4. Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại các doanh nghiệp thơng mại.
2.1. Đặc điểm chung của doanh nghiệp.
2.1.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
2.1.2. Quá trình hình thành, phát triển của Công ty CPTM Bách Khoa.
Công ty CPTM Bách Khoa có trụ sở chính tại Số 142 Nguyễn An Ninh – Giải Phóng - Hà nội. Công ty đợc thành lập ngày 01 – 06 – 2004 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp, do đầy đủ t cách pháp nhân, có trụ sở và con dấu riêng. Địa bàn hoạt động của Công ty rộng lớn, đối tợng phục vụ của Công ty đa dạng.Công ty đợc điều hành bởi bộ máy tơng đối gọn nhẹ với Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm và năng động trong kinh doanh.
2.1.3. Chức nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Thơng Mại Bách Khoa. a. Chức năng.
Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Theo nguyên tắc “Kinh doanh là đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu cua ngời tiêu dùng, luôn luôn lấy chữ tín làm đầu. Khách hàng là trung tâm và luôn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để thoả mãn nhu cầu của họ. Khách hàng luôn đợc coi trọng”. Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị trờng.
Hiện nay, đời sống của đại đa số nhân dân ngày càng đợc cải thiện nên nhu cầu đòi hỏi ngời tiêu dùng ngày càng cao và có nhiều doanh nghiệp cùng khối t nhân cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trờng do vậy Công ty luôn thay đổi các hình thức kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng để có thể tiêu thụ sản phẩm của mình nhanh hơn, giúp cho việc sản dụng vốn có hiệu quả hơn.
Chức năng chủ yếu của Công ty là t vấn, môi giới, bán buôn, bán lể mặt hàng vi tính, sản xuất phần mềm, đầu t chuyển giao công nghệ trên mọi lĩnh vực.
Kết quả cho thấy Công ty đã đi đúng hớng kinh doanh của mình và có lãi, bổ sung vốn kinh doanh của công ty, tăng tích luỹ quỹ trong Công ty, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện.
Bên cạnh thuận lợi Công ty còn gặp phải những khó khăn.
+ Nền kinh tế thị trờng đang phát triển sâu rộng trên các đối thủ cạnh tranh của Công ty rất đa dạng và phức tạp. Đây là khó khăn cơ bản mà Công ty bắt buộc phải tham gia cạnh tranh để tồn tại và phát triển.
+ Cơ chế kinh tế của nên kinh tế thị trờng cha hoàn thiện phần nào ảnh h- ởng đến Công ty trong hoạt động kinh doanh.
b. Nhiệm vu.
- Tổ chức tốt công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công chế biến.
- Tổ chức mạng lới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và các cá nhân trong nớc.
- Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lu thông hàng hoá thờng xuyên, liên tục và ổn định trên thị trờng.
- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nớc qua việc nộp ngân sách hàng năm.
- Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà nớc.
c. Đặc điểm kinh doanh của Công ty Cổ Phần Th ơng Mại bách Khoa.
Trong khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nứơc, để thích nghi với điều kiện này Công ty CPTM Bách khoa đã mở rộng với mọi thành phần kinh tế nh doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, Ngoài ra, Công ty còn nhận làm đại lý, ký…
gửi cho nhiều thành phần khác. Trong quá bán hàng, Công ty đã áp dụng phơng thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tuy bị tồn kho nhiều nhng không bị ảnh hởng.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty CP Thơng Mại Bách Khoa.
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Công ty Cổ Phần Thơng Mại Bách Khoa đợc bố trí một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trờng hiện nay. Việc sắp xếp nhân sự của Công ty phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng ngời, có thể tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí nh sau(bao gồm 3 phòng và 2 cửa hàng).
Sơ đồ 2.1.
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty Cổ phần thơng mại bách Khoa
Trong đó.
+Phòng kinh doanh. Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trờng đầu vào và
đầu ra,hỗ trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng.
+ Phòng kế toán. Hoạch toán đúng chế độ kế toán đã ban hành, phản ánh
các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kịp thời, chính xác thanh toán công nợ nhanh gọn.
+ Phòng kế hoạch. Tiếp nhận và điều động các công nhân viên, lập các chỉ
tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho Giám đốc nắm rõ thêm tình hình của doanh nghiệp.
+ Các cửa hàng. Bán các sản phẩm của Công ty.
Nhìn chung với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, luôn hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi với ngân sách nhà nớc, chăn lo đời sống cán bộ công nhân viên.
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CPTM Bách Khoa.
Công ty CP TM Bách Khoa cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện theo hạch toán kế toán, theo pháp lệch, kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm sẽ xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng.
Ban Giám đốc
Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch
Để giúp tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh sóng, chính xác giúp Giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phơng án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trờng. Giám đốc công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm tính toán. Việc áp dụng phần mềm kế toán này rất thuận lợi cho việc tìm kiếm dữ liệu, tính toán số liệu cung cấp thông tin, in báo cáo cho ban Giám đốc và nhà quản lý, nó có thể chi tiết, cụ thể từng khách hàng, dễ làm, dễ hiểu, hết tháng có thể khoá sổ trên máy.
Phòng kế toán của Công ty bao gồm 4 ngời và đợc phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cụ thể nh sau.
- Kế toán trởng. Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Tham mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ, phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập quyết toán vào mỗi quý, năm.
- Kế toán tổng hợp. Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà Nội, làm báo cáo chi tiêu tài chính nộp cho sở Thơng Mại Hà Nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ.
- Kế toán thanh toán. Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với ngân hàng.
- Thủ quỹ. Làm nhiệm vụ thu chi tiền, đi ngân hàng và nộp báo cáo.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Trong đó.
. Chỉ đạo trực tiếp . Chỉ đạo gián tiếp
* Về sổ sách kế toán. Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ hiện hành, bao gồm.
- Sổ nhật ký chung. - Sổ cái tài khoản. - Sổ, thẻ chi tiết.
Kế toán trưởng
Kế toán các cửa hàng
Kế toán
* Hệ thống báo cáo. Công ty sử dụng các báo cáo tài chính nh. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo bán hàng, phục vụ nhu cầu quản…
trị.
2.1.5. thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thơng Mại Bách khoa.
2.1.5.1. Kế toán quá trình bán hàng.
2.1.5.1.1 Các vấn đề liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp. * Khái niệm.
Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa (thành phẩm, hàng hoá, vật t, lao vụ dịch vụ) tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (hàng – tiền).
* Các phơng thức bán hàng của doanh nghiệp đang thực hiện.
Trớc hết nói đến phơng pháp hạch toán hang tồn kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc nhập xuất hàng tồn kho phải đợc ghi hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Để đạt đợc mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm đợc các biện phát đây mạnh hàng hoá bán ra đó là đa phơng thức bán hàng. Công ty CPTM Bách Khoa đã áp dụng các phơng thức sau.
a. Bán buôn trực tiếp của công ty.
Khi có các nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phong kinh doanh lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Khi đến ngày giao hàng theo hợp đồng đã ký, chủ hàng kiểm tra thủ tục và xuất hàng hoá. Công ty CPTM Bách Khoa thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là: Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT – 3LL theo quy định số 885 ngày 16/07/1998 của Bộ Tái Chính. Hoá đơn này đợc thành lập 3 liên.
- Một liên lu tại quyển.
- Một liên giao cho khách hàng. - Một liên giao cho kế toán.
Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lợng và giá trị hàng hoá xuất bán. Đó là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong quá trình bán hàng.
b. Bán lẻ hàng hoá.
Để có mặt hàng ở nhiều kênh tiêu thụ, ngoài phơng thức bán buôn của Công ty còn áp dụng phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty. Doanh nghiệp bán lẻ của Công ty chiếm một tỷ trọng lớn so với tổng doanh thu bán hàng.
Tại các cửa hàng có các tổ chức kế toán riêng, kê tại các cửa hàng theo dõi và lập hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê cuối tháng gửi lên cho kế toán
của Công ty. Căn cứ vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ kế toán của Công ty tập hợp vào các sổ tài khoản có liên quan.
2.1.5.1.2. Phơng pháp hạch toán và các chứng từ sử dụng. a. Ph ơng pháp hạch toán.
Tại Công ty việc kế toán ban đầu gồm.
- Xác định chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ có liên quan đến quá trình bán hàng và phải đợc sử dụng theo đúng trình tự ghi chép của Bộ Tài Chính đã ban hành.
- Quy định của ngời ghi chép chứng từ, việc ghi chép phải đúng, đầy đủ cả về nội dung và tính hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển của chứng từ ban đầu từ quầy hàng lên phòng kế toán.
Cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau. + Biểu 1. Phiếu nhập kho.
+ Biểu 2. Phiếu xuất kho. + Biểu 3. Hoá đơn GTGT. + Biểu 4. Thẻ kho.
+ Biểu 5. Báo cáo bán hàng. + Biểu 6. Phiếu thu.
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phơng thức kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ 2.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Trong đó.
. Ghi cuối ngày. . Ghi cuối tháng. . Đối chiếu, kiểm tra
Các báo cáo tài chính Công ty sử dụng 3 loại biểu.
1, Biểu 01. “ Bảng cân đối tài khoản”.
2, Biểu 02. “ Tổng kết hoạt động kinh doanh”. 3, Biểu 03. “ Thuyết minh báo cáo tài chính”.