+ Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT)
Thủ kho sau khi đó kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trờn phiếu xuất kho phải ghi rừ chớnh xỏc tờn từng loại hàng và số lượng theo yờu cầu xuất trờn lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yờu cầu”.
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liờn: 1 liờn lưu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liờn chuyển cho khỏch hàng, 1 liờn chuyển cho kế toỏn, 1 liờn chuyển về đơn vị bỏo cấp hàng.
+ Bước 3: Phờ duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho được chuyển lờn cho những người cú thẩm quyền phờ duyệt. Nếu ban giỏm đốc khụng phờ duyệt thỡ chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phờ duyệt ban giỏm đốc kớ vào giấy xuất kho
+ Bước 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đó được phờ duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đỳng thụng tin thực tế với thụng tin đó được cung cấp trờn lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng cú thể là lỏi xe vận chuyển hoặc đại diện khỏch mua hàng.
