2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ hớng dẫn du lịch tại Hạ Long-TTC.
2.3. Hoàn thiện công tác hớng dẫn du lịch của Trung tâm.
Đây là một vấn đế về công tác hớng dẫn của Trung tâm cần đợc giải quyết càng sớm càng tốt.
- Đối với công tác điều tour.
+ Việc điều hành các tour du lịch của trung tâm còn quá sơ sài, đơn giản ,thiếu những văn bản cụ thể về điều tour nh bảng kế hoạch điều tour, giấy uỷ quyền của hớng dẫn viên du lịch dẫn viên, văn bản có liên quan đến việc điều tour. Thiết nghĩ đây là những tài liệu quan trọng trong công tác hớng dẫn viên du lịch dẫn. Do đó Trung tâm nên lập ra các biểu mẫu và các văn bản có liên quan đến việc điều tour để có thể lu giữ đợc lâu hơn và sau mỗi một chơng trình du lịch có thể rút ra đợc kinh nghiệm cho chơng trình sau.
+ Cần lập ra các phiếu thăm dò khách hàng để khách hàng đánh giá về Trung tâm sau chuyến du lịch của khách. Qua sự đánh giá đó sẽ giúp ích cho Trung tâm rất nhiều về quá trình tổ chức tour.
Có thể lập ra phiếu điều tra khách du lịch nh sau:
Tên khách hàng: ... Thuộc đoàn: ... Theo tuyến du lịch: ... Từ ngày:...đến ngày... tháng ... năm ...
Xin quý khách vui lòng đánh giá chất lợng của chơng trình du lịch theo bảng sau: Các chỉ tiêu Rất tốt Tốt thờngBình Kém kémRất Lý do 1.Hớng dẫn viên +Trình độ +chuyên môn +Nghiệp vụ +Tinh thần +Trách nhiệm +Thái độ phục vụ 2.Ăn 3.Ngủ 4.Lái xe 5.Điểm du lịch 6.Các ý kiến khác
Xin chân thành cám ơn quý khách.
Qua bảng diều tra của khách hàng Trung tâm có thể biết đợc phần trăm sự thành công của chuyến du lịch.Vì đây là những ý kiến rất thiết thực khi khách hàng đã tiêu dùng xong sản phẩm du lịch của trung tâm.
- Cần lập các bài thuyết minh chung cho các điểm du lịch, cho hớng dẫn viên để hớng dẫn viên có thể làm việc dễ dàng hơn. Đảm bảo cung cấp đủ các thông tin về lịch sử, văn hoá, địa lý, kinh tế của các điểm du lịch. Tạo nên sự phong phú đa dạng các thông tin đối với khách du lịch.
- Trung tâm nên xây dựng quy chế làm việc cho hớng dẫn viên trong đó có chỉ rõ mức thởng, phạt hớng dẫn viên. Nên có nhiều mức thởng khác nhau để khuyến khích hớng dẫn viên trong công việc. Cần đa thêm những quy định bằng văn bản trong đó nêu rõ các biện pháp mà Trung tâm sẽ áp dụng khi xảy ra tr- ờng hợp vi phạm của hớng dẫn viên .Mức phạt của hớng dẫn viên du lịch dẫn viên cũng có nhiều mức khác nhau để lần sau hớng dẫn viên du lịch dẫn viên không còn tái phạm. Các quy định cần phải công bố ràng trớc Trung tâm. Trung tâm nên xây dựng nội quy hớng dẫn viên về :
+ Trang phục: Nam mặc quần tây, áo sơ mi dài tay có cổ, thắt calavat. Nữ mặc áo dài truyền thống Việt Nam. Hớng dẫn viên đi giầy hoặc dép có quai hậu.
+ C sử : Hớng dẫn viên phải luôn tôn trọng khách nhất là trong giao tiếp với họ, hớng dẫn viên phải nhớ tên thành viên trong đoàn không gọi sai hoặc nhầm tên khách nhất là tên của ngời trởng đoàn.
+ Hớng dẫn viên không nhận tiền Boa của khách. + Thời gian làm việc và trách nhiệm trong tour.
- Hạ Long - TTC nên xây dựng hệ thống tài liệu về các điểm du lịch. Làm đợc điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hớng dẫn của hớng dẫn viên .
- Trung tâm xây dựng mối quan hệ thờng xuyênvới các địa phơng nơi Trung tâm hay triển khai hoạt động hớng dẫn. Điều này nhằm bảo vệ hớng dẫn viên và cộng tác viên của Trung tâm đồng thời nhanh chóng đứng ra giải quyết ổn thoả khi những vi phạm đáng tiếc xảy ra.
- Thờng xuyên có cuộc họp rút kinh nghiệm trong phòng hớng dẫn viên du lịch dẫn, trong tập thể nhân viên của Trung tâm để tạo ý thức chấp hành quy định chính sách của Trung tâm.
- Một vấn đề khó khăn là Trung tâm phải tạo ra bầu không khí hoà thuận, đoàn kết, tác động đến tinh thần trách nhiệm của hớng dẫn viên trong Trung tâm. Quy định trách nhiệm kết hợp với việc tạo điều kiện trong công, việc cho mỗi hớng dẫn viên. Với sự giúp đỡ của Trung tâm hớng dẫn viê cộng tác viên không chỉ hoàn thành nhiệm vụ của bản thân mà còn gián tiếp tham gia vào
hoạt động điều hành, marketing của trung tâm. Trong quá trình tổ chức thực hiện chơng trình, những ý kiến đóng góp của hớng dẫn viên là thực tiễn xuất phát từ ý kiến của khách. Do đó trung tâm nên tạo điều kiện giúp đỡ hớng dẫn viên.
- Đối với những cộng tác viên thờng xuyên làm việc cho trung tâm (trong suốt cả năm ) thì Trung tâm cần có chế độ u đãi hơn. Ví dụ nh ký hợp đồng ngắn hạn hoặc trả lơng cao hơn.
- Đối vối những cộng tác viên thông thờng tuy không đợc u đãi nh cộng tác viên thờng xuyên nhng Trung tâm vẫn phải duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ.
Tuy nhiên cả cộng tác viên và hớng dẫn viên đều phải tuân thủ các quy định của nhà nớc và tổng cục du lịch, cũng nh các quy định riêng của Trung tâm, nh là các biện pháp sẽ áp dụng nếu hớng dẫn viên dẫn viên vi phạm hợp đồng và khi có phàn nàn hợp lý từ khách.