Phòng tự doanh của HBBS bao gồm 5 người trong đó có 1 trưởng phòng và 4 nhân viên. Trải qua hai năm phát triển, hiện nay HBBS đã xây dựng quy trình cụ thể cho hầu hết các hoạt động của Công ty. Và riêng đối với hoạt động tự doanh của công ty cũng vậy, một quy trình nghiệp vụ đã được xây dựng để quy định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của các cán bộ tự doanh. Cụ thể là:
- Giám đốc là người quy định tổng số vốn đầu tư vào hoạt động tự
doanh hàng năm và có thể điều chỉnh, bổ sung căn cứ theo tình hình thị trường, là người quyết định phương án tự doanh có quy mô lớn.
- Trưởng phòng tự doanh là người trực tiếp điều hành và quản lý hoạt
động tự doanh của công ty, có trách nhiệm kiểm tra tình hình thực hiện hoạt động tự doanh của nhân viên dưới quyền, phê duyệt phương án đầu tư trong số vốn có thẩm quyền quyết định.
- Nhân viên kinh doanh: Mỗi cán bộ tự doanh được cấp một mức vốn
nhất định tùy thuộc vào năng lực, trình độ chuyên môn, sự tín nhiệm của người được ủy quyền. Họ là những người trực tiếp thực hiện hoạt động tự doanh, là người có quyền quyết định thời điểm, số lượng, giá cả khi giao dịch chứng khoán. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm xây dựng những phương án tự doanh trong lĩnh vực mà mình phụ trách. Do vậy, trong hoạt động tự doanh, các cán bộ tự doanh có tính độc lập rất cao.
Trong hoạt động tự doanh, HBBS thực hiện theo nguyên tắc an toàn và hiệu quả trong đó tính an toàn được đặt lên hàng đầu. Do đó theo quyết định 27/2007/QĐ-BTC để đảm bảo an toàn trong hoạt động tự doanh, CTCK khi thực hiện nghiệp vụ tự doanh không được:
- Đầu tư vào cổ phiếu của công ty có sở hữu trên 50% vốn điều lệ của công ty chứng khoán;
- Đầu tư từ 20% trở lên tổng số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức niêm yết;
- Đầu tư từ 15% trở lên tổng số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức không niêm yết.
Ngoài ra, công ty đã đưa ra quy định nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động tự doanh. Cụ thể là
- Quy định điểm giới hạn lỗ: Người quản lý chứng khoán sẽ phải đặt bán loại chứng khoán khi mà giá trị trường của nó giảm quá điểm giới hạn lỗ (15% giá trị vốn đầu tư). Trong trường hợp giữ lại thì phải lập một tờ trình và chỉ được giữ lại khi Giám đốc chấp thuận.
- Giám đốc hoặc trưởng phòng tự doanh sẽ trực tiếp quy định với từng cán bộ tự doanh về tỷ lệ vốn tối đa được đầu tư vào một loại cổ phiếu trên tổng số vốn được phân bổ.
- Tỷ trọng, danh mục đầu tư các loại chứng khoán được phép giao dịch trong từng thời kỳ do Giám đốc quy định dựa trên ý kiến củ Hội đồng đầu tư.