Bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, các giấy tờ dễ chuyển đổi sang tiền.
Những tài khoản được dụng trong phần hành tiền là 111,112. Ngoài ra công ty sử dụng hệ thống tài khoản con phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
1111- Tiền mặt Việt Nam đồng 1114 - Tiền mặt tại văn phòng HCM 1115 - Tiền mặt tại nhà máy
1121- Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng
1121DT - Tiền VNĐ gửi ngân hàng sở giao dịch 1NH đầu tư. 1121LV - Tiền VNĐ gửi ngân hàng liên doanh Lào Việt …
1122- Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ
1122DT- Tiền gửi ngoại tệ USD tại sở giao dịch 1 NH đầu tư. 1122LV - Tiền gửi ngoại tệ USD tại ngân hàng liên doanh Lào Việt
Mỗi loại ngoại tệ sẽ được mở một sổ chi tiết, và được tập hợp sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng ngoại tệ.
Sơ đồ 1.7. Sơ đồ quy trình ghi sổ tiền mặt Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ thu tiền:
Người thực hiện thanh toán sẽ đề nghị thanh toán, qua những chứng từ kèm theo có liên quan kế toán phần hành thanh toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên,được kế toán trưởng soát xét và có đầy đủ nội dung, chữ ký của người lập phiếu, thủ trưởng. Sau đó phiếu thu sẽ được chuyển cho thủ quỹ thu tiền, ghi số tiền thu được bằng chữ và ký tên.
Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên kế toán sẽ vào sổ và lưu cùng với những chứng từ gốc.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ chi tiền:
Phiếu chi được lập thành 3 liên, sau khi đã đầy đủ nội dung theo mẫu và có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ kho thực hiện việc xuất tiền. Sau khi nhận tiền người nhận sẽ ghi số tiền đã nhận bằng chữ và bằng số rồi ký tên. Thủ quỹ giữ 1 liên để vào sổ quỹ, 1 liên được kế toán phần hành vào sổ kế toán và được lưu cùng chứng từ gốc, 1 liên do người nhận tiền giữ.
1.5.2.Phần hành TSCĐ
Tài khoản được sử dụng: 2111- nhà cửa, vật kiến trúc 2112- máy móc, thiết bị Phiếu thu Phiếu chi Sổ quỹ Sổ CT, tổng hợp TK 111,TK112, Sổ cái
2113- phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114- Thiết bị dụng cụ quản lý … Chứng từ được sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Dụng cụ, phụ tùng kèm theo. Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán chi tiết:
Công ty tổ chức sổ chi tiết theo dõi TSCĐ được sử dụng ở các phòng ban khác nhau. Ngoài ra công ty còn mở sổ chi tiết để theo dõi sự biến động của từng tài sản dùng cho hoạt động chung của doanh nghiệp: đó là các thẻ TSCĐ. Hàng tháng kế toán sẽ tiến hành tính khẩu hao TSCĐ theo quy định - Kế toán tăng TSCĐ: Bộ phận có liên quan lập biên bản giao nhận TSCĐ
và phụ tùng kèm theo sẽ được chuyển cho kế toán TSCĐ để ghi sổ kế toán và lưu.
- Kế toán giảm TSCĐ: Biên bản thanh lý TSCĐ do ban thanh lý TSCĐ lập với đầy đủ nội dung theo biêu mẫu và có đầy đủ chữ ký của Trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị sẽ được chuyển cho phòng kế toán để hạch toán và lưu.
- Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Chứng từ này sẽ được kế toán trưởng kiểm tra độ tin cậy và chính xác của thông tin kế toán.
Kế toán tổng hợp: từ các chứng từ gốc có liên quan đến TSCĐ, kế toán viên phần hành sẽ thực hiện phân loại nghiệp vụ và lập chứng từ ghi sổ. Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, các chứng từ này sẽ được chuyển sang sổ đăng ký chứng từ và ghi vào sổ cái tài khoản TSCĐ. Tuy nhiên, do sự biến động tăng giảm TSCĐ là rất ít nên các chứng từ liên quan đến tăng, giảm TSCĐ sẽ được nhập dữ liệu vào máy và bỏ qua bước lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ để chuyển số liệu vào sổ cái các tài khoản liên quan.
Chú thích:
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán TSCĐ Chứng từ tăng, giảm và bảng phân bổ KH TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy tính theo dõi tình hình
tăng giảm TSCĐ Sổ cái TK 211,212,213,214
Báo cáo kế toán
Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ toàn công ty
Ghi cuối ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý