2. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu
2.2.2 Kế toán doanh thu tiêu thụ
+ Tài khoản sử dụng:
- TK 511: Doanh thu bán hàng
Bên Nợ phản ánh : Giá trị hàng bán bị trả lại
Khoản triết khấu thực tế phát sinh trong kỳ Khoản giảm giá hàng bán
Kết chuyển doanh thu thuần vào TK911 Bên Có phản ánh: Doanh thu bán hàng của công ty trong kỳ Cuối kỳ TK 511 không có số dư.
- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Các tài khoản khác: TK111, TK112, TK131 … + Các định khoản:
- Khi Công ty bán hàng hoặc người mua chấp nhận mua hàng thì cùng với bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán thì kế toán đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111, TK 131 … : Tổng số tiền phải thu khách hàng Có TK 511 : Doanh thu thuần của hàng hoá
Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết sử dụng:
- Hệ thống chứng từ bao gồm: Hoá đơn GTGT; phiếu thu
- Hệ thống sổ sách chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
- Hệ thống sổ sách tổng hợp được sử dụng là: Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng, Sổ cái TK 511
- Hoá đơn Giá trị gia tăng
* Tác dụng: Hoá đơn GTGT phản ánh quan hệ mua bán giữa người mua và người bán, là căn cứ để thanh toán với người mua; đồng thời hoá đơn GTGT còn là căn cứ để lập phiếu nhập kho (nếu là hoá đơn mua hàng), để lập phiếu xuất kho (nếu là hoá đơn bán hàng), để lập sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (nếu là hoá đơn bán hàng) và còn dùng để ghi vào sổ Nhật ký chung.
* Căn cứ lập:
Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa doanh nghiệp với khách hàng.
* Kết cấu: Hoá đơn GTGT được chia làm 3 phần:
Phần 1: ghi các thông tin cần thiết về người mua hàng và người bán như: tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế, số hoá đơn, ngày tháng năm lập hoá đơn.
Phần 2: là một bảng gồm các cột ghi số thứ tự, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giá trị của hàng hoá.
Phần 3: ghi tên, chữ ký của người mua, người bán, thủ trưởng đơn vị.
* Phương pháp ghi:
Hoá đơn GTGT được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do người bán lập giao cho người mua.
Khi lập hoá đơn GTGT phải ghi rõ : số hoá đơn, ngày tháng năm lập hoá đơn, đơn vị bán hàng, đơn vị mua hàng, các thông tin về bán hàng hoá như: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền…
Ví dụ: Ngày 15/03/2008 tại Công ty TNHH Xuân Dược có nghiệp vụ bán hàng cho Công ty TNHH Long Việt số lượng hàng hoá là 500 hộp bổ huyết ích não, đơn giá bán chưa thuế là 8.600 đồng/hộp. Khi đó kế toán ghi hoá đơn như sau:
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 03 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Xuân Dược
Địa chỉ : Phòng 107, H94, tổ 18, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản : ………. Điện thoại :……….. Mã số thuế: 0101 511 089 Họ tên người mua hàng: Phạm Thị Thu
Tên đơn vị : Công ty TNHH Long Việt
Địa chỉ : số 389, đường Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội
Số tài khoản : ………... Hình thức thanh toán : ……….. Mã số thuế: 05 00202 792
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Bổ huyết ích não hộp 500 8.500 4.250.000
Cộng tiền hàng:……….. 4.250.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT:………... 212.500 Tổng cộng tiền thanh toán: …… 4.462.500
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu, bốn trăm sáu mươi hai nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Mẫu số: 01GTKT-3LL LB/2007 1026907
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng:
* Tác dụng:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm doanh thu thuần (trên Tk 511) của từng loại hàng hoá trong kỳ, dùng để làm căn cứ lập bảng tổng hợp doanh thu trong kỳ
* Kết cấu: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng gồm 2 phần:
Phần 1: từ cột 1 đến cột 4 ghi ngày tháng, số hiệu của hoá đơn GTGT, ghi tên khách hàng và diễn giải nội dung tóm tắt của hoá đơn GTGT
Phần 2: từ cột 5 đến cột 7 ghi tài khoản đối ứng và số tiền phát sinh bên nợ và bên có tương ứng với tài khoản 511.
* Căn cứ lập:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập căn cứ vào hoá đơn GTGT.
* Phương pháp ghi:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng do kế toán lập dùng để ghi hàng ngày. Mỗi loại hàng hoá được theo dõi trên một trang sổ riêng và ghi rõ mã tên hàng hoá đang theo dõi. Mỗi chứng từ làm căn cứ ghi sổ chỉ được ghi vào một dòng trên sổ.
Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng luôn bằng 0 (do trong tháng phát sinh bao nhiêu thì đến cuối tháng kết chuyển hết sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh )
Ví dụ: Trích dẫn số liệu kế toán của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 03/2008 tại Công ty TNHH Xuân Dược, căn cứ vào các hoá đơn GTGT lập trong tháng ta lập Sổ chi tiết doanh thu bán hàng như sau:
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
TK 511 – Doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: BỔ HUYẾT ÍCH NÃO
Mã hàng hoá: BHIN Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị tính: đồng Chứng từ NT SH Khách hàng Diễn giải TK đ/ ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7
02/03 1026901 Cty TNHH Sao Việt XK để bán 131 19.812.000
05/03 1026902 Cty TNHH Thuận Thành XK để bán 131 43.885.000
06/03 1026903 Cty TNHH Long Việt XK để bán 131 49.594.000
08/03 1026905 Cty TNHH Sao Việt XK để bán 131 65.492.000
15/03 1026907 Cty TNHH Long Việt XK để bán 131 4.250.000
23/03 1026910 Cty TNHH Long Việt XK để bán 131 76.151.000
31/03 PKT Kết chuyển TK911 911 259.184.000 Tổng SPS Nợ: 259.184.000 Tổng SPS Có: 259.184.000 Số dư cuối kỳ: 0
Giám đốc Kế toán trưởng
Ngày … tháng … năm …
- Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng:
* Tác dụng:
Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng dùng để tổng hợp doanh thu thuần trong kỳ của các loại hàng hoá, dùng để đối chiếu số liệu với sổ cái Tk511.
* Kết cấu: Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng gồm 2 phần:
Phần 1: Gồm từ cột 1 đến cột 3: lần lượt ghi số thứ tự, mã và tên của hàng hoá bán trong kỳ
Phần 2:Gồm từ cột 4 đến cột 9: lần lượt phản ánh số tiền bên nợ và bên có của số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
* Căn cứ lập: Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng được lập căn cứ vào các sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá
* Phương pháp ghi:
Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng được lập vào cuối tháng mỗi loại hàng hoá chỉ được ghi một dòng
Ví dụ: Trích dẫn số liệu phát sinh trong tháng 03/2008 tại Công ty TNHH Xuân Dược, căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán bàng ta lập Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng như sau:
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008
Đơn vị tính: đồng
STT Mã Tên hàng hoá Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 BHIN Bổ huyết ích não 259.184.000 259.184.000
2 HHDN Hoạt huyết dưỡng não 234.568.000 234.568.000
3 DCSM Dưỡng can sáng mắt 121.138.200 121.138.200
4 TAL TAL VN 7.012.400 7.012.400
5 PRPL Paraphin lỏng 7.478.700 7.478.700
6 TDBH Tinh dầu bạc hà 39.214.900 39.214.900
7 ĐTL Đường tinh luyện 17.144.000 17.144.000
8 THTN Than hoạt tính Nhật 8.632.900 8.632.900
9 ACBZ Acid Benzen 13.886.500 13.886.500
Tổng Cộng SPS: 708.259.600 708.259.600 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … Người lập biểu (ký, họ tên)
- Sổ cái TK 511
* Tác dụng: Sổ cái TK 511 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản 511, dùng để làm căn cứ đối chiếu với Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng trong kỳ và còn là căn cứ để lập Báo cáo tài chính.
* Căn cứ ghi: căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi lên sổ cái.
* Kết cấu: Sổ cái TK511 gồm 2 phần
Phần 1: gồm từ cột 1 đến cột 3 ghi ngày tháng, số hiệu và diễn giải nội dung của chứng từ
Phần 2: gồm từ cột 4 đến cột 6 ghi số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản 511, số tiền phát sinh tương ứng bên nợ và bên có của TK511.
* Phương pháp ghi:
Sổ cái TK511 là sổ kế toán tổng hợp mở cho TK511. Hàng ngày căn cứ vào số liệu ở các nghiệp vụ phát sinh trên Sổ Nhật ký chung có liên quan tới TK511 thì được ghi vào Sổ cái TK 511. Mỗi nghiệp vụ phát sinh trên Sổ Nhật ký chung được ghi một dòng vào Sổ cái TK511 theo thứ tự dòng và cột thích hợp.
Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của TK511 luôn bằng không, vì trong tháng phát sinh bao nhiêu tiền thì đến cuối tháng, kế toán kết chuyển hết bấy nhiêu sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ: Trích dẫn số liệu kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 03/2008 ở Công ty TNHH Xuân Dược, căn cứ vào Sổ nhật ký chung ta lập Sổ cái TK 511 như sau:
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CÁI TK 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị tính: đồng Chứng từ NT SH Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 4 5 6 7
01/03 1026900 Bán hàng cho Cty cp dược NĐ 131 5.959.700 02/03 1026901 Bán hàng cho Cty Sao Việt 131 30.778.000 05/03 1026902 BH cho Cty Thuận Thành 131 82.098.000 06/03 1026903 Bán hàng cho Cty Long Việt 131 105.195.000 07/03 1026904 Bán hàng cho Cty cp dược NĐ 131 21.253.700 08/03 1026905 Bán hàng cho Cty Sao Việt 131 70.892.500 09/03 1026906 BH cho Cty Thuận Thành 131 49.162.500 15/03 1026907 Bán hàng cho Cty Long Việt 131 4.250.000 17/03 1026908 Bán hàng cho Cty cp dược NĐ 131 26.375.000 20/03 1026909 Bán hàng cho Cty cp dược NĐ 131 19.225.900 23/03 1026910 Bán hàng cho Cty Long Việt 131 238.079.800 24/03 1026911 BH cho Cty Thuận Thành 131 34.435.000 27/03 1026912 Bán hàng cho Cty cp dược NĐ 131 20.554.500 31/03 PKT Kết chuyển sang Tk 911 911 708.259.600 Tổng SPS Nợ: 708.259.600 Tổng SPS Có: 708.259.600 Số dư cuối kỳ: 0 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … Người lập biểu (ký, họ tên)