* Về chứng từ sử dụng
Để quản lý số lợng hàng nhập, xuất, tồn kho, công ty sử dụng mẫu thẻ kho có trị giá đã đợc ban hành từ lâu. Về nguyên tắc quản lý thẻ kho chỉ dùng để theo dõi sự biến động về mặt số lợng( Còn mặt giá trị đợc theo dõi trên sổ sách kế toán và chứng từ khác ) do đóviệc theo dõi cả số lợng trên thẻ kho là không cần thiết.
* Về tài khoản sử dụng
Tài khoản 156 " Hàng hoá " sử dụng trong văn phòng công ty đợc sử dụng để phản ánh trị giá mua là không đúng chế độ. Theo quy định, giá thành
thực tế của hàng hoá mua nhập kho bao gồm: Trị giá mua hàng hoá + chi phí mua hàng + thuế nhập khẩu (nếu có)
Chi phí mua hàng đợc tập hợp vào chi phí bán hàng nên tài khoản 156 chỉ phản ánh trị giá mua hàng hoá .
* Các tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu công ty không sử dụng
* Tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " không đợc phân chi tiết cho từng nhóm doanh thu theo tài khoản cấp hai của tài khoản 511mà phản ánh chung trong tài koản 511, không phản ánh chi tiết theo từng nhóm doanh thu.
* Đối với nghiệp vụ ghi lại nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tinh sẽ không cho thấy đợc việc phát sinh hàng bị trả lại, không biết thực tế hàng bị trả lại ở công ty trong kỳ là bao nhiêu. Khi nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tởng rằngthwcj tế ở công ty không phát sinh nghiệp vụ đó. Nh vậy cách phản ánh trị giá hàng bị trả lại cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán là phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ.
* Hiện nay, việc tích cực giảm thiểu công nợ khách hàng đang đợc các lãnh đạo công ty đặt lên hàng đầu trong quản lý kinh doanh, do vậy các chỉ tiêu: Doanh thu tiền ngay, doanh thu trả chậm, công nợ bán buôn, luôn là báo cáo… hàng ngày mà kế toán phải lập. Vấn đề này chơng trình kế toán máy cha phục vụ đợc mà hoàn toàn phải thu thập số liệu thông qua phân tích thủ công ( So sánh mã khách hàng trên báo cáo chi tiết công nợ với danh mục hợp đồng khách hàng mua do phòng kinh doanh cung cấp ). Điều này làm giảm tiến độ báo cáo cũng nh tính chính xác của báo cáo,không phục vụ đợccác bài toán phân tích kinh tế nhiều chiều.
Chơng 3
Phơng hớng hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty tnhh gia long. 3.1- Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng:
3.1.1- Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng:
Nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong tiến trình đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế, ngày 31/12/2001, theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, Bộ tài chính đả ban hành chuẩm mực kế toán đầu tiên tại Việt Nam (gọi tắt là Vá14) áp dụng cho tất cả các nghành, các thành phần kinh tế trong cã nớc. Sự ra đời của VAS 14 đã đánh dấu sự thay đổi trong phơng pháp kế toán, trong đó chuẩn mực kế toán số 14 ''Doanh thu và các thu nhập khác'' đã góp phần hoàn thiện phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng (doanh thu) trong cá doanh nghiệp.Tuy nhiên, việc vận dụng chuẩn mực vào từng mô hình daonh nghiệp củ thể còn nhiều bất cập do đó cầ phải hoàn thiện đẻ phù hợp hơn với chuẩn mực và chế độ kiểm toán hiện hành.
Nh chúng ta đã biết, kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào, Mác viết: '' Kế toán nh là phơng tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất trên ý niệm, càng cần thiết từng nào mà quý trình càng có một quy mô xã hội,càng mất đi tính chất thuần tuýcá thể… Nh vậy trong các doanh nghiệp, bộ phận kế toán có vai trò rất quan trọng, là công cụ đắc lực của giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp số liệu thực tế hữu ích cho quản lývà theo dõi tình hình tài sản cũng nh sự biến động của việc sử dụng vốn của công ty trên sổ sách, chứng từ với số liệu thực tế, cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý.
Hơn nữa, đối với doanh nghiệp thơng mại, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp sẽ thấy đợc thị trờng, thị phần của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin thực tế hữu ích cho nnhà quản lý, để từ đó có những hoạch định trong chiến lợc sản xuất kinh doanh, và lựa chọn phơng án kinh doanh hữu hiệu nhất. Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể thực hiện
giảm chi phí nâng cao lợi nhuận, tốc độ quay vòng vốn, tạo điều kiện tái sản xuất. Đây chính là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tăng thu ngân sách nhà nớc. Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc của kế toán. Để thực hiện đợc mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện.
