Để đo lường rủi ro trong hoạt động nhập khẩu, Mediplantex đã sử dụng cả phương pháp định lượng và phương pháp định tính để đánh giá rủi ro.
Phương pháp định lượng mức độ rủi ro trong hoạt động nhập khẩu
Mediplantex theo dõi và quản lý rủi ro trong hoạt động nhập khẩu theo tiêu chí các loại rủi ro xảy ra trong hoạt động nhập khẩu, do đó có thể dựa vào các số liệu thống kê và số lần xảy ra các sự cố để xác định tần số rủi ro theo mỗi loại rủi ro.
Hàng quý và vào ngày 31/12, các cán bộ nhân viên Mediplantex tổng kết phân loại các rủi ro xảy ra theo môi trường kinh doanh. Xác định số lần xảy ra rủi ro và tổn thất gây ra bằng cách xác định số tiền quy đổi đã bị mất đi và có khả năng đạt được nhưng không đạt được, từ đó tính ra tỷ lệ phần trăm rủi ro giữa các loại rủi ro đó để đưa ra phương pháp hạn chế rủi ro cho mỗi loại.
Từ nguồn báo cáo của Mediplantex (bảng 2.6) ta thấy, trong giai đoạn 2006 - 2009 tại Mediplantex loại rủi ro xảy ra nhiều nhất trong hoạt động nhập khẩu là: rủi ro xuất phát từ phía nhà xuất khẩu và rủi ro xuất phát từ phía nhà chuyên chở. Sở dĩ, hai loại rủi ro này xảy ra với tỷ lệ % khá cao là bởi Mediplantex chưa tìm hiểu kỹ về nhà xuất khẩu, chưa nghiên cứu kỹ hợp đồng dẫn đến bị hớ về giá cả hay bị thiệt trong điều khoản phải chịu chi phí vận chuyển hàng hóa… Còn rủi ro xuất phát từ phía nhà chuyên chở là do Mediplantex không giành quyền chủ động chọn nhà chuyên chở hay chọn nhà chuyên chở chưa có uy tín, chưa có trụ sở đích danh tại Việt Nam… Do vậy, các cán bộ Mediplantex cần bồi dưỡng nghiệp vụ nhiều hơn nữa để phục vụ cho công việc nghiên cứu hợp đồng, có kinh nghiệm trong việc tìm hiểu rõ về nhà xuất khẩu và nhà chuyên chở.
Bảng 2.6: Cơ cấu rủi ro giữa các loại rủi ro trong nhập khẩu của Mediplantex giai đoạn 2006 - 2009 ĐVT: % TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 RR xuất phát từ phía nhà xuất khẩu 28,5 50,0 50,0 25,0 2 RR xuất phát từ chính nhà nhập khẩu Mediplantex 28,5 25,0 16,6 25,0
3 RR xuất phát từ phía nhà chuyên chở
43,0 25,0 33,4 50,0
4 RR xuất phát từ môi trường bên ngoài
- - - -
Cộng 100 100 100 100
(Nguồn: Báo cáo cuối năm phòng XNK-công ty CP dược TW Mediplantex)
Phương pháp định tính xác định mức độ rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động nhập khẩu
Mediplantex sử dụng phương pháp định tính để xác định mức độ rủi ro xảy ra trong hoạt động nhập khẩu trong trường hợp là các rủi ro khó đo lường hay khi môi trường kinh doanh thay đổi, vì trong các trường hợp này sử dụng phương pháp định tính sẽ cho kết quả nhanh hơn phương pháp định lượng.
Các cán bộ nhân viên phòng xuất nhập khẩu sử dụng phương pháp định tính đều phải thực hiện lần lượt các bước sau:
- Liệt kê và đánh giá định kỳ các rủi ro
- Chấm điểm các rủi ro dựa trên các tiêu chí: mức độ nghiêm trọng, tần số phát sinh, thời điểm có khả năng phát sinh…
Mediplantex thực hiện chấm điểm thông qua việc xác định mức độ nghiêm trọng của hợp đồng nhập khẩu đó, phụ thuộc vào giá trị hợp đồng nhập khẩu, được phân ra 3 mức như sau:
• Nếu giá trị hợp đồng dưới 8 000 USD mà có nguy cơ xảy ra rủi ro thì xếp vào mức độ nghiêm trọng thấp
• Nếu giá trị hợp đồng từ 8 000 – 25 000 USD mà có nguy cơ xảy ra rủi ro thì xếp vào mức độ nghiêm trọng trung bình
• Nếu giá trị hợp đồng trên 25 000 USD mà có nguy cơ xảy ra rủi ro thì xếp vào mức độ cao.
- Thông qua việc chấm điểm, tập hợp và đưa ra các chỉ tiêu để theo dõi sự biến đổi của rủi ro.
Bảng 2.7: Khả năng đo lường của các loại rủi ro trong hoạt động nhập khẩu của Mediplantex giai đoạn 2006 – 2009
TT Chỉ tiêu Mức độ nghiêm trọng Tần số đo lường Tổng giá trị các HĐ có nguy cơ xảy
ra rủi ro
1 RR xuất phát từ phía nhà xuất khẩu
Cao Cao 408 130 USD/ 8 HĐ
2 RR xuất phát từ chính nhà nhập khẩu Medi
Trung bình Trung bình 96 974 USD/ 5 HĐ
3 RR xuất phát từ phía nhà chuyên chở
Cao Cao 307 330 USD/ 8 HĐ
4 RR xuất phát từ môi trường bên ngoài
Thấp Thấp -
(Nguồn: Báo cáo quản trị rủi ro của công ty CP dược TW Mediplantex)
Để đưa ra được báo cáo như bảng trên, Mediplantex đã kết hợp đồng thời cả phương pháp định lượng và phương pháp định tính. Từ bảng phân tích mức độ nghiêm trọng và tần số đo lường rủi ro này, các cán bộ nhân viên sẽ phân tích tổng hợp, dựa vào một số kinh nghiệm và những cảm quan của người thực hiện hoạt động nhập khẩu để dự đoán, dự báo rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Phương pháp này thường áp dụng đối với loại rủi ro xuất phát từ phía nhà xuất khẩu, rủi ro xuất phát từ môi trường bên ngoài và rủi ro xuất phát từ phía nhà chuyên chở.
2.2.2.3. Giám sát rủi ro trong nhập khẩu
Việc giám sát rủi ro trong nhập khẩu tại Mediplantex được thực hiện bởi phó phòng phụ trách nhập khẩu và ban lãnh đạo Mediplantex. Công việc cụ thể của những người có trách nhiệm trong việc giám sát rủi ro trong nhập khẩu như sau:
- Giám sát từng đơn hàng nhập khẩu để kiểm tra tính tuân thủ quy trình của hoạt động nhập khẩu để luôn ở thế chủ động nếu có rủi ro xảy ra và đảm bảo rủi ro xảy ra không vượt quá hạn mức.
- Trao đổi các thông tin giữa các bộ phận có liên quan với ban lãnh đạo của công ty để thu thập các ý kiến về hoạt động quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu.
Việc giám sát rủi ro của các cán bộ Mediplantex đã được phân công cụ thể nhưng chưa thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ, do đó vẫn còn xảy ra một số sai sót không đáng có do hành vi không cẩn thận của nhân viên gây ra. Vì vây, Mediplantex cần có bộ phận giám sát thường xuyên và chuyên nghiệp hơn để phòng ngừa rủi ro trong hoạt động nhập khẩu của công ty tốt hơn nữa.
2.2.2.4. Kiểm soát rủi ro trong nhập khẩu
Kiểm soát rủi ro trong nhập khẩu là việc lựa chọn các biện pháp thích hợp để phòng ngừa rủi ro. Mediplantex đã sử dụng kết hợp một số biện pháp sau đây:
Né tránh rủi ro
Né tránh rủi ro là chủ động né tránh trước những rủi ro mà có thể xảy ra và bỏ qua những nguyên nhân gây ra rủi ro. Tuy nhiên không phải rủi ro nào cũng có thể né tránh được.
Đối với một công ty có hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế thì khó có thể né tránh rủi ro một cách tuyệt đối. Trong hoạt động nhập khẩu tại Mediplantex, các cán bộ đã thực hiện biện pháp né tránh rủi ro trong các trường hợp như: tình hình tài chính toàn cầu diễn ra gay gắt, và Mediplantex tránh thực hiện nhập khẩu nguyên liệu hay máy móc từ các nước bị ảnh hưởng nặng nề, do đó có thể tránh được những rủi ro về tỷ giá; hay trong trường hợp những nước có nhiều rủi ro về chính trị, pháp lý, đối với những nước này thì Mediplantex hạn chế nhập khẩu để tránh các rủi ro về chính trị và pháp lý.
Phương pháp này được các cán bộ Mediplantex áp dụng trong những tháng cuối năm 2007 và năm 2008, khi tình hình tài chính toàn cầu trở nên nghiêm trọng, Mediplantex đã tránh nhập các nguyên liệu và một số máy móc từ thị trường Mỹ và các nước EU.
Chấp nhận rủi ro
Chấp nhận rủi ro là việc sẵn sàng đương đầu khi rủi ro xảy ra. Trước đây, Mediplantex hầu như không chọn phương pháp chấp nhận rủi ro để khắc phục rủi ro. Nhưng đến năm 2009, Mediplantex cũng đã phải chọn phương pháp chấp nhận rủi ro trong hoạt động nhập khẩu của mình để phục vụ kế hoạch kinh doanh. Bởi các công ty dược phẩm đã mọc lên rất nhiều, giá cả trở nên hết sức cạnh tranh.
Ví dụ: Tháng 1 năm 2009, Mediplantex đã làm hợp đồng hồ sơ thầu mặt
hàng Mediglyared 80mg là thuốc hỗ trợ chữa bệnh tiểu đường với bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Thọ thời hạn 1 năm và bệnh viện đa khoa tỉnh Quảng Ngãi trong 6 tháng theo giá cố định như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Đến tháng giữa tháng 5, sản phẩm Mediglyared gần hết hàng và Mediplantex phải nhập nguyên liệu về để sản xuất. Nhưng giá nguyên liệu đợt nhập này lại tăng cao (0,56 USD/kg), dẫn đến giá thành sản xuất sản phẩm cũng tăng nhanh. Không còn sự lựa chọn nào khác, Mediplantex vẫn phải chấp nhận nhập lô nguyên liệu đó về để sản xuất phục vụ cho hai bệnh viện đó bởi không Mediplantex là bên thực hiện sai hợp đồng thầu. Nếu Mediplantex không thực hiện như hợp đồng đã ký thì sẽ bị phạt hợp đồng và quan trọng là sẽ mất khách hàng, không chỉ với một mặt hàng Mediglyared này mà sẽ làm mất uy tín chung.
Phương pháp này cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng của cán bộ công ty, sẽ nhập lô nguyên liệu với khối lượng lớn để dự trữ hay tính chi phí rủi ro do nguyên liệu tăng giá vào giá thành sản phẩm ngay từ khi tham gia ký kết hợp đồng.
Chuyển giao hoặc chia sẻ rủi ro là việc nhằm giảm bớt phần rủi ro mình không muốn gánh chịu sang những chủ thể khác sẵn sàng nhận thêm rủi ro để đổi lấy một khoản thu nhập.
Để tránh rủi ro do giá cả biến động, Mediplantex đã ký hợp đồng dài hạn với giá cố định. Như vậy, Mediplantex sẽ hạn chế được rủi ro do giả cả hàng hóa tăng, giá tăng thì Mediplantex sẽ không phải chịu rủi ro lớn, như thế rủi ro đã được chia sẻ giữa Mediplantex và bên bán. Do đặc thù của ngành dược, giá cả sản phẩm phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu nên biện pháp chia sẻ hay chuyển giao rủi ro được áp dụng chủ yếu đối với loại rủi ro do giá nguyên liệu tăng.
Mediplantex cũng đã áp dụng biện pháp chia sẻ rủi ro trong khâu thanh toán quốc tế, bằng cách sử dung L/C chuyển nhượng nếu như Mediplantex nhận thấy có nhiều rủi ro. Tuy nhiên, với trường hợp này thì lại phụ thuộc nhiều vào đặc tính và quy định của L/C, không phải L/C nào cũng có thể thực hiện được nên chưa được áp dụng nhiều tại Mediplantex.
Phương pháp này cần sự linh hoạt, sáng tạo của các cán bộ nhân viên Mediplantex và sự thông suốt của các cấp lãnh đạo. Do đó, đòi hỏi trình độ của các cán bộ nhân viên phải ngày càng nâng cao hơn nữa.
Giảm thiểu rủi ro
Giảm thiểu rủi ro là biện pháp nhằm kiểm soát, giảm thiểu thiệt hại một khi rủi ro xảy ra.
Trong những năm qua, tại Mediplantex thường sử dụng nhiều phương pháp giảm thiểu rủi ro để không làm ảnh hưởng đến uy tín của mình. Trong trường hợp rủi ro xảy ra, Mdiplantex sẽ tiến hành thương lượng với các đối tác nhằm làm giảm tổn thất mà lại không mất đi các khách hàng tiềm năng. Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất tại Mediplantex trong giai đoạn 2006 – 2009.