Phần thanh toán có thể là thanh toán với người bán, thanh toán với người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà nước, thanh toán với ngân hàng… Công ty thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu nên số lượng khách hàng lớn và số lượng ngân hàng giao dịch cũng nhiều nên ở phần này ta chỉ quan tâm đến vấn đề thanh toán với người bán, người mua, thanh toán với khách hàng và thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Còn những phần công tác thanh toán khác công ty đã thực hiện theo tài khoản của chế độ và hầu như không có tài khoản con.
- Tài khoản sử dụng:
+ thanh toán với người bán: 331- phải trả người bán
Công ty thực hiện theo dõi phần thanh toán với người bán theo đơn vị trực thuộc nên công ty thực hiện mở tài khoản chi tiết chi từng đơn vị trực thuộc như sau:
3311- phải trả người bán của nhà máy chế biến Đắc Nông 33111- phải trả người bán hoạt động sản xuất kinh doanh
331111- phải trả người bán hoạt động sản xuất kinh doanh VNĐ 331112- phải trả người bán HĐ SXKD USD
+ Thanh toán với người mua: tài khoản- 131
Tương tự như thanh toán với người bán công ty cũng mở chi tiết theo các đơn vị trực thuộc.
+ thanh toán với ngân hàng: Do việc kinh doanh của doanh nghiệp liên quan tới khách hàng nước ngoài nhiều nên doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các ngân hàng trước hết là việc quy đổi ngoại tệ khi cần thiết và trợ giúp tài chính khi công ty cần. Công ty mở tài khoản vay ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng.
3111-vay ngắn hạn VNĐ
31111- vay ngắn hạn của ngân hàng nông nghiệp 31112- vay ngắn hạn của ngân hàng Lào Việt 31113- vay ngắn hạn ngân hang đầu tư. + thanh toán với công nhân viên:
- Hạch toán chi tiết:
Đối với khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán kế toán thực hiện phân loại, hạch toán vào sổ chi tiết, theo dõi công nợ cho từng lần nợ, từng người bán, từng lần thanh toán và số dư. Chính vì thế công ty có thể quản lý được các khoản thu, khoản phải trả mang giá trị lớn. Nhờ đó công ty đã có kế hoạch để tránh tình trạng lợi nhuận dương mà vẫn có thể bị phá sản do không thu hồi được tiền từ bán hàng hóa,dịch vụ. Nhất là việc buôn bán nước ngoài thì càng nhiều rủi ro hơn trong việc thu hồi nợ. Kế toán phần hành này liên quan đến các chứng từ bán hàng và mua hàng, ngoài việc cập nhật và lưu chứng từ công nợ kế toán còn lưu cùng chứng từ bán hàng mua hàng như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Thanh toán với công nhân viên có các chứng từ như bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Các chứng từ này được lập theo chế độ kế toán và làm chứng từ gốc để kế toán thực hiện thanh toán và ghi sổ phần hành tiền lương.
- Hạch toán tổng hợp: Từ những chứng từ do các đơn vị trực thuộc cung cấp kế toán phần hành thanh toán sẽ thực hiện nhập số liệu vào sổ, máy tính sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo tiêu thức đã được lập trình sẵn và từ đó kế toán phần hành sẽ tiến hành lập chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ đó lập sổ cái tài khoản thanh toán.
Quy trình ghi sổ phần thanh toán như sau:
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Chú thích:
1.5.4.Phần hành hàng tồn kho
Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh các hàng hóa nhập khẩu về nên hàng tồn kho của doanh nghiệp có nhiều loại và vì thế việc hạch toán hàng tồn kho yêu cầu phải chi tiết.
- Tài khoản sử dụng: 151- hàng mua đang đi đường: 1511- hàng nông sản Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ TK thanh toán Sổ cái Sổ chi tiết Sổ tổng hợp
Báo cáo kế toán Bảng cân đối sổ phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
1512- hàng nhập khẩu 152- nguyên vật liệu 155- thành phẩm 156- hàng hóa
1561- hàng hóa mua về
15611- hàng nông sản. Tài khoản con của TK này bao gồm: TK 156111- mủ cao su; 156112- cà phê; 156113- tiêu; 156114- hạt điều; 156115- đỗ các loại; 156116- gỗ tinh chế, 156117- gỗ xây dựng
15612- hàng nhập khẩu 156121- thiết bị nông nghiệp 156122-thiết bị nuôi tôm. 1562- chi phí mua hàng hóa. - Hạch toán chi tiết:
+ Nhập kho: Bộ phận có nhu cầu hoặc bộ phận thu mua căn cứ vào hợp đồng thực hiện thu mua. Sau khi kiểm hàng và lập biên bản kiểm nhận hàng bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 2 hoặc 3 liên và người lập phiếu phải ghi đầy đủ thông tin, chữ ký. Người nhập kho sẽ mang phiếu để nhập vật tư. Sau khi nhập kho xong thủ kho sẽ cùng với người nhập kho ký. Thủ kho sẽ giữ 1 liên để ghi thẻ kho, 1 liên giao cho phòng kế toán hạch toán và lưu cùng với những chứng từ khác kèm theo như hợp đồng, biên bản kiểm kê. 1 liên còn lại nếu có sẽ giao cho người nhập kho.
+ Xuất kho: Do bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu lập thành 2 hoặc 3 liên. Sau khi lập xong người lập phiếu, kế toán trưởng ký và ghi rõ họ tên rồi chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận xuống kho để nhận hàng. Thủ kho sau khi xuất xong sẽ ghi vào cột thực xuất và cùng người nhận ký. 1liên sẽ được phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lưu,
1liên do thu kho vào thẻ kho xong chuyển cho kế toán hạch toán và lưu, 1liên còn lại nếu có do người nhận lưu tại bộ phận sử dụng để theo dõi.
Theo định kỳ hoặc bất thường công ty thực hiện kiểm kê, kế toán dùng biên bản kiểm kê đê điều chỉnh sự thay đổi HTK và lưu.
- Hạch toán tổng hợp: Mỗi chứng từ sẽ được nhập vào máy và máy tính sẽ phân loại chứng từ theo mặt hàng. Sau đó cứ năm chứng từ sẽ được lập thành một chứng từ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ để thành chứng từ ghi sổ và chuyển vào sổ cái.
Chú thích:
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán HTK Chứng từ hàng tồn kho Chứng từ ghi sổ Sổ cáiTK 155,152, 157,156
Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ Sổ chi tiết TK 152, 155, 156, 157 Sổ tổng hợp TK tương ứng Thẻ kho Bảng cân đối TK Ghi hàng ngày Ghi hàng quý Đối chiếu
Các nghiệp vụ khác thường ít xảy ra nên tất cả các tài khoản được sử dụng theo như chế độ kế toán hiện hành.
Chương II: Thực trạng hạch toán xuất khẩu tại Công ty xuất khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp