- Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, nếu chất lƣợng không đảm bảo sẽ mất uy tín của nhãn hiệu.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY
2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức – chức năng – nhiệm vụ của từng phòng ban.
Các phòng ban chức năng là bộ phận chuyên môn giúp việc cho Giám Đốc trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Các trƣởng phó phòng ban, trƣởng các bộ phận chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám Đốc về nghiệp vụ chuyên môn của mình, lập báo cáo định kỳ trình lên Ban Giám Đốc.
Phòng hành chính nhân sự:
Chịu trách nhiệm thực hiện quy chế tuyển dụng, quản lý nhân sự, các chế độ về chính sách lƣơng bổng, phụ cấp khen thƣởng thăng tiến, các quy chế về kỹ thuật lao động và các quy định về phúc lợi, các quy định về an toàn lao động và vệ sinh lao động.
Đảm bảo những công việc mang tính phục vụ cho các hoạt động của toàn công ty và các phòng ban chức năng khác.
Quản lý con dấu, lƣu trữ các loại tài liệu, công văn giấy tờ,… liên quan đến công tác hành chính.
Phòng kinh doanh:
Thiết lập các kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn nhằm thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh đã đề ra.
Không ngừng cải tiến hệ thống kênh phân phối đã có và mở rộng các kênh phân phối mới nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng và khách hàng.
Tiếp xúc đàm phán với các đơn vị trong và ngoài nƣớc về lĩnh vực kinh doanh để khai thác nguồn hàng.
Đề ra kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và những biện pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách tối ƣu.
Thực hiện các thủ tục, chứng từ về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Phối hợp cùng phòng kế toán thực hiện việc phân tích tình hình kinh doanh theo định kỳ để báo cáo trình lên Ban Giám Đốc.
Phòng kế toán:
Lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính, kế hoạch sử dụng các loại nguồn vốn, quỹ, kế hoạch chi tiêu tài chính trong công ty.
Ghi chép, tính toán, phản ánh tài sản hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn,…, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra giám sát các khoản thu, chi, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ.
Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn vốn hình thành tài sản. Phát hiện và kịp thời ngăn ngừa những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.
Cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ các số liệu, tài chính kế toán cho Giám Đốc hoặc ngƣời quản lý đƣợc chỉ định nhằm phục vụ cho việc điều hành hoạt
động kinh doanh. Kiểm tra và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch.
Phân tích tình hình sử dụng vốn, hiệu quả sử dụng vốn của công ty nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính của công ty.
Tham mƣu, đề xuất cho Giám Đốc và hỗ trợ các đơn vị liên quan xây dựng các loại định mức tiêu hao nguyên vật liệu, năng lƣợng, tồn kho, công nợ,…
Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện tốt mục tiêu chiến lƣợc chung và nhu cầu quản lý của công ty.
Tham mƣu, đề xuất cho Giám Đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và đề ra các quyết định về kinh tế, tài chính của nhà quản lý.
Lƣu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán. Quản lý tập trung thông nhất các số liệu đó cho các bộ phận có liên quan trong nội bộ và cho cấp trên theo quy định. Ghi chép hạch toán các số liệu tài chính của công ty và các xí nghiệp trực thuộc.
Giải quyết các mối quan hệ tài chính trong quá trình luân chuyển vốn và kinh doanh nhƣ:
Mối quan hệ với cơ quan nhà nƣớc. Mối quan hệ trong nội bộ công ty.
Mối quan hệ giữa công ty với các đơn vị khách hàng.
Phòng Marketing:
Tổ chức quản lý và điều phối mọi hoạt động của các bộ phận nghiên cứu thị trƣờng, phát triển thị phần, tiếp thị, quảng bá thƣơng hiệu, thiết kế, tác nghiệp Marketing, công tác báo chí, PR và phát triển công đồng, tìm hiểu khách hàng,…các hoạt động chuyên môn có liên quan đến công tác tổ chức Marketing.
Hoạch định các chiến lƣợc truyền thông bằng nhiều hình thức khác nhau nhằm quảng bá và nâng cao thƣơng hiệu của công ty.
Lập kế hoạch hành động cụ thể trong việc thực hiện các chiến lƣợc dài hạn, trung hạn và ngắn hạn nhằm phát triển thị phần và mở rộng thị trƣờng.
Phối hợp với phòng kinh doanh và các phòng ban liên quan xây dựng và thực hiện hệ thống chiến lƣợc về sản phẩm, giá cả, thị trƣờng, khách hàng…nhằm không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thƣơng trƣờng.
Đề xuất lên Ban Giám Đốc xây dựng và phát triển các thị trƣờng trọng điểm, chủ lực làm nền tảng mở rộng sang các thị trƣờng khác một cách hiệu quả.
Phòng quản lý chất lƣợng:
Phối hợp với các đơn vị trong nội bộ công ty để biên soạn và trình Ban Giám Đốc duyệt các tài liệu kiểm soát hoạt động bao gồm quy trình sản xuất, nhập xuất nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, xử lý sản phẩm hƣ hỏng, kiểm soát định mức, các quy định, hƣớng dẫn.
Theo dõi, kiểm tra và đánh giá những quy định kiểm soát không còn phù hợp, rà soát những quy định lỗi thời, trên cơ sở đó đề xuất Ban Giám Đốc có những thay đổi thích hợp với tình hình hoạt động của công ty.
Theo dõi và đo lƣờng mục tiêu chất lƣợng định kỳ.
Đánh giá chất lƣợng hoạt động của các đơn vị trong nội bộ công ty và nhà cung cấp của công ty.
Phối hợp với các phòng, ban, bộ phận trong công ty theo dõi và đo lƣờng mức độ thỏa mãn của khách hàng nội bộ và bên ngoài.
Biên soạn các tài liệu theo yêu cầu quản lý của công ty ( tiêu chuẩn ISO 9001:2000)
Phòng kỹ thuật
Nghiên cứu những mẫu sản phẩm mới, bảo trì máy móc thiết bị của công ty.
Không ngừng nâng cao nghiệp vụ, không ngừng sáng tạo nhằm cải tiến chất lƣợng sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm.
Phòng kế hoạch:
Tổ chức, quản lý và điều phối mọi hoạt động của các bộ phận kế hoạch, cung ứng vật tƣ, thống kê, hệ thống kho.
Lập, theo dõi tiến bộ thực hiện kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của công ty.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch đầu tƣ của các bộ phận sản xuất, kinh doanh và các phòng ban khác trong công ty.
Đề xuất các biện pháp và giải pháp để hoàn thành các kế hoạch đã đề ra nhằm thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của công ty trong từng giai đoạn.
Kiểm soát nhập, xuất, tồn kho, theo dõi định mức tồn kho và đề ra những biện pháp tối ƣu cho công tác quản lý kho.
Thu thập, tập hợp, phân tích và đánh giá số liệu thống kê nhằm đƣa ra những giải pháp tối ƣu trong công tác quản lý sản xuất, kinh doanh.