2.1.3.1. Tổ chức công tác quản lý.
Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng,
đợc xây dựng theo mẫu biểu sau:
Biểu 1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Thơng mại và Dịch vụ Tùng
Anh
GIáM ĐốC Hội đồng thành viên
PGĐ Nhập khẩu PGĐ kinh doanh Kế toán trởng PHòNG NHậP KHẩU Phòng xúc tiến BáN HàNG PHòNG NGHIÊN CứU THị TRƯờNG Phòng tài chính- kế toán
*Hội đồng thành viên: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, gồm tất
cả các thành viên của công ty, đứng đầu Hội đồng thành viên. Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc công ty.
*Giám đốc: là ngời đứng đầu công ty, giúp việc cho Giám đốc là Phó giám
đốc kinh doanh, Phó giám đốc nhập khẩu, Kế toán trởng và các phòng ban chức năng. Giám đốc là ngời điều hành hoạt động KD hàng ngày của công ty, là ngời đại điện cho pháp luật của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
- Phó giám đốc kinh doanh: tham mu cho giám đốc về chiến lợc và sách lợc
kinh doanh của công ty nắm bắt tình hình tiêu thụ và phân phối về số lợng, chất l- ợng, chủng loại, giá cả và nghiên cứu phát triển thị trờng tìm ra hớng đầu t cho các mặt hàng.
+ Phòng nghiên cứu thị trờng: để hớng đầu t các mặt hàng, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra các thị trờng tiềm năng cho công ty.
+ Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng: sau khi phòng nghiên cứu thị trờng đã tìm ra đợc thị trờng tiềm năng, phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng tiến hành chào giá và bán các mặt hàng của công ty.
- Phó giám đốc nhập khẩu (phòng nhập khẩu): có nhiệm vụ tìm ra các nguồn hàng, đàm phán với các dối tác và sang nớc ngoài ký các hợp đồng nhập khẩu máy in công nghiệp.
- Kế toán trởng: có quyền hành ngang hàng với phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc nhập khẩu, giữa kế toán trởngvà các phó giám đốc có quan hệ trao đổi thông tin với nhau, cùng nhau tham gia vào việc điều hành Công ty.
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán
2.1.3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty trực thuộc Phòng Tài chính kế toán. Phòng gồm 4 ngời: Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính kế toán, 1 kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ, 1 kế toán lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định và một thủ quỹ. Trong quá trình hạch toán của công ty, mỗi nhân viên kế toán có chức năng và nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm một hoặc một vài phần hành kế toán cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong dây chuyền hạch toán.
- Kế toán trởng: chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và của các nhân viên kế toán. Ngoài ra Kế toán trởng còn tham gia xét duyệt các phơng án kinh doanh của công ty, hàng tháng, hàng quý, theo định kỳ niên độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và các cơ quan chủ quản và chịu trách nhiẹm về tính chính xác của các báo cáo đó.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ: do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm có nhiệm theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng, mở L/C theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của công ty, chịu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về cho phòng kinh doanh. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Kế toán mở các sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, công nợ phải trả, công nợ phải thu - chi tiết TK 111, 112, 331, 311, 131.
- Kế toán lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định: đảm nhiệm cả công việc theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty, tính lơngvà trích bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính nh: soạn thảo văn bản, lu trữ tài liệu, số liệu kế toán trên máy, quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng, giảm tài
sản cố định.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt cho các đối tợng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã đợc ngời có thẩm quyền ký duyệt và chịu sự điều hành của kế toán trởng.
* Nhiệm vụ chung của Phòng Tài chính kế toán:
- Tham mu cho giám đốc về công tác đảm bảo quản lý tài chính của Công ty.
- Thực hiện tốt các chế độ tiền lơng, tiền thởng, tiền phạt, các chỉ tiêu về phúc lợi cũng nh các chi phí khác cho mọi thành viên trong Công ty.
- Mở đầy đủ các sổ sách về hệ thống kế toán và ghi chép hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ hiện hành.
- Quản lý chặt chẽ tiền mặt, TGNH, đôn đốc trong khâu thanh toán.
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán tháng, quý, năm và tổng quyết toán tài chính trong công ty, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nh vậy, Công ty Thơng mại và Dịch vụ Tùng Anh đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty. áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ, kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiêụ quả. Có thể minh hoạ bộ máy kế toán của công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức Phòng Tài chính kế toán.
Kế toán Trởng
Kế toán tiền mặt,
tiền gửi, công nợ
Kế toán lơng,
BHXH,TSCĐ Thủ quỹ
2.1.3.2.2. Hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ, báo cáo.
năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
Phơng pháp chuyển đổi tiền tệ: Theo tỷ giá của Ngân hàng ngoại thơng công bố.
Hình thức ghi sổ áp dụng: Nhật ký chung.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
* Hệ thống tài khoản:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Các tài khoản tổng hợp đợc mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
* Hệ thống sổ sách:
- Các sổ nhật ký chuyên dùng.
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái các tài khoản.
- Sổ theo dõi quá trình nhập xuất.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết...
Đối với kế toán chi tiết, hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thống nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành.
* Hệ thống chứng từ:
- Chứng từ liên quan đến bán hàng: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng
- Chứng từ liên quan đến Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố đinh, Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định.
- Chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh toán tạm ứng.
- Chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hoá.
- Chứng từ liên quan đến tiền lơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng, Bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội, Phiếu báo làm thêm giờ.
* Hệ thống báo cáo: Công ty sử dụng 3 loại báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Thuyết minh báo cáo tài chính
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Thơng mại và Dịch vụ tùng Anh