quan
Hình thức khai hải quan truyền thống
Ngay khi nhận được thông báo hàng đến cảng, Công ty sẽ cử người đi khai báo và nộp hồ sơ hải quan. Người khai hải quan phải điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai, theo mẫu Tờ khai hải quan HQ/2002/NK (phụ lục 1).
Trong quá trình khai, công ty tự xác định mã số hàng hóa, tên hàng, quy cách phẩm chất, xuất xứ, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ,… đồng thời tự áp các loại thuế đối với mặt hàng.
Việc áp mã tính thuế rất phức tạp, mặc dù Công ty NK mặt hàng này nhiều lần nhưng quá trình khai vẫn có trường hợp điền nhầm mã số. Với mục “ đơn vị tính” , “ đơn giá nguyên tệ “ cần chú ý vì nếu hai mục này có quan hệ trực tiếp với nhau. Nếu tỷ giá tính thuế sai thì sẽ dẫn đến trị giá tính thuế và tiền thuế phải nộp bị sai. Tỷ giá tính thuế giữa đồng Việt Nam và Đô la Mỹ được công bố trên website của Ngân hàng Nhà nước. Công ty phải cập nhật liên tục để tránh tình trạng lấy tỷ giá của ngày hôm trước.
Đối với hình thức khai truyền thống, NKHQ sẽ mang hồ sơ đến Chi cục hải quan CK Cảng Hải Phòng khu vực 1, khai vào tờ khai hải quan rồi nộp bộ chứng từ cho cơ quan hải quan. Sau đó cơ quan hải quan sẽ cấp cho công ty mã số tờ khai, mã số tiếp nhận hồ sơ.
Sau khi hồ sơ của Công ty được tiếp nhận, Công ty sẽ nhận được quyết định phân luồng hàng hóa.
Quá trình khai hải quan truyền thống còn một số hạn chế, gây ảnh hưởng đến quy trình, tiến độ làm TTHQ của Công ty như: thời gian làm TTHQ và thông quan thường lâu hơn hình thức khai hải quan từ xa, chi phí đi lại tốn kém. Tuy nhiên hiện nay Công ty đã chuyển sang khai báo hải quan điện tử từ xa.
Để thực hiện khai hải quan từ xa, máy tính của Công ty phải cài đặt phần mềm ECUS- K4 do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp và có kết nối mạng Internet. Quy trình thực hiện như sau:
Sau khi đăng nhập vào phần mềm, NKHQ sẽ tiến hành nhập thông tin vào “Tờ khai nhập khẩu” bột giấy. Trong tab “Tờ khai nhập khẩu” nhân viên của Công ty sẽ điển đầy đủ thông tin vào tab này. Các thông tin này cũng tương tự như với tờ khai truyền thống như: Người NK, người xuất khẩu, người ủy thác,…
Một số mục mà công ty hay nhầm lẫn cần phải chú ý đó là: Số lượng, hóa đơn thương mại, tỷ giá tính thuế. Sau khi khao báo xong ấn nút “Ghi” để lưu lại.
Tiếp đến là tab “Danh sách hàng tờ khai”, tại đây NKHQ sẽ điền những thông tin liên quan đến hàng hóa nhập khẩu bao gồm: Mã hàng, tên hàng, mã HS, xuất xứ, tình trạng hàng, số lượng, thuế NK… Sau khi nhập xong thì ấn nút “Ghi”.
Như trong khai hải quan truyền thống, Công ty cũng cần phải chú ý đến ô “Mã HS”, đây chính là mã số để xác định biểu thuế NK. Nhân viên khai hải quan của Công ty trong một số trường hợp còn nhập sai mã số hàng hóa dẫn đến tính thuế sai. Theo thống kê tại công ty lỗi này thường chiểm tỷ lệ 5%- 10%.
Thông tin tiếp theo mà người khai hải quan cần phải điền đó là “Chứng từ kèm theo”. Các thông tin trong tab này bao gồm: Vận tải đơn, CO, hợp đồng, hóa đơn thương mại…
Người khai hải quan nhập đầy đủ thông tin vào từng trường trong tab rồi chọn “Ghi” để lưu lại.
chứng từ khác sẽ được gửi đến chi cục hải quan (thường là Cục hải quan Hải Phòng). Nếu không có lỗi xảy ra, chương trình sẽ trả về cho Công ty số tiếp nhận tờ khai.
Sau khi có số tiếp nhận tờ khai, người khai hải quan sẽ mang hồ sơ đến Cục hải quan để làm thủ tục. Dù khai hải quan truyền thống hay khai hải quan từ xa thì bộ chứng từ Công ty xuất trình cũng không thay đổi. Hồ sơ hải quan được tiếp nhận sẽ được tự động phân luổng.
Trong thực hiện khai hải quan thì phần lớn HSHQ NK bột giấy của Công ty được quyết định phân vào luồng xanh với tỷ trọng lớn.
Bảng 3.3: Tỷ lệ phân luồng HSHQ giai đoạn 2010- 2013
(Đơn vị: %)
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Luồng xanh 58 51 60 71
Luồng vàng 25 30 29 18
Luồng đỏ 17 19 11 11
Nguồn: Số liệu phòng XNK công ty cung cấp
Nhìn vào bảng ta thấy phần lớn hồ sơ của Công ty được phân vào luồng xanh (trên 50%). Tỷ lệ thay đổi qua các năm.
• Luồng xanh: Hồ sơ được phân vào luồng xanh có tỷ lệ thấp nhất vào năm 2012 là 51%. Đây là năm đầu Công ty tiến hành khai hải quan từ xa nên còn gặp nhiều sai sót, hồ sơ bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ nhiều hơn. Sau năm 2012, tỷ lệ hồ sơ
phân luồng xanh tăng trở lại do nhân viên của công ty đã thành thạo hơn trong việc khai hải quan từ xa và cao nhất vào năm 2014 (71%).
• Luồng vàng: Tỷ lệ hồ sơ phân vào luồng vàng chiếm từ 18% - 30%. Việc phân luồng vàng do Công ty mắc một số lỗi như: áp nhầm mã hàng; thông tin trên chứng từ không thống nhất; có sửa chữa tỷ giá. Trường hợp này thường là do công chức hải quan đề xuất chuyển từ luồng xanh sang luồng vàng.
• Luồng đỏ: HSHQ đã được thông quan theo luồng đỏ chiếm tỷ lệ từ 11% - 19%, có xu hướng giảm dần những năm gần đây. Theo ý của chuyên gia thì 100% những lô hàng phải kiểm tra thực tế của Công ty đều không vi phạm pháp luật như hàng lậu, hàng không khai báo,…và việc khai báo thường tiến hành nhanh.
Sau khi nhận được phản hồi phân luồng hồ sơ hàng hóa, Công ty sẽ thực hiện các công việc sau :
Bảng 3.4: Công tác thực hiện phản hồi về phân luồng hồ sơ
Quyết định
phân luồng Công việc thực hiện
Luồng xanh
Nhân viên công ty mang HSHQ NK đến Chi cục hải quan mà Công ty đã khai báo để nộp cho cơ quan hải quan rồi đóng dấu thông quan hàng hóa
Nộp thuế và lệ phí hải quan.
Sau khi nhận được dấu thông quan, NKHQ đến cảng chứa hàng, xuất trình chứng từ và tờ khai hải quan để được nhận hàng.
Luồng vàng
Xem xét HSHQ thật kỹ lưỡng, cẩn thận với tờ khai mà Công ty đã khai cho Chi cục hải quan.
Mang HSHQ đến Chi cục hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra lại trực tiếp hồ sơ.
Nếu sau khi kiểm tra hồ sơ được thông quan thì nhân viên giao nhận của Công ty sẽ đến cảng chứa hàng và thực hiện các công việc như ở bước 2 và 3 của luồng xanh.
Nếu kết quả kiểm tra không cho thông quan, thì NKHQ sẽ xem xét lại hồ sơ và chỉnh sửa sao cho phù hợp với yêu cầu của cơ quan hải quan.
Luồng đỏ
Xuất trình hồ sơ chi tiết cho nhân viên hải quan, liên hệ với nhân viên hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi nhân viên hải quan lấy mẫu thì nhân viên của Công ty phải có mặt tại đó.
Nếu kết quả giám định thực tế hàng hóa và kiểm tra chi tiết hồ sơ, được thông quan thì tiến hành công việc như bước 2 và bước 3 đối với luồng xanh.
yêu cầu từ cơ quan hải quan đối với hồ sơ cũng như hàng hóa của công ty.