Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn của cụng ty thộp Thăng Long như sau: a. Kế toỏn trưởng
Là người cú trỡnh độ chuyờn mụn về kế toỏn và do Giỏm đốc tuyển chọn. Kế toỏn trưởng là người giỳp việc cho Giỏm đốc trong phạm vi hội đồng tài chớnh kế toỏn của cụng ty, chịu trỏch nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chớnh kế toỏn của cụng ty trước hội đồng thành viờn và trước phỏp luật.
Kế toỏn trưởng là người trực tiếp chịu trỏch nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngõn hàng về cỏc hoạt động tài chớnh chịu sự kiểm tra giỏm sỏt của hội đồng thành viờn và giỏm đốc cụng ty.
b. Kế toỏn tổng hợp
Cú nhiệm vụ tổng hợp tất cả cỏc số liệu, bảng biểu của cỏc kế toỏn viờn, theo dừi tỡnh hỡnh bỏn hàng và tài khoản của cụng ty tại ngõn hàng
Cuối kỡ quyết toỏn lập bảng cõn đối cỏc tài khoản, lập bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
c. Thủ quỹ
Là người nắm giữ ngõn sỏch của cụng ty, theo dừi tiền mặt tại quỹ, là người trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi cỏc khoản doanh thu bỏn hàng,… trực tiếp xuất tiền cho cỏc khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi cú lệnh của cấp trờn
Theo dừi cụng nợ của khỏch hàng của cụng ty đồng thời phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền với ngõn hàng một cỏch chớnh xỏc đảm bảo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành
2.5.2. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn
2.5.2.1. Chế độ kế toỏn
Cụng ty đang ỏp dụng hệ thống kế toỏn mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chớnh theo mụ hỡnh kế toỏn của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại cụng ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toỏn tớnh theo thỏng, niờn độ kế toỏn tại cụng ty được tớnh theo năm. Cuối mỗi niờn độ kế toỏn, giỏm đốc và kế toỏn trưởng tổ chức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn, kiểm tra việc ghi chộp sổ kế toỏn, tổ chức chỉ đạo cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa cỏc chứng từ kế toỏn đồng thời tổ chức lập và phõn tớch bỏo cỏo tài chớnh.
2.5.2.2. Hỡnh thức sổ kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty Thộp Thăng Long ỏp dụng là hỡnh thức nhật kớ chung. Cỏc loại sổ kế toỏn cụng ty sử dụng: + Nhật kớ chung + Sổ cỏi + Sổ, thẻ kế toỏn Sơđồ 10: Trỡnh tự ghi sổở cụng ty thộp Thăng Long Chứng từ gốc Sổ cái Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết (1) (1) (2) (3)
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú…) kế toỏn hạch toỏn số liệu vào cỏc sổ, thẻ hạch toỏn chi tiết ( sổ theo dừi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngõn hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lờn sổ cỏi (sổ cỏi TK 111, sổ cỏi TK 156, sổ cỏi TK 131…). Tổng hợp số liệu từ cỏc sổ cỏi, kế toỏn lờn bảng cõn đối tài khoản. Cuối kỡ lập bỏo cỏo kế toỏn.
