- Các tổ chức cạnh tranh của Côngty thờng là những nhà in, côngty in, các nhà
7. Thực trạng tổ chức Hạch toán kế toán tại công ty
2.2.2. Trình tự hạch toán
•Thủ tục chứng từ
- Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán lơng từng phân xởng sản xuất
- Bảng tổng hợp lơng toàn công ty
- Các phiếu kế toán
- Luân chuyển chứng từ.
• Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 6221 “Chi phí Nhân công trực tiếp tại công ty” để hạch toán chi phí tiền lơng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Bên nợ: Tính tiền lơng, tiền công, các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất vào chi phí của Công ty.
Bên có: Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sản xuất vào giá thành sản phẩm.
Bộ phận
kê toán Lập chứng từ tiền lương và thanh toán khác Ghi sổ kế toán lương, thưởng, trợ cấp và khác Bảo quản và lưu trữ
Bên cạnh đó còn sử dụng TK 3341, 3381 để phản ánh các khoản phải trả, thanh toán cho công nhân viên.
• Phơng pháp hạch toán.
TK 334,331,… TK 622 TK154
Tiền lơng, phụ cấp phải Kết chuyển CP NC TT Trả cho CNTT SX
TK 3383,3384,3382
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
• Trình tự hạch toán.
Cuối mỗi quý căn cứ vào tổng doanh thu thực hiện, kế toán tính ra tổng chi phí tiền lơng, đồng thời căn cứ vào “bảng tổng hợp tiền lơng toàn công ty” của tháng cuối cùng trong quý của cột tổng cộng để xác định chi phí nhân công trực tiếp chiếm bao nhiêu % trong tổng số tiền lơng phải trả cho CBCNV toàn công ty, để lấy % đó nhân với 11.5% tổng doanh thu thực hiện trong kỳ, cho số liệu hạch toán vào TK 622(CPNCTT) bằng cách lập phiếu kế toán làm chứng từ hạch toán.
Ví dụ: Trong quý IV/2004, tổng doanh thu thực hiện toàn quý là 15.870.585.680đ( căn cứ vào bảng tổng hợp TK 511- Doanh thu bán hàng tại công ty từ tháng 10 đến tháng 12/2004). Vậy quỹ lơng của công ty quỹ IV/2004 là: 15.870.585.680 x 11.5% = 1.825.117.353đ
Dựa vào bảng tổng hợp chi trả lơng toàn công ty trong ba tháng 10, 11, 12 , kế toán xác định đợc lơng công nhân trực tiếp sản xuất, lơng nhân viên phân xởng và quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng lơng thực trả toàn quý.
Nhân viên phân xởng: 5% x 1.825.117.353 = 91.255.868đ Quản lý doanh nghiệp: 20% x 1.825.117.353 = 365.023.470đ CNTTSX : 75% x 1.825.117.353 = 1.368.838.015đ
Từ số liệu trên kế toán tiến hành lập phiếu kế toán số 12/23( Biểu 11) làm cơ sở ghi sổ “Nhật ký chung “, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết các TK 6221, TK 3341.
Biểu 10
Công ty in Tài Chính-ITC
Bảng tổng hợp chi trả lơng toàn công ty
QuýIV/2004 Phõn xưởng Phũng ban Lương cấp bậc Cụng Tổng cộng BHXH+YT Phớ CD Khoản khỏc Thực lĩnh PX Typô 41,133,600 2,100 158,293,746 2,468,016 1,582,941 4,437,000 149,811,000 PX vi tính- chế bản 15,494,700 741 77,367,036 929,682 773,673 696,000 74,967,000 PX ốp sét 55,993,200 2,580 301,756,569 3,359,892 3,017,568 2,802,000 292,575,000 PX sách 72,170,736 3,438 256,897,944 4,328,145 256,899 2,676,000 383,232,000 Phòng hành chính 34,300,200 1,578 140,660,598 2,059,812 140,661 1,290,000 24,216,000 Phòng kế hoạch 16,922,310 639 94,904,472 1,015,338 949,047 825,000 92,112,000 Phòng kế toán 15,627,810 534 82,999,872 937,668 830,001 666,000 80,568,000 Quản lý khác 9,900,600 414 48,531,762 594,036 485,319 453,000 47,001,000 .... ... ... ... ... ... Tổng cộng 270,242,298 2,176,518,650 Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng
Từ số liệu tính toán ở trên kế toán vào máy: V
Biểu 11
CADS 2005 – Công ty in Tài Chính – ITC – năm 2004
Hệ thống Danh mục Giao dịch Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp F2 Lọc- F3 Sửa – F4 Mới – F7 In - Ctrl+F8 Xoá - F10 Lu – Ctrl+A VAT- Mã chứng từ PKT12/23 Ngày CT 31/12/2004 ông bà ………
Địa chỉ KH Mã ngoại tệ VNĐ Tỷ giá ..
Diễn giaỉ Trích quỹ l ơng phải trả CBCNV tại công ty quý 4/2004 TK
nợ Sp nợ TK có SP có Mã KH Tên KH Tiền VNĐ Diễn giải
6221 334 1 1.368.838.015 Trích quỹ lơng ... 6271 1 3341 91.255.868 Trích quỹ lơng ... 6421 1 3341 365.023.470 Trích quỹ lơng ...
Khai báo chi tiêt VAT cho chứng từ Ngày
HĐ Mẫusố Số serial Số HĐ Tiền trThuế % Tiền vat TK nợ TK có Mã ĐT
Kèm theo chứng từ gốc Tông tiền trớc thuế :1.825.117.353 Giấy giới thiệu Tổng tiền thuế VAT
Ngày giới thiệu Tổng tiền thanh toán: 1.825.117.353 F12 xem Mới Lọc(F2) In(F7) Xoá(Ctrl+F8)
Đối với các khoản BHXH, KPCĐ, BHYT trích theo tỷ lệ quy định (19%) do công ty chịu đợc tính vào CPSX trong kỳ, thì cuối quý kế toán lập bảng tổng hợp lơng cấp bậc và báo cáo tổng lơng toàn công ty theo quý, căn cứ vào hai bảng này để lập phiếu kế toán cho từng khoản BHXH, BHYT, KPCĐ.
Ví dụ: Từ bảng tổng hợp lơng cấp bậc toàn công ty, có các số liệu sau: Biểu 12
STT Tên Lơng cấp bậc của
tháng Lơng thực trả quý IV/2004
1 Công nhân TTSX 64.097.733 1.632.389.050
2 NV phân xởng 3.149.400 108.825.900
3 Quản lý doanh nghiệp 22.833.633 435.303.700
Từ đó BHXH tính trên lơng cấp bậc
CNTTSX = 64.097.733 x 0.15 x 3 = 28.843.980 NVPX = 3.149.400 x 0.15 x3 = 1.417.230
NV QLDN = 22.833.633 x 0.15 x 3 = 10.275.135 KPCĐ trích trên lơng thực trả của quý IV/2004 CNTTSX = 1.632.389.050 x 2% =32.647.781 NVPX = 108.825.900 x 2% =2.176.518 NVQLDN = 435.303.700 x 2% =8.706.074
Các số liệu trên đợc thể hiện trên phiếu kế toán từ đó máy sẽ tự cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6221 Biểu 13
CADS 2005 - Công ty in Tài Chính – ITC – Năm 2004
Hệ thống Danh mục Giao dịch Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp
F2 Lọc-F3 Sửa-F4 Mới-F7 In-Ctrl+F8 Xoá-F10 L u-Ctrl+A VAT+mũi tên xuống-tra cứu mã KH Mã chứng từ
Số chứng từ PKT12/18 Ngày CT 31/12/2004 Ông bà Địa chỉ KH Mã ngoại tệVNĐ Tỷ giá 1.00 Diễn giải: Trích BHXH 15% l ơng CB của CBCNV tại C.ty Quý 4/2004 TK nợ SP nợ TK có SP có Mã Kh Tên KH
Tiền VNĐ Diễn Giải 6221 6271 1 6421 1 3383 1 3383 1 3383 1 28.843.980 1.417.230 10.275.135 Trích 15% lơng cấp bậc của CBCNV tại C.ty quý 4/2004
Khai báo chi tiết thuế VAT cho chứng từ Ngày
HD Mẫu Số serial Số HĐ Tiền trThuế % Tiền VAT TK nợ TK có Mã ĐT 1. PKKV – Phiếu kế toán khác VNĐ
Biểu 14
CADS 2005 - Công ty in Tài Chính – ITC – Năm 2004
Hệ thống Danh mục Giao dịch Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp F2 Lọc-F3 Sửa-F4 Mới-F7 In-Ctrl+F8 Xoá-F10 L u-Ctrl+A VAT Mã chứng từ
Số chứng từ PKT12/19 Ngày CT 31/12/2004 Ông bà Địa chỉ KH Mã ngoại tệVNĐ Tỷ giá 1.00 Diễn giải: Trích BHYT 2% l ơng CB của CBCNV tại C.ty Quý 4/2004 TK
nợ SPnợ TKcó SP có Mã Kh Tên KH Tiền VNĐ Diễn Giải 6221 6271 1 6421 1 3384 1 3384 1 3384 1 3.898.760 188.964 1.370.018
