Khi đưa ra quyết định tham gia vào một thị trường xuất khẩu nhất định hoặc để tìm kiếm cơ hội xuất khẩu, một công ty nên triển khai một chiến dich Marketing rõ ràng. Có một loạt các bước cần được thực hiện khi triển khai chiến dịch đó, một số ở cấp quản lý, một số hướng vào việc phân tích tình trạng hiện tại, các bước còn lại là sự chuẩn bị tỉ mỉ cho kế hoạch hành động sẽ được thự hiện nhằm đạt được các mục tiêu định tính và định lượng đã đặt ra. Tất nhiên điều này yêu cầu công ty đó phải có khả năng phân tích để hiểu rõ về chính bản thân mình cũng như những thách thức phía trước.
Có một điều cần chỉ ra đó là thông thường chính người mua quốc tê, những người nhận thấy khả năng cạnh tranh về giá của các công ty sản xuất Vật liêu đóng gói bằng nhựa của Việt Nam, đã “kéo” những nhà sản xuất này đến với xuất khẩu. Trong tình trạng này, các nhà xuất khẩu theo kiểu “tình cờ” này sẽ nhận ra rằng họ cần phải chuyển từ kiêu tiếp cận “phản ứng đơn lẻ” sang kiểu tiếp cận “tiên phong thực hiện”.
Cùng với việc tạo dựng chiến lược xuất khẩu thích hợp, ở cấp độ công ty, việc thực hiện chiến dịch này cần được hiểu một cách đầy đủ, đặc biệt trong quy mô bán hàng. Công ty phải tuân theo quy trình đã có sẵn nhằm thuyết phục người mua ở một nước khác mua sản phẩm mình muốn bán. Cái khó là việc định vị người mua và thuyết phục anh ta rằng bạn chính là người phù hợp để cung cấp hàng cho anh ta. Kinh nghiệm cho thấy rằng chỉ có thể kinh doanh hiệu quả khi người mua hiểu được cái người bán đưa ra là xứng đáng để anh ta bỏ tiền ra mua! Nói một cách khác đó là việc đạt được cái gọi là “đáng đồng tiền” theo cách phù hợp và cho từng loại sản phẩm
Kinh nghiệm cũng cho thấy rằng việc tiếp cận có tính hệ thống mang đến những cơ hội dễ nắm bắt và thành công. Sự tiếp cận có tính hệ thống này có thể được tóm tắt lại qua 7 bước hoặc các đánh giá dưới đây:
1. Thành lập các tổ chức liên lạc thường xuyên và các dịch vụ hỗ trợ, đặc biệt là Hiệp hội nhựa Việt Nam, và phải tận dụng các nguồn lực của họ.
2. Đánh giá SWOT cho công ty của bạn, tức là xác định điểm mạnh - điểm yếu – cơ hội – thách thức.
3. Đảm bảo sự hiện diện của công ty trên thị trường được coi là có tính chuyên nghiệp.
4. Hiểu rõ cả sản phẩm lẫn thị trường. Khả năng kinh doanh xuất khẩu luôn đi liền với việc hiểu rõ sản phẩm, bao gồm hiểu đầy đủ về biểu hiện và chất lượng, về các thị trường, nhu cầu đặc biệt.
5. Hiểu rõ nhu cầu của thị trường. Việc kinh doanh chỉ có thể bắt đầu với sự hiểu biết đầy đủ của người bán về nhu cầu của người mua.
6. Cho phép có thời gian triển khai. Việc kinh doanh không thể một sáng một chiều, thành công đi sau sự bền bỉ.
7. Củng cố. Tập thể tích cực là điều kiện cần thiết cho thành công lâu dài trong kinh doanh.
5.1.Sự hỗ trợ của các tổ chức ngành – Hiệp hội Nhựa Việt Nam
Hiệp hội Nhựa Việt Nam (VPA) phải là cầu nối đầu tiên khi xuất khẩu được quyết định là cơ hội mang tính phát triển. Trở thành thành viên của Hiệp hội này mang đến lợi ích, đặc biệt là với kinh nghiệm nhiều năm của VPA. VPA có được thông tin từ những thương vụ với nước ngoài trước đây, từ những yêu cầu, và từ kinh nghiệm của các thành viên khác. Khả năng sử dụng các thông tin này có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xuất khẩu. Việc tận dụng tất cả các dịch vụ như vậy là hoàn toàn có thể.
Với tinh thần đó, việc kinh doanh của Việt Nam và các sản phẩm đặc trưng của ngành công nghiệp vật liệu đóng gói nhựa Việt Nam chính là một phần trong hoạt động của Hiệp hội Nhựa Việt Nam, điều này sẽ đem đến lợi ích cho từng nhà sản xuất.
Biẻu trưng quan trọng về khả năng cạnh tranh, logo chung, màu và khẩu hiệu chung, cùng với tất cả biểu trưng chung cho các nhà sản xuất vật liệu đóng gói nhựa Việt Nam đáng được chia sẻ và tận dụng một cách hệ thống. Các buổi họp về ngành kinh doanh này được tổ chức dưới sự chủ trì của Hiệp hội nhựa Việt Nam và Cục xúc tiến Thương mại (Viettrade) đã nhấn mạnh vào một loạt các đặc điểm biểu hiện chung cho tất cả các nhà sản xuất và những thứ có thể sử dụng trong xúc tiến chung, ví dụ (i) như sự quan tâm đối với chất lượng sản phẩm nhờ vào lực lượng lao động và thông qua việc sử dụng các quy trình đánh giá, nhờ đó có được sự quản lý chất lượng có tính hệ thống và chuẩn bị cho sự theo dõi việc giao nhận một cách đầy đủ cũng như những biến động trong sản xuất, và điều này rất hữu dụng để hoàn thành các đơn hàng trong thời gian ngắn và đáp ứng theo yêu cầu thời gian.
5.2.“SWOT” cho công ty của bạn Giới thiệu và định nghĩa
Có nhiều công ty đã mắc sai lầm, đó là việc họ không hiểu cái họ nên đưa ra cho người mua hoặc công ty tiềm năng mà họ muốn thiết lập mối quan hệ lâu dài. Hiện nay, một quy trình mà nhờ đó một nhà sản xuất có thể đánh giá khả năng trỏ thành nhà cung cấp đối với một đối tác khác đã được định hình. “SWOT” cho công ty của bạn không gì hơn mà chính là để hiểu công ty của bạn có vị trí như thế nào đối với khách hàng trong một thế giới đầy cạnh tranh.
SWOT là từ viết tắt của điểm mạnh (S) - điểm yếu (W) – cơ hội (O) – thách thức (T). SWOT là một công cụ phân tích đơn giản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng để xác định môi trường kinh doanh, cơ hội và thách thức đối với mình, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của mình.
Điểm mạnh (S) là những khả năng nội tại của doanh nghiệp có thể đáp ứng thậm chí vượt qua những yêu cầu của các khách hàng mục tiêu.
Điểm yếu là những thiếu sót nội tại của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp không thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Cơ hội là những yếu tố khách quan mà doanh nghiệp có thể tận dụng và có lợi từ đó. Cơ hội được chia ra làm 2 loại: (i) cơ hội hiện tại tức là bạn có thể tận dụng điểm mạnh của mình để
đạt lợi ích, và (ii) cơ hội tương lai tức là cần sự đầu tư của doanh nghiệp để có thể tận dụng trong tương lai.
Thách thức là những yếu tố khách quan có khả năng ảnh hưởng đến công việc kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
Đôi khi sẽ là khó khăn cho các doanh nghiệp khi phải tự đánh giá. Do đó các doanhnghiệp được khuyên là nên có một ai đó ví dụ như một hiệp hội kinh doanh để tìm kiếm câu trả lời sau quá trình đánh giá nội bộ và để xem kết quả như thế nào.
Một sự khởi đầu tốt đẹp chính là cấu trả kời cho những câu hỏi liên quan đến tình hình hiện tại. Tiếp đến là một vòng kiểm tra doanh nghiệp của bạn theo chức năng. Bắt đầu từ bộ phận sản xuất đến marketing, nhân sự, tài chính, toàn bộ hoạt động của các công ty, bao hàm cả thiết bị lẫn kỹ năng, hiểu biết vận dụng vào thực tế, khả năng.
Đưa kết quả phân tích vào thực tiễn
Đây là một ví dụ:
- Một dây chuyền sản xuất khuôn đúc trên mặt bằng 2m được trang bị máy bào góc và tự động tái chế, máy cắt và xẻ rãnh đơn, bộ phận kẽo dãn và xoáy (1 cast extrusion line of 2 meter lay flat, coupled with edge trimming and automatic recycling, mono-tape slitting and cutting machines, stretching and winding) (3 người vận hành và 1 quản lý đã qua đào tạo)
- Các máy in trực tiếp có thể in đến 3 màu
- 12 máy nghiền dệt tuần hoàn (weaving circular mills) nằm tất cả trong dây chuyền sản xuất để dễ dàng trong việc thu gom các cuộn lưới dệt đã hết.
- 1 dây chuyền sản xuất khuôn đúc có trang bị bộ phận kẽo dãn và xoáy dùng cho việc gia công dây ruy-băng màu
- 3 máy dệt phẳng cho việc sản xuất các dây len dệt ở trên
- 45 máy may để tiến hành lắp ráp (25 công nhân có kinh nghiệm, 20 người đang đào tạo, và 1 quản lý)
- Một xưởng tái chế cho các bộ phận trang trí và hàng lỗi bao gồm một máy làm đặc, một máy đúc, một cơ cấu lọc tự động và một bộ phận tự cân bằng.
Thực hiện quy trình sau cho toàn bộ nhà máy:
- Hệ thống máy móc hiện tại của chúng tôi có thể sản xuất ... tấn mạng dệt 1.2m trong 1 ca làm việc 8 tiếng, thực hiện 3 ca cho bộ phận đúc và dệt, 2 ca cho bộ phận may. Chúng tôi có thể dễ dàng tìm được nhân công, đào tạo họ, và tăng cường thành 3 ca cho bộ phận may. Nhân công may rất dễ tìm và đào tạo.
- Bộ phận kiểm soát chất lượng của chúng tôi thực hiện thường xuyên việc kiểm soát thử nghiệm cơ khí cũng như việc kiểm soát cân nặng / m² tại mỗi máy dệt trong 4 giờ một, theo dõi kết quả và tạo ra được khả năng có thể điều tra.
- Chúng tôi có kinh nghiệm trong việc điều chỉnh sản xuất và có thể phát triển mặt bằng theo thứ tự mới đó là…
Quá trình này sau đó được đưa đến phía nhân viên văn phòng và bộ phận nhân sự: - 1 cá nhân đã được đào tạo về tài chính liên quan đến xử lý thư tín dụng .
- 1 cá nhân có kinh nghiệm về xuất khẩu có khả năng nói tiếng Anh và tiếng Pháp. Đã qua đào tạo về chuẩn bị chứng từ xuất khẩu. Không có kinh nghiệm trong ngành sản xuất bao bì.
- 1 cá nhân có kinh nghiệm in ấn. Có khả năng phát triển giá trị gia tăng do những yêu cầu thiết kế cao hơn của khách hàng
- 1 kỹ sư có kinh nghiệm tính toán chi phí
- Chủ sở hữu và tổng giám đốc, có thể nói tiếng Anh chuyên về tài chính, giải quyết các vấn đề mua hàng, tìm nguồn vật liệu, và theo dõi đánh giá giá nguyên liệu thô để đảm bảo nguồn cung cấp có tính cạnh tranh.
- Tất cả các vị trí làm việc đều có e-mail.
Tổng thể của cuộc kiểm kê trên chính là nguồn lực. Bạn làm thế nào để sử dụng những nguồn lực này chính là điểm mạnh của công ty.
Điểm tiếp cận tương tự của cuộc kiểm kê được sử dụng để xác định điểm yếu. Dưới đây là một ví dụ:
- Thiết bị sản xuất của chúng tôi là để tạo ra độ rộng ổn định tương đối. Nếu khách hàng có mong muốn một độ rộng khác, chúng tôi không thể sản xuất mà không có những thay đổi lớn về thiết bị.
- Chúng tôi có thể sản xuất ra ... chiếc túi/ngày/ca. Hiện nay chúng tôi bán ... chiếc túi / ngày nên để bán nhiều hơn, chúng tôi cần thời gian giao hàng dài hơn hoặc có thêm nhà máy khác hoặc thoả thuận với các nhà sản xuất khác hoặc phải sắp xếp thêm máy móc.
- Chúng tôi không thể có nguyên liệu thô dưới 60 ngày sau khi nhận được một đơn hàng.
Chúng ta cũng sử dụng quy trình tương tự đối với cơ hội và thách thức. Dưới đây là các ví dụ: - Chúng tôi hiểu rằng các mạng lưới phân phối ở Châu Âu đang thay túi mua hàng
thông thường bằng các loại túi mua hàng có thể chịu được khối lượng lớn và di chuyển nhiều. Họ đồng thời đã liên hệ với một mạng lưới lớn để cung cấp. Chúng tôi phải xem xét liệu công việc này có còn tiếp tục và những yếu tố có liên quan đến thông số kỹ thuật, đặc biệt là yêu cầu về in ấn (cơ hội).