2.5.3.Phương phỏp kế toỏn
Cụng ty Thộp Thăng Long ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, lấy số liệu thực tế tại phũng kế toỏn và nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ
2.6. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty thộp Thăng Long
2.6.1. Hỡnh thức bỏn hàng
Cụng ty chỉ ỏp dụng hai hỡnh thức bỏn hàng là hỡnh thức bỏn buụn và bỏn lẻ:
Trong hỡnh thức bỏn buụn, cụng ty bỏn buụn theo hai phương thức: bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức bỏn hàng trực tiếp và bỏn buụn hàng hoỏ vận chuyển thẳng. Bỏn buụn là phương thức bỏn hàng chủ yếu của cụng ty vỡ phương thức này giỳp cho cụng ty tiờu thụ hàng hoỏ với số lương lớn, trỏnh hiện tượng thất thoỏt và thu hồi vốn nhanh, ớt cú hiện tượng ứ đọng vốn hay khỏch hàng nợ nần dõy dưa chiếm dụng vốn của cụng ty. Bỏn buụn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đó kớ hoặc đơn đặt hàng của khỏch hàng vỡ theo phương thức này, hoat động kinh doanh của cụng ty cú cơ sở vững chắc về phỏp lý, mặt khỏc cụng ty cú thể chủ động lập kế hoạch mua và bỏn hàng tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc kinh doanh của cụng ty
Hiện nay cụng ty khụng ỏp dụng chiết khấu bỏn hàng. Mức giỏ bỏn giới hạn trong khoảng nhất định do phũng kinh doanh đưa ra. Khi khỏch hàng mua hàng với số lượng lớn thỡ cú thể ỏp dụng phương phỏp giảm giỏ để khuyến khớch khỏch hàng mua nhiều.
Về phương thức thanh toỏn, cụng ty săn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toỏn của khỏc hàng, thanh toỏn bằng tiền mặt, sộc chuyển khoản, ngõn phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2. Bỏn lẻ
Hiện nay cụng ty chỉ ỏp dụng hỡnh thức bỏn lẻ thu tiền trực tiếp. Nhõn viờn bỏn hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khỏch hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập bỏo cỏo bỏn hàng để đua lờn phũng kế toỏn kốm theo bỏo cỏo quỹ tiền mặt và lờnh giao hàng
2.6.2. Quy trỡnh xuất kho hàng hoỏ
+ Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT)
Thủ kho sau khi đó kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trờn phiếu xuất kho phải ghi rừ chớnh xỏc tờn từng loại hàng và số lượng theo yờu cầu xuất trờn lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yờu cầu”.
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liờn: 1 liờn lưu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liờn chuyển cho khỏch hàng, 1 liờn chuyển cho kế toỏn, 1 liờn chuyển về đơn vị bỏo cấp hàng.
+ Bước 3: Phờ duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho được chuyển lờn cho những người cú thẩm quyền phờ duyệt. Nếu ban giỏm đốc khụng phờ duyệt thỡ chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phờ duyệt ban giỏm đốc kớ vào giấy xuất kho
+ Bước 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đó được phờ duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đỳng thụng tin thực tế với thụng tin đó được cung cấp trờn lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng cú thể là lỏi xe vận chuyển hoặc đại diện khỏch mua hàng.
.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xỏc nhận: đó nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoỏ khi xe ra cổng và kớ nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dừi hàng hoỏ ra vào cổng.
+Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toỏn: hai liờn phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toỏn bao gồm 1 quyển cho kế toỏn đơn vị, 1 quyển liờn chuyển cho kế toỏn của đơn vị bỏo cấp hàng để theo dừi cụng nợ.
+ Bước 8: Quyết toỏn cụng việc.
Kế toỏn và thủ kho thường xuyờn đối chiếu để đảm bảo hàng hoỏ nhập xuất, tồn đầy đủ và chớnh xỏc. Đầu kỳ lập và gửi bỏo cỏo lờn ban giỏm đốc.
Sơđồ 11: Quy trỡnh xuất kho hàng hoỏ
.
Lệnh giao hàng
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No
No
Yes
Vớ dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 thỏng 12 năm 2004, của cửa
hàng Thuỷ Quang, nhõn viờn bỏn hàng lập lờnh giao hàng nội dung như sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Cụng ty thộp Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280
Lệnh giao hàng
Tờn khỏch hàng: Chỳ Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xúm 4 – Văn Sơn - Đo Lương – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tờn lỏi xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tờn hàng/quy cỏch Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 ễ Kẽm 20/27(1,6)szmsco Cõy 240 85.400 20.496.000 2 ễ kẽm 20/27(1,9)VG Cõy 113 94.300 10.655.900 3 ễ kẽm 26/34(1,6) szmsco Cõy 88 108.700 9.565.600 4 ễ kẽm 26/34(1,9)VG Cõy 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghỡn năm trăm đồng Hỡnh thức thanh toỏn: Thanh toỏn hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh
Phương thức giao nhận: Trờn xe bờn mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Cỏc lưu ý khỏc:……… Lệnh giao hàng được gửi đi lỳc: ……..giờ………….phỳt…….ngày 28/12/2004
Nhõn viờn bỏn hàng đề nghị Nhõn viờn kế toỏn kiểm tra Phờ duyệt bởi
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 03: Phiếu điều động phương tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phương tiện
Tên người đề nghị: Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lương- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phương tiện: ô tô 37H-9924
Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lượng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Người đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ được xuất sau khi phiếu xuất kho được Ban giỏm đốc phờ duyệt. Lệnh giao hàng này cựng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển về phũng kế toỏn
Biểu số 04: Phiếu xuất kho Đơn vị:cụng tyTTL Phiếu xuất kho Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Cú: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC Họ tờn người nhận hàng: …Anh Hải…Địa chỉ: lỏi xe bờn mua
Lý do xuất kho:………bỏn cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành Tiền Yờu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 ễ kẽm20/27(1,6)szmsco Cõy 240 85.000 20.400.000 2 ễ kẽm 20/27(1,9)VG Cõy 113 93.500 10.565.500 3 ễ kẽm 26/34(1,6)szmsco Cõy 88 108.000 9.504.000 4 ễ kẽm26/34(1,9)VG Cõy 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi chớn triệu chớn trăm tỏm mươi chớn ngàn năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng người nhận Thủ kho
(Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn)
2.6.3. Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
Cụng ty tớnh giỏ vốn hàng bỏn theo phương phỏp nhập trước- xuất trước. Xột cụ thể mặt hàng ống kẽm 20/27(1,6)Szmsco của cụng ty thộp Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 như sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu thỏng: 10.400 cõy, ĐG: 84.600đ/cõy Ngày 05/12, xuất: 5.000 cõy
Ngày08/12, nhập: 10.000 cõy , ĐG:85.000 đ/cõy Ngày12/12 , xuất: 400 cõy
Ngày15/12 , xuất 5.360 cõy
Giỏ vốn của mặt hàng này được tớnh như sau:
Ngày 05/12, xuất 5.000 cõy, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cõy , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000
2.6.4. Kế toỏn chi tiết
Việc bố trớ kế toỏn chi tiết hàng tồn kho ở cụng ty Thộp Thăng Long được tiến hành theo phương phỏp thẻ song song.
* Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trờn phiếu nhập, phiếu xuất, hoỏ đơn GTGT thủ kho phản ỏnh số liệu vào cột chứng từ, số lượng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuối ngày, dựa vào số tồn cuối ngày trước và tổng số nhập xuất trong ngày đờr tớnh ra số tồn kho cuối ngày.
Biểu số 05: Hoỏ đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01GTKT-3LL Liờn 2 ET/99-B
Ngày 28/12/2004 Đơn vị bỏn hàng: Nhà mỏy cỏn thộp Thỏi Nguyờn Địa chỉ : Phường Tõn Lợi –tp Thỏi Nguyờn Điện thoại: MS:
Họ tờn người mua hàng: Cụng ty thộp Thăng Long Địa chỉ: 1194/12A1- Đường Lỏng
Hỡnh thức thanh toỏn : Tiền mặt MS:
0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị SL Đơn giỏ Thành tiền 1 ễ kẽm 20/27(1,6)Szmsco Cõy 100 77.273 7.727.300 2 ễ kẽm 20/27(1,9) VG Cõy 750 85.455 64.090.909 3 ễ kẽm 26/34(1,6)Szmsco Cõy 250 98.182 24.545.500
Cộng tiền hàng 1.100 96.363.709
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.636.371 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 106.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sỏu triệu đồng.
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đvị
Biểu số 06: Phiếu nhập kho Cụng ty thộp Thăng Long PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28-12-2004 Số:52 Nợ: 156,133 Cú: 111 Mẫu số: 02-VT (QĐ số1141-TC/QĐKT ngày 2-11-1996 BTC
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hưng
Theo .HĐ Số Ngày 28 tháng 12 năm 2004 của công ty
cán thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Tam Trinh Số TT Tên hàng hoá Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C. Từ Thực nhập 1 ống kẽm 20/27(1,6)Szmsco Cây 100 100 85.000 8.500.000 2 Ô kẽm 20/27(1,9)VG Cây 750 750 94.000 70.500.000 3 Ô kẽm 26/34(1,6)Szmsco Cây 250 250 108.000 27.000.000 Cộng 1.100 106.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Ngày 28 tháng 12 năm 2004
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho
Biểu số 07: Húa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01GTKT-3LL Liờn 1 ET/99-B
Ngày 28/12/2004 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty thộp Thăng Long Địa chỉ : 1194/12A1- Đường Lỏng
Điện thoại: 04. 7662545 MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
Họ tờn người mua hàng: Cửa hàng Thuỷ Quang Địa chỉ: Xúm 4- Văn Sơn-Đụ Lương-Nghệ An Hỡnh thức thanh toỏn : Tiền mặt MS:
STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị SL Đơn giỏ Thành tiền 1 ễ kẽm 20/27(1,6)Szmsco Cõy 240 77.646 18.632.727 2 ễ kẽm 20/27(1,9) VG Cõy 113 85.727 9.687.181 3 ễ kẽm 26/34(1,6)Szmsco Cõy 88 98.818 8.696.000 4 ễ kẽm 26/34(1,9) VG Cõy 80 108.636 8.690.909
Cộng tiền hàng 45.706.817
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.570.682
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 50.277.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy ngàn năm trăm đồng
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đvị
Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT (liờn 2)kốm phiếu nhập kho số 52 và hoỏ đơn GTGT (liờn 1) kốm phiếu xuất kho số 280 ,thủ kho phản ỏnh số liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dừi số lượng nhập- xuất- tồn
*Xột cụ thể về mặt hàng ống kẽm 20/27(1,6) Szmsco Biểu số 08: Thẻ kho Cụng ty thộp Thăng Long THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01-12-2004 Tờ số: 01
Tờn nhón hiệu , quy cỏch hàng hoỏ: ống kẽm 20/27(1,6) Szmsco Đơn vị tớnh: Cõy Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng KT ký SH N T Nhập Xuất Tồn 01 Tồnđầuthỏng 10.400 02 PX32 5/12 Xuất kho 5/12 5.000 03 PN25 8/12 Nhập kho 8/12 10.000 04 PX 170 12/12 Xuất kho 12/12 400 05 PX180 15/12 Xuất kho 15/12 5.360 06 PN51 28/12 Nhập kho 28/12 3.900 07 PN52 28/12 Nhập kho 28/12 100 08 PX280 28/12 Xuất kho 28/12 240 Tồn cuối kỳ 13.400
Cỏc mặt hàng khỏc cũng được mở thẻ kho tương tự như mặt hàng ống kẽm20/27(1,6) Szmsco
* Tại phũng kế toỏn: Căn cứ vào cỏc chứng từ mà thủ kho gửi lờn, kế toỏn sẽ mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoỏ. Sổ này cú nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khỏc là theo dừi cả về mặt giỏ trị
Biểu số 09: Sổ chi tiết hàng hoỏ Cụng ty thộp Thăng Long SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Từ ngày 01/12/04-31/12/04 Hàng hoỏ: ễ kẽm 20/27(1,6) Szmsco Đơn vị tớnh: Cõy Đơn vị:1000đ Chứng từ Diễn giải Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1/12 Tồn ĐK 84.600 10.400 879.840 PX Số32 5/12 Xuất kho 84.600 5.000 423.000 PN Số25 8/12 Nhập kho 85.000 10.000 850.000 PX 170 12 Xuất kho 84.600 400 33.840 PX 180 15 Xuất kho 84.600 85.000 5.000 360 423.000 30.600 PN Số51 28 Nhập kho 85.000 3.900 331.500 PN Số52 28 Nhập kho 85.000 100 8.500