Trích quỹ BHYT 2% lơng cấp bậc của CBCNV tại C.ty quý 4/2004
Khai báo chi tiết thuế VAT cho chứng từ Ngày
HD Mẫu Số serial Số HĐ Tiền tr Thuế
% Tiền VAT TK nợ TK có Mã ĐT
Kèm số chứng từ gốc ………. Tổng tiền trớc thuế 5.457.742 . …
Giấy giới thiệu………. Tổng tiền VAT …………
Biểu 15
CADS 2005 - Công ty in Tài Chính – ITC – Năm 2004
Hệ thống Danh mục Giao dịch Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp F2 Lọc-F3 Sửa-F4 Mới-F7 In-Ctrl+F8 Xoá-F10 L u-Ctrl+A VAT Mã chứng từ
Số chứng từ PKT12/19 Ngày CT 31/12/2004 Ông bà Địa chỉ KH Mã ngoại tệVNĐ Tỷ giá 1.00 Diễn giải: Trích BHYT 2% l ơng của CBCNV tại C.ty Quý 4/2004 TK
nợ SPnợ TKcó SP có Mã Kh Tên KH Tiền VNĐ Diễn Giải 6221 6271 1 6421 1 3382 1 3382 1 3382 1 32.647.78 1 2.176.518 8.706.074 Trích quỹ KPCĐ 2% lơng thực tế của CBCNV tại C.ty quý 4/2004
Khai báo chi tiết thuế VAT cho chứng từ Ngày
HD Mẫu Số serial Số HĐ Tiền tr Thuế
% Tiền VAT TK nợ TK có Mã ĐT
Kèm số chứng từ gốc ………. Tổng tiền trớc thuế 5.457.742 . …
Từ các phiếu kế toán trên máy tự động đa vào “sổ nhật ký chung”
Biểu 15
Công ty in tài chính -ITC
Sổ nhật ký chung
Trích Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải đã ghi sổ cái TK Số phát sinh
Nợ Có
… ….. ……….. …. ……. ……. ……
PKT12
/23 31/12 Tiền lơng công nhân trực tiếp sản xuất quý IV/2004 62213341 1.368.838.015 1.368.838.015 PKT12
/23 31/12 Trích lơng nhân viên quản lý phân xởng quý IV/2004 62713341 91.255.868 91.255.868 PKT12
/23 31/12 Tìên lơng bộ phận quản lý doanh nghiệp quý IV/2004 64213341 365.023.470 365.023.470 PKT12
/18 31/12 BHXH 15% lơng cơ bản của CBCNV quý 4/2004 tại công ty ….. 62213383 28.843.980 28.843.980 PKT12
/17 31/12 KPCĐ 2% lơng thực tế quý 4/2004 tại công ty 62213382 32.647.781 32.647.781 PKT12
/19 31/12 Trích BHYT2% lơng cơ bản quý 4/2004 tại công ty 62213384 3.898.760 3.898.760 Tổng
Ngày tháng năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Biểu 16
Công ty in Tài Chính - ITC
Sổ cái tài khoản 6221
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 D nợ đầu ngày : 1.756.302.217 PS Nợ : 1.464.006.978 PS Có : 3.220.309.195 D nợ cuối ngày : Chứng từ
Ngày Số CT Diễn giải TKđối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có
30/12 PKT12/11 Trích quỹ trợ cấp MVL của CBCNV công ty năm 2004 33531 29.778.442 31/12 104 K/C chi phí nhân công trực tiếp tại công ty
6221 1541 1541 3.220.309.195
31/12 PKT12/17 Trích KPCĐ 2% lơng thực tế Q4/2004 tại công ty 33821 32.647.781 31/12 PKT12/18 Trích kinh phí BHXH 15% lơng cơ bản của CBCNV tại công ty quý
IV/2004 33831 28.843.980
31/12 PKT12/19 Trích quỹ BHYT 2% lơng CBCNV tại công ty quý IV/04 33841 3.898.760 31/12 PKT12/23 Trích quỹ lơng phải trả CBCNV tại công ty quý IV/2004 3341 1.368.838.015
Ngày tháng năm 2004