Xuất phát từ những lý luận trên và tình hình thực hiện công tác kế toán của công ty TNHH Gia Long cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết.
3.1.2- Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, cũng nh hoàn thiện công tác kế toán nói chung nhằm mục đích tạo ra định hớng đúng đắn cho việc hoàn thiện để đa công tác kế toán vào nề nếp.
Xuất phát từ những vấn đề lý luậnvà tình hình tổ chức công tác kế toánngiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH Gia Long cho thấy yêu cầu của việc hoàn thiện là cáp thiết và để cho việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đạt hiệu quả thì cần phải thực hiện các yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu thống nhất
Yêu cầu thống nhất là một trong những yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán đợc thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn.
Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Nhà nớc xây dựng chế độ và ban hành một chế độ kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán các đơn vị kinh tế đợc phép vận dụng, sửa đổi nhng trong khuôn khổ nhất định phải tôn trọng nguyên tắc chung, tôn trọng chế độ, tôn trong cơ chế.
- Yêu cầu phù hợp
Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động cũng nh yêu cầu quản lý. Để quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Vì vậy, ý kiến hoàn thiện da ra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và tất nhiên nó phải tôn trọng chế độ, cơ chế.
- Yêu cầu chính xác, kịp thời
Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Vì chức năng của kế toán là cung cấp những thông tin kinh tế chính xác, cần thiết và kịp thời cho việc ra quyết định, các phơng án kinh doanh tối u của doanh nghiệp.
- Yêu cầu tiết kiệm và hệu quả
Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Bởi vì mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp nghiệp là đem lại lợn nhuận cao với các chi phí thấp nhất. Ngời ta không thể hoàn thiện một phơng án nào đó với bất kể giá nào mà không tính đến khả thi và hiệu quả của nó. Vì vậy việc hoàn thiện các nội dung của kế toán bán hàng cần phải quán triệt các yêu cầu này.
3.2- Những giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công tyQua tình hình thực tế ở công ty, ta thấy đợc những vấn đề còn tồn tại ở Qua tình hình thực tế ở công ty, ta thấy đợc những vấn đề còn tồn tại ở công ty đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành và kiến thức đã họctoi có một vài ý kiến nhỏ để hoàn thiện công tác nghiệp vụ bán hàng ở công ty nh sau:
* ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện kế toán ban dầu đối với nghiệp vụ bán hàng Nh đã nêu trong tồn tại của công ty, việc sử dụng thẻ kho có trị giá. Mục đích của việc lập thẻ kho là theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, sản
phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Do đó, công ty nên sử dụng thẻ kho theo mẫu 60-VT chỉ dùng để ghi số lợng, và giảm bớt công việc ghi trùng lắp về mặt giá trị vì mặt giá trị đã đợc theo dõi ở sổ kế toán và các chứng từ khác. Mẫu nh sau: Mẫu thẻ kho: Đơn vị :………… Mẫu số 06-VT Tên kho :………. Thẻ kho Ngày lập thẻ:……… Tờ số:………...
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t:……….
Đơn vị tính:……… Mã số:………... S ố thứ tự Chứng từ S ố hiệu Ng ày tháng Diễn giải Ng ày nhập, xuất Số lợng Nh ập Xu ất Tồ n K ý xác nhận của kế toán
Cách ghi trên thẻ kho này cũng giống nh cách ghi trên thẻ kho có trị giá của công ty, Chỉ khác là thẻ kho chỉ theo dõi số lợng mà không theo dõi giá trị.
* ý kiến thứ hai: Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ "
ở công ty, việc theo dõi theo từng mặt hàng trên tài khoản 511 là rất tốt. Tuy nhiên tài khoản 511 lại bao gồm nhiều nhóm không có sự phân tách cụ thể vào tài khoản chi tiết cấp hai của tài khoản 511 để dễ xác định.
Tài khoản 511 của công ty nên mở chi tiết nh sau: TK 5111 "Doanh thu bán hàng"
TK 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" trong đó TK 51131 "Phí nhập khẩu uỷ thác"
TK 51132 "Doanh thu vận chuyển tiếp nhận"
Từ mỗi tài khoản cấp hai trên công ty sẽ theo dõi theo từng mã hàng: * ý kiến thứ ba: Hoàn thiện phơng pháp hạch toán chi phí mua hàng
Thực tế công ty không hạch toán các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến hàng mua vào tài khoản 156 mà đa vào tài khoản 641 " Chi phí bán hàng " nh vậy là sai với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chi phí mua hàng là gắn liền với trị giá hàng hoá mua vào, chi phí này đợc phân bổ tỷ lệ với lợng hàng bán ra, việc đa chi phí mua hàng vào tài khoản 641đã không phản ánh đúng chi phí bán hàng trong kỳ. Hàng hoá mua vào trong kỳ không chỉ liên quan tới một kỳ hạch toán mà nó có thể tồn lại trong kỳ tiếp theo. Do đó, toàn bộ chi phí mua hàng trong kỳ không thể đa hết vào chi phí của kỳ đó mà còn đ- ợc phân bổ sang kỳ tiếp theo nếu hàng còn tồn. Mặt khác, hạch toán nh vậy không phản ánh đúng giá vốn hàng bán, làm tăng chi phí bán hàng lên rất cao vì thực tế chi phí mua hàng phát sinh không phải là ít. Việc hạch toán khoản chi phí này tại công ty sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ thiếu chính xác, gây khó khăn trong việc phân tích, đánh giá công tác tiêu thụ hàng hoá giũa các kỳ hạch toán.
Từ những hạn chế trên việc sử dụng TK 1562 " Chi phí mua hàng " để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá là cần thiết. Chí phí mua hàng nên đợc tập hợp chung ở TK 1562 trong suốt tháng và cuối tháng mới tiến hành phân bổ cho hàng còn lại và hàng xuất bán tỷ lệ thuận với trị giá mua của hàng luân chuyển
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong tháng = Phí phân bổ cho hàng tồn đầu tháng + Tổng chi phí mua hàng trong tháng Trị giá mua lợng hàng tồn kho đầu tháng + Trị giá mua l- ợng hàng nhập kho trong tháng x Trị giá mua của hàng xuất kho trong tháng Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã tiêu thụ trong tháng nhằm xác định kết quả bán hàng.
* ý kiến thứ t: Hoàn thiên phơng pháp hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại
Kế toán công ty nên sử dụng tài khoản531 "Hàng bán bị trả lại" để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại theo đúng quy định, đồng thời cũng để phản ánh trung thựchơn tình hình tiêu thụ hàng hoá trong công ty.
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán công ty phải ghi bút toán về doanh thu hàng bán bị trả lại, trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho, tiền hàng trả lại cho khách hàng và bút toán phản ánh số tiền trả lại cho khách hàng về thuế GTGTcủa số hàng bị trả lại.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, trớc tiên kế toán công ty vẫn xem xét nghiệp vụ đó thuộc trờng hợp hàng bị trả lại trong năm, kế toán công ty cha lập báo cáo kế toán hàng bán bị trả lại ra qua năm sau, kế toán công ty đã lập báo cáo kế toán để từ dó có phơng pháp hạch toán phù hợp.
+ Nếu hàng bị trả lại trong năm, kế toán cha lập báo cáo thì cách ghi nh sau:
Tại thời điểm hàng bị trả lại
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT
Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho
Nợ TK 156: Giá vốn hàng hoá Có TK 632 :
Cuối tháng kết chuyển trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 531: Hàng bán bị trả lại
+ Nếu hàng bán bị trả lại xảy ra trong năm sau
Vào thời điểm cuối năm, kế toán phải khoá sổ để lập báo cáo quyết toán năm. Vì vậy, các chỉ tiêu kinh tế tài chính nh doanh thu, lợi nhuận, thuế đã đợc quyết toán. Vậy khi hàng hoá bị trả lại xảy ra sẽ có hai cách giải quyết nh sau:
Cách1: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị không lớn so với quy mô kinh doanh của công ty thì doanh thu hàng bị trả lại không ảnh hởng nhiều đến tổng doanh thu bán hàng trong năm nay, có thể hạch toán giống nh trờng hợp hàng bán bị trả lại trong năm.
Cách 2: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị lớn so với quy mô kinh doanh của công ty, nếu hạch toán làm giảm doanh thu của niên độ sau sẽ làm sai lệch doanh thu bán hàng của công ty một cách đáng kể thì kế toán của công ty sẽ xem đó là hoạt động bất thờng và phơng pháp hạch toán nh sau:
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lạikế toán ghi giảm tiền phải thu của khách hàng
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách
Đồng thời kế toán phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại nh sau: Nợ TK 711 : Thu nhập bất thờng