Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và Phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại, thứ vật liệu cả về số lợng chủng loại, giá trị. Trên thực tế vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai rất đa dạng, do vậy công tác kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng và không thể thiếu.
Hiện nay việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp đợc áp dụng theo phơng pháp ghi thẻ song song. Phơng pháp này giúp kế toán dễ dàng phát hiện những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu cả về số lợng và giá trị theo phơng pháp ghi thẻ song song. Kế toán thực hiện kế toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Nội dung cụ thể nh sau:
* ở kho: Thủ kho và các nhân viên làm vịêc trong kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo cả về số lợng và chất lợng, phải nắm bắt đ- ợc tình hình thực tế của nguyên vật liệu trong kho, đồng thời cung cấp kịp thời cho các phân xởng đảm bảo cho việc sản xuất đợc tiến hành bình thờng, tránh trờng hợp xí nghiệp phải tạm ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và đợc sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu (phiếu nhập kho, xuất kho) thủ kho kiểm tra, đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ, khi dùng thẻ xong thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập - xuất cho Phòng kế toán.
+ Ví dụ: Từ phiếu nhập kho ngày 12/10 và xuất kho ngày 20/10, cùng các chứng từ nhập - xuất kho; thủ kho lập thẻ kho đối với loại vật t giấy Bãi Bằng 56 gm nh sau:
Biểu số 3: Phiếu nhập kho
Ngày 12 tháng 10 năm 2003 Số 20
Có TK 311
Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng.
Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng
Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003.
Số TT Tên hàng Số lợng Giá thanh toán Giá nhập kho Theo
c.từ Thực nhập đơn vịGiá Thànhtiền đơn vịGiá Thành tiền 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm(có thuế GTGT) 5.000 5.000 16.500 82.500.000 16.500 82.500.000
Cộng thành tiền: Tám mơi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời lập thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số: 5 Thẻ kho
Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Tên vật t: Giấy Bãi Bằng 56 gm..
Ngày lập: 01/10/2003
Đơn vị tính: Kg
Kho: Chị Nguyệt
Ngày,
tháng NhậpSHCTXuất Trích yếu Nhập Số lợngXuất Tồn Ghi chú
12/10 20 Tồn đầu tháng 10/2003 2.000
18/10 25 Nhập từ ông Hoàng 5.000 Nhập từ ông Hoàng 10.000
20/10 15 Xuất cho phân xởng in 2.000 24/10 16 Xuất cho phân xởng in 3.000 28/10 17 Xuất cho phân xởng chế
bản 5.000
29/10 18 Xuất cho phân xởng in 4.500
Cộng số phát sinh 15.000 14.500
Tồn cuối tháng 2.5000
* ở Phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất do thủ kho đa lên, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Nếu chính xác thì
ký xác nhận vào thẻ kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Sổ chi tiết đợc mở cho từng nhóm nguyên vật liệu; nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu ... mỗi nhóm lại đợc mở cho từng thứ riêng biệt.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha đợc phản ánh.
Mỗi vật liệu đợc theo dõi trên một trang sổ riêng và ghi rõ tên, quy cách, đơn vị tính của từng thứ.
- Căn cứ sổ chi tiết là các chứng từ gốc (PNK, PXK) đã đợc thực hiện. Số liệu trên các sổ (thẻ) kế toán chi tiết đợc dùng làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết, làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.
* Cách ghi sổ chi tiết vật t:
- D đầu tháng là số tồn cuối tháng trớc ghi trên sổ chi tiết vật t (tồn đầu tháng 10/2003 là tồn cuối tháng 9/2003).
- Cột nhập, xuất căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán ghi số lợng, số tiền vào từng cột tơng ứng.
- Cột tồn cuối kỳ đợc tính = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ.
Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp nhau. Nếu có sự chênh lệch thì chứng tỏ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn, từ đó tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp.
Ngoài ra căn cứ vào số liệu dòng, cột ở sổ chi tiết vật t, kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp còn lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để kiểm tra, đối chiếu.
* Trình tự kế toán chi tiết vật t của xí nghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
*Ghi chú: ghi hàng ngày hoặc định kỳ (ghi cuối tháng) đối chiếu. Quan hệ đối chiếu.
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Số (thẻ) kế toán chi tiết vật t Bảng tổng hợp Xuất - nhập - tồn vật t Thẻ kho