2.3.Kế toán chi phí sản xuất chung 2.3.1. Đặc điểm chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung là toàn bộ những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất ra sản phẩm mà không nằm trong chi phí NVLTT và chi phí NCTT, nó có tính chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các phân xởng của công ty. Bao gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xởng: ở công ty, nhân viên phân xởng bao gồm Quản đốc và Phó quản đốc các phân xởng, bộ phận quản lý khác. Chi phí nhân viên phân xởng bao gồm các khoản tiền lơng, phụ cấp, các khoản trích theo lơng theo quy định và tiền thởng. Trong đó tiền lơng nhân viên phân xởng đợc áp dụng theo lơng thời gian tính trên cơ sở số ngày công đi làm mà giám đốc công ty quy định cho từng ngời và lơng bình quân ngày của công nhân trực tiếp sản xuất. Kế toán theo quy định cúng thực hiện trích 15% BHXH, 2% BHYT, 2%KPCĐ tính trên tổng l- ơng ( Lơng thời gian + lơng thởng) của nhân viên quản lý phân xởng để hạch toán vào chi phí.
+ Chi phí vật liệu cho phân xởng: Vật liệu tính vào chi phí SXC bao gồm: Mực, dầu pha, nhiên liệu cho máy chạy, vật liệu khác nh keo, chỉ, hồ dán...Mực là một loại NVL chính của công ty nhng do mực xuất dùng cho các phân xởng để sản xuất nhiều loại sản phẩm nên đợc hạch toán vào CPSXC.
+Chi phí dụng cụ, dụng cụ: Gồm thớc thẳng, kệ giấy, quần áo, mũ, găng tay bảo hộ…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (KHTSCĐ):
Tài sản cố định của công ty đợc theo dõi trên sổ tài khoản cố định mở vào đầu năm. Sổ này theo dõi chi tiết về nguyên giá, mức khấu hao phải trích, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại cho từng loại tài sản cố định. Trong công ty, kế toán sử dụng TK 2141 để phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình trong quá trình sử dụng và chi tiếtthánh các tiểu khoản:
TK 214121: Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc. TK214131: Hao mòn máy móc thiết bị.
TK 214141: Hao mòn phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. TK 214151: Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý.
Chi phí khấu hao tài sản cố định ở công ty đợc theo dõi chi tiết trên TK 62741. Công ty hiện đang áp dụng phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng, mức trích khấu hao thực hiện theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12-12-2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
+ chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí phục vụ cho hoạt động của phân xởng
nh: Chi phí điện, nớc, chi phí thuê ngoài, chi phí sửa chữa, đi thuê chế bản các…
chi phí này đợc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
+ Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài những chi phí đã kể trên phục vụ cho hoạt động của phân xởng, khoản chi cho lao động nữ.
-TK 1421 – Chi phí trả trớc có đợc sử dụng tại công ty, nhng TK này chỉ dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trớc vào chi phí sản xuất chung tại chi nhánh của công ty ở miền Nam.
-Trong kỳ, ở công ty khi phát sinh các khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch, khi xuất dùng phụ tùng thay thế có giá trị lớn thì đợc hạch toán thẳng vào TK 62731.
2.3.2. Trình tự hạch toán.
-Chứng từ sử dụng:
Bảng tổng hợp chi trả lơng toàn công ty Phiếu kế toán
Phiếu xuất kho NVL, CCDC Phiếu chi, giấy báo nợ
Hoá đơn GTGT
Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ chi phí trả trớc.
- Tài khoản sử dụng
Để tập hợp đợc chi phí sản xuất chung kế toán sử dụng TK 6271 “ Chi phí sản xuất chung-công ty”. TK này đợc mở chi tiết thành các TK
TK 62711 “Chi phí nhân công phân xởng – công ty”
TK 62721 “ Chi phí nguyên vật liệu cho phân xởng- công ty” TK 62731 “ Chi phí công cụ dụng cụ- công ty”
TK 62741“ Chi phí khấu hao TSCĐ- công ty”
TK 62771 “Chi phí lao vụ dịch vụ mua ngoài-côngty” TK 62781 “ Chi phí bằng tiền khác-công ty”
Theo chế độ TK 627 dùng để tập hợp chi phí có tính chất phục vụ cho công tác quản lý, tổ chức điều hành quá trình sản xuất tại các phân xởng sản xuất nhng trên thực tế công ty còn hạch toán vào TK 627 những đối tợng chi phí không thuộc đối tợng tập hợp chi phí nh: Chi phí điện nớc của bộ phận gián tiếp hay tất cả những chi phí về NVL khác cho quá trình sản xuất trừ chi phí giấy và chi phí kẽm.
Trình tự hạch toán.
•
+ Chi phí nhân viên phân xởng:Cuối quý theo công văn số 4825 TC/TCDN, kế toán cũng căn cứ vào “Bảng tổng hợp chi trả lơng toàn công ty” và doanh thu thực hiện trong quý để tính ra tiền lơng nhân viên phân xởng tơng tự nh hạch toán nhân công trực tiếp và ghi vào phiếu kế toán vào máy.
Kế toán theo quy định cũng thực hiện trích 15% BHXH, 2% BHYT tính trên lơng cấp bậc và 2% KPCĐ tính trên tổng lơng (lơng thời gian + lơng thởng) của nhân viên quản lý phân xởng để hạch toán vào chi phí (Bên nợ TK 6271).
Số liệu trên phiếu kế toán (Biểu 11, Biểu 13, Biểu 14, Biểu 15) sẽ đợc máy tự động vào sổ “nhật ký chung”(Biểu 18) và vào sổ cái TK 62711 ( Biểu 19), TK 3341, TK 33821, TK 33831, TK 33841.
Biểu 18
Công ty in tài tài chính ITC–
Nhật ký chung
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 (Trích dẫn)
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải Số hiệu
TK
Phát sinh
Nợ Có
... .... ... ... ... ... 31/10 PX00296 Xuất mực in cho sản xuất 62721
15211 150.000 150.000
31/10 PX00296 Xuất dầu chạy máy 62711
15221 472.500 472500
8/12 PC 02229 Chi tiền ăn từ ngày 4/12 đến
ngày 7/12/04 6278111111 1.839.000 1.839.000
21/12 PC02296 Chi mua dụng cụ đồ dùng văn
phòng KTSP 6273111111 835.000 835.000
31/12 PKT12/24 Trích khấu hao TSCĐ tại c.ty
quý IV/2004 627412141 2.945.034.221 2.945.034.221 31/12 PC09895 Trả tiền thuê in tài liệu Nhà
in KH & CN 62771 1111 1 475.000 475.000 30/12 PKT12/11 Trích quỹ trợ cấp MVL của CBCNV công ty năm 2004 6271133531 1.985.230 1.985.230