- Được biết Trung Quốc đã có mặt trên thị trường này và giá cả của hàng Trung Quốc thấp hơn 10% (thách thức).
Việc phân tích SWOT cho chúng ta biết một số thông tin về công ty này, tất nhiên có thể vẫn cần phải xác nhận thêm nữa:
Các thị trường xuất khẩu chính mà công ty này nên xem xét là những thị trường có thể nói tiếng Anh và tiếng Pháp. Các sản phẩm chính mà công ty nên xem xét là túi đan chi tiết, túi đựng đàn hồi lớn có yêu cầu chứng nhận (multi trip heavy duty shopping bags), đồng thời phải có lựa chọn đa dạng, túi mua hàng có thể chịu được khối lượng lớn có in hình.
Công ty này có thể làm sản phẩm mẫu cho những sản phẩm đó – các loại túi mua hàng có thể di chyển nhiều – sử dụng các quy trình tương tự và đưa ra báo giá chính xác. Điều này có thể yêu cầu một sự đầu tư nâng cao khâu thiết kế và vận hành in ấn, nhằm giải quyết vấn đề in kiểu ảnh
(photo type print) mà các khách hàng quốc tế càng ngày càng yêu cầu nhiều. Điều này cũng có thể yêu cầu có đầu tư vào dây chuyền sơn, từ đó phục vụ cho việc nâng cao chất lượng in đạt đến chất lượng của ảnh chụp bằng máy (photographic quality print).
Tiếp cận bằng các câu hỏi để phân tích SWOT
Các câu hỏi trong phân tích SWOT cần được trả lời đúng với thực tế. Mục đích là để hiểu chính xác chứ không phải là vẽ nên một bức tranh đẹp hơn so với thực tế công ty bạn đang có.
Có một lời khyên đó là hãy trả lời các câu hỏi đơn giản, với những câu trả lời kiểu “Tôi biết”, “Tôi nghĩ là tôi biết”, sẽ gây ra một số nghi ngờ đối với số liệu thu thập được hoặc trong chính câu trả lời được đưa ra, ví dụ như trong tình hình cạnh tranh thực tế hoặc “Tôi không biết / đây là cách tôi có thể đảm bảo cho thông tin” . Danh sách dưới đây cần được coi là mẫu câu hỏi có thể đặt ra và cần được trả lời chính xác, nhờ đó nó sẽ phản ánh được hiểu biết đầy đủ về tình hình cạnh tranh.
Khả năng cạnh tranh – hiểu biết về các đối thủ trên thị trường quốc tế Nhận thức có tính thách thức / những điều đáng coi trọng của khả năng cạnh tranh – xác định sự cạnh tranh và chuẩn mực trong quá trình cạnh tranh với đối thủ, tại thị trường được xem xét:
(1) Bạn xuất khẩu sản phẩm / dây chuyền sản xuất gì? cho ai (tên của các khách hàng lớn – nhà nhập khẩu lớn, nhà phân phối, người sử dụng cuối cùng, ...) và ở đâu – nước nào?
(2) Kim ngạch xuất khẩu của bạn là bao nhiêu và chiếm bao nhiêu % trong doanh thu của bạn? và số liệu / khu vực, /sản phẩm hoặc dây chuyền sản xuất.
(4) Khách hàng hiện tại / tiềm năng đánh giá như thế nào về chất lượng sản phẩm mà
bạn xuất khẩu?
(5) Ai (Những ai) là đối thủ năng động nhất trên thị trường quốc tế về sản phẩm mà bạn cân nhắc việc xuất khẩu? Bạn biết gì về sản phẩm, khả năng sản xuất, giá thành của họ?
(6) Tại sao? Liệu đối thủ hàng đầu này có ra gía rẻ hơn? Liệu anh ta có đưa ra được chất lượng tốt hơn? Liệu có còn bất cứ lý do nào khác ảnh hưởng lên hoạt động xuất khẩu của anh ta?
(7) Năng suất lao động của bạn so với các nhà xuất khẩu lớn trong khu vực và trên thế giới? Thấp hơn, bằng, tốt hơn?
(8) Giá lao động của bạn so với các nhà xuất khẩu lớn trong khu vực và trên thế giới?
(9) Bạn có thể mô tả tình hình công nghệ trong ngành này không, và khi so sánh với các nhà xuất khẩu lớn từ những nơi khác trên thế giới? Liệu họ có được trang bị tốt hơn,