là 0.
- Biểu mẫu nhập dạng ô có quy định màu:
Ô mầu vàng có thể nhập dữ liệu là số âm hoặc nếu là số dương thì phải đặt trong cặp dấu mở đóng ngoặc đơn. Ví dụ NSD nhập -1234 hoặc (1234).
Ô mầu ghi nhạt thì nhập dữ liệu dạng số nguyên, hoặc chuỗi ký tự Ô mầu ghi đậm là công thức tính toán, NSD không nhập dữ liệu.
B3: Chọn menu Lựa chọnGửi báo cáo lên SSC, xuất hiện màn hình Gửi các
tin công bố lên UBCKNN như sau:
Màn hình gửi dữ liệu báo cáo từ công ty đại chúng lên UBCKNN
Trên màn hình Gửi các tin công bố lên UBCKNN, NSD lưu ý một số điểm sau đây: - Trường Loại báo cáo: Phần mềm hiển thị danh sách các loại báo cáo đang có hiệu lực của hệ thống Công bố thông tin. Hiện tại có trên 50 mẫu biểu báo cáo.
- Trường Kiểu báo cáo: Hệ thống mặc định là Tạo mới
- Lý do thay thế hoặc hủy: Với kiểu báo cáo là Thay thế hoặc hủy thì ô text này
sẽ chuyển sang trạng thái available và bắt buộc NSD phải nhập lý do gửi báo cáo thay thế hoặc báo cáo hủy
- Trạng thái chương trình: Ô này sẽ hiển thị các trạng thái hoặc lỗi tương ứng của
- Nhập các ô dữ liệu như mô tả.
- Tại trường File tin, NSD bấm nút , chọn đường dẫn chỉ đến file dữ liệu báo cáo gửi lên UBCKNN.
Ví dụ:
o
Chú ý:
Nếu NSD
bấm nút
sẽ xóa đường dẫn chỉ đến file báo cáo NSD đã chọn trước đó. - Tại trường Đính kèm (bắt buộc đính kèm file vào báo cáo):
o NSD bấm nút để chọn đường dẫn chỉ đến file đính kèm theo báo cáo gửi lên UBCKNN.
o Chú ý NSD bấm nút cạnh trường Đính kèm để xóa đường dẫn chỉ đến file đính kèm NSD đã chọn trước đó.
B5: Sau khi chọn xong các tiêu chí báo cáo cần gửi, NSD bấm nút
để gửi dữ liệu báo cáo lên UBCKNN.
B6: Tiến hành ký số báo cáo.
- Nếu dữ liệu báo cáo chuẩn thì dữ liệu báo cáo được gửi lên UBCKNN thành công và hiển thị thông báo thành công cho NSD.
- Đồng thời hệ thống sẽ có một email tự động gửi vào địa chỉ email công ty đã đăng ký với UBCKNN thông báo UBCKNN đã nhận được báo cáo công ty gửi lên vào ngày/tháng/năm:giờ/phút.
- Nếu dữ liệu báo cáo không chuẩn thì hệ thống sẽ trả về thông báo lỗi tương ứng tại ô Trạng thái chương trình. NSD kiểm tra lại dữ liệu trong file báo cáo và thực hiện lại từ B1.
B7: Kiểm tra hộp thư email của công ty để nhận thông báo đã gửi báo cáo thành công từ IDS.
PHẦN IV: CÁC ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Công ty Cổ Phần Vận Tải Sonadezi nhìn chung đã đảm bảo khá tốt vai trò của mình trên cương vị là một công ty đại chúng trong các mối quan hệ với cổ đông, cơ quan chức năng về chứng khoán.
Cty cũng đã thường xuyên cập nhật, nghiên cứu nắm vững các Luật, Nghị định, Quy chế, Thông tư hướng dẫn liên quan đến công ty đại chúng. Trên nền tảng đó, Cty có một cơ chế quản lý khá chặt chẽ, bảo đảm hài hòa lợi ích của các bên.
Về nhiệm vụ hỗ trợ cổ đông chuyển nhượng chứng khoán STJ hoặc thay đổi thông tin cổ đông, Cty đã thực hiện khá tốt. Mọi thủ tục như lưu ký chứng khoán, mở tài khoản giao dịch chứng khoán,… đều do phía Cty thực hiện hoàn toàn, cổ đông chỉ phải cung cấp thông tin cá nhân và ký tên.
Được sự hỗ trợ tư vấn tận tình của FPTS, Cty cũng đã thực hiện tốt nhiệm vụ công bố thông tin, đảm bảo công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời theo đúng quy định của pháp luật. Cty cũng đã nhanh chóng cập nhật và đăng ký hệ thống công bố thông tin qua IDS mà UBCKNN đã xây dựng nhằm giảm thiểu nhiều khó khăn, tránh sự chậm trễ trong việc công bố thông tin ra thị trường.
Tuy nhiên, việc công bố thông tin tại Cty hiện nay vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chưa có quy trình cụ thể của việc công bố thông tin đẫn đến nếu có sai xót trong việc công bố thông tin, khó quy trách nhiệm cụ thể. Lãnh đạo các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân tổ thức có liên quan không trao đổi kịp thời các nội dung có thể cần công bố thông tin. Không có bộ phận chuyên trách về công bố thông tin, chưa cập nhật đầy đủ về IDS, cụ thể Cty chưa cập nhật các thông tin chung về Cty vào hệ thồng IDS, thông tin về Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban lanh đạo và danh sách cổ đông lớn vẫn chưa được cập nhật.
Trên cơ sở đó, bản thân tôi có vài đề xuất kiến nghị như sau:
- Công ty cần ban hành quy trình cụ thể về công bố thông tin, nêu rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng bộ phận đều phải nắm vững những thông tin cần công bố liên quan đến bộ phận mình, từ đó có thể phối hợp tốt với người công bố thông tin tránh được rủi ro công bố thông tin chậm so với thời hạn công bố thông tin.
- Hiện nay, Cty chưa công bố bất kỳ thông tin nào qua hệ thống IDS do đó nó chưa được quan tâm đúng mức ở Cty, nhưng IDS lại là hệ thống mà UBCKNN bắt buộc phải sử dụng để CBTT. Vậy nên, Cty cần nhanh chóng cập nhật các thông tin chung về Cty, thông tin về Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban lanh đạo và danh sách cổ đông lớn vào hệ thống IDS theo yêu cẩu của UBCKNN, về sau này, cần có một bộ phận chuyên trách về công bố thông tin qua hệ thống IDS. Thường xuyên trao đổi, giữ mối quan hệ với các đơn vị tư vấn về công bố thông tin như FPTS …
- Tiếp tục phát huy mạnh mẽ hơn nưa những mặt đã làm được của mình trên cương vị là Công ty Cổ phần Đại chúng. Cần nắm vững hơn nữa các Luật, Nghị định, Quy chế, Thông tư hướng dẫn liên quan đến công ty đại chúng đặc biệt là vấn đề công bố thông tin tránh các sai phạm không đáng có.