Nguyên vật liệu tại xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài nhập kho, với nguồn nhập thờng đợc khai thác trên thị trờng, trên cơ sở có sự thoả thuận
giữa xí nghiệp với đơn vị cung cấp.
Do đặc điểm sản xuất, xí nghiệp mua nhiều chủng loại vật t ở các đơn vị khác nhau. Do đó kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài cần phải đợc phản ánh đầy đủ, chính xác thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Mặt khác, kế toán tổng hợp phải gắn liền với kế toán tính toán, có nghĩa là mọi trờng hợp nhập vật liệu phải đợc hạch toán chặt chẽ thông qua các tài khoản đối ứng liên quan.
Hiện nay công tác kế toán nguyên vật liệu đợc áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ. Trong kỳ để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản và sổ kế toán nh sau:
Hệ thống kế toán sử dụng tài khoản bao gồm: TK152, TK111, TK112, TK331, TK333, TK621.
Tài khoản sử dụng: * TK111: (Tiền mặt).
Nội dung: TK111 dùng để phản ánh tình hình thu - chi - tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
TK111 có 3 tài khoản cấp II. TK 1111 - Tiền Việt Nam . TK 1112 - Ngoại tệ.
TK 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. * TK112 - “Tiền quỹ ngân hàng”.
Nội dung: TK112 phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm, các khoản tiền gửi quỹ ngân hàng của doanh nghiệp tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nớc.
TK112 có 3 tài khoản cấp II. TK1121 - Tiền Việt Nam.
TK1122 - Ngoại tệ.
TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
* Tài khoản 621: “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”.
Nội dung: TK621 chỉ dùng để phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông lâm - ng nghiệp, giao thông vận tải, bu điện, kinh doanh khách sạn, du lịch dịch vụ.
+ Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày kế toán đồng thời phải sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh, kiểm tra giám sát sự biến động của nguyên vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp làm cơ sở để lập báo cáo kế toán.
Việc thu mua vật liệu đợc Phòng vật t chịu trách nhiệm thu mua với hình thức thanh toán có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm.
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu đợc thực hiện: Từ các chứng từ gốc là các hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu, cuối kỳ lấy đó làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
Là một doanh nghiệp sản xuất, Xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn, phiếu nhập kho) mà thực hiện việc ghi sổ theo định khoản.
Nợ TK152 (Tổng giá thanh toán).
Có TK331 (nếu xí nghiệp thực hiện hình thức thanh toán trả chậm). Có TK111, TKx12 (nếu Xí nghiệp thực hiện trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) - Tổng giá thanh toán.
Hiện nay, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các nghiệp vụ kế toán nhập nguyên vật liệu trong tháng sẽ đợc kế toán ghi vào các sổ sau:
- Bảng kê nhập vật liệu. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết tiền mặt.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
* Cụ thể về cách sử dụng các sổ:
+ Bảng kê nhập vật liệu đợc lập vào cuối tháng, lập cho từng chứng từ, theo từng lần nhập với từng thứ vật liệu.
Số liệu tổng hợp trên “Bảng kê nhập vật liệu” lập cho từng thứ vật liệu đợc dùng để ghi vào bảng tổng hợp nhập vật liệu cho toàn bộ vật liệu. Bảng tổng hợp nhập vật liệu đợc lập riêng đối với nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ.
+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ giá thành gốc có nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Căn cứ lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp trên bảng kê.
Chứng từ ghi sổ đợc lập hàng ngày hay định kỳ tuỳ thuộc vào số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số hiệu của chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng hoặc từ đầu năm đến cuối năm và đợc lấy theo số thứ tự trong “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
* Cách ghi chứng từ ghi sổ:
+ Căn cứ vào bảng kê nhập vật liệu hoặc chứng từ gốc để ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “trích yếu”.
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu của tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào từng cột tơng ứng.
+ Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo quan hệ đối ứng Nợ, Có.
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho kế toán trởng ký duyệt.
Số liệu trên chứng từ ghi sổ sẽ làm căn cứ ghi sổ cái TK152 vào cuối kỳ.
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa đẻ kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên Bảng cân đối tài khoản.
Căn cứ ghi là các chứng từ ghi sổ đã đợc lập. Cách ghi sổ:
+ Căn cứ vào số hiệu, ngày, tháng lập chứng từ ghi sổ để ghi vào các cột “số hiệu, ngày, tháng” trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh vào cột “diễn giải”. + Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, ghi Có vào từng cột tơng ứng.
+ Căn cứ vào dòng, cột tổng số tiền trên chứng từ ghi sổ để ghi vào cột “số tiền”.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trớc chuyển sang. Cuối trang sổ phải cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Cuối tháng (quý) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết tiền mặt đợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt phát sinh trong quý. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua nguyên liệu đợc ghi vào cột Nợ TK152, TK111.
Cuối quý tổng hợp số liệu tính ra số d, cuối quý đồng thời lập chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với ngời bán. Mỗi đơn vị bán đợc mở trên một trang hay nhiều trang sổ tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít.
Căn cứ ghi sổ là các hoá đơn mua hàng cha đợc thanh toán và các chứng từ chuyển trả tiền.
Số d đầu quý này là số d cuối quý trớc chuyển sang.
(Số d đầu quý 4/2003 là số d cuối quý 3/2003 chuyển sang).
Trong các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả ngời bán sẽ đợc ghi vào bên có TK331, khi thanh toán sẽ đợc ghi vào bên Nợ TK331. Cuối quý tính cộng số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính ra số d cuối quý (số d cuối quý = Số d đầu quý + Tổng số phát sinh bên Có - Tổng số phát sinh bên Nợ).
Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập nguyên vật liệu ở xí nghiệp trong quý 4/2003 nh sau:
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài cha thanh toán:
- Chứng từ sử dụng cho hình thức thanh toán này là các hoá đơn, phiếu nhập kho, do Xí nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp nên khi có hoá đơn mua nguyên vật liệu về, kế toán sẽ ghi theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
- Tài khoản kế toán sử dụng là TK331 “phải trả cho ngời bán”.
- Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành lập “bảng kê nhập nguyên vật liệu”. Bảng kê này đợc lập cho từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối kỳ kế toán tính tổng cộng số phát
sinh của từng thứ vật t trên bảng kê tơng ứng. Số tổng cộng này đợc dùng làm căn cứ lập bảng kê tổng hợp nhập nguyên vật liệu trong kỳ của xí nghiệp.
Ví dụ: Trong kỳ, xi nghiệp mua nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gm cha thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 12/10/2003 - Số 20 và các chứng từ nhập kho khác, kế toán lập bảng kê nhập nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gm nh sau:
Biểu số: 9 bảng kê nhập nguyên vật liệu
Số: 11
Tên vật liệu: Giấy Bãi Bằng 56 gm.
Đơn vị tính: 1.000đ
Chứng từ
N S Diễn giải Ghi nợ
TK1521 Ghi có TK331 Nhập Xuất
Ghi chú
12/10 20 Ông Hoàng nhập 75.000 75.000 13/11 23 Nhập của Công ty Giấy Bãi Bằng 25.000 25.000 27/11 24 Ông Hoàng nhập 20.500 20.500
Cộng số: 120.500 120.500
Tơng tự đối với nguyên vật liệu mực xanh Nhật, trong kỳ xí nghiệp mua nguyên vật liệu mực xanh Nhật cha thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho lập bảng kê cho vật liệu mực xanh Nhật.
Biểu số: 10 bảng kê nhập nguyên vật liệu
Ngày 31/12/2003 Số: 06
Tên vật liệu: Mực xanh Nhật.
Đơn vị tính: 1.000đ
Chứng từ
N S Diễn giải Ghi nợ
TK1521 Ghi có TK331 Nhập Xuất
Ghi chú
26/10 08 Ông Hoàng nhập 15.675 15.675 02/11 10 Nhập của Công ty Ka Long 7.250 7.250 14/11 18 Nhập của Công ty Ka Long 5.500 5.500 03/12 29 Ông Hoàng Nhập 11.000 11.000
Mặt khác để theo dõi tình hình thanh toán công nợ, kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp còn sử dụng “Sổ chi tiết TK331 - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán”.
Biểu số: 11 sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK331
Đối tợng: Công ty Giấy Bãi Bằng.
Loại tiền: VNĐ
Đơn vị tính: 1.000đ
Chứng từ
S N Diễn giải khoản Tài
đối ứng
Số phát sinh
Nợ Có
Số d đầu quý
Số phát sinh quý 4/2003
20 12/10 Mua giấy Bãi Bằng 56 gm 1521 75.00010 23/10 Chuyển trả tiền mua giấy 1121 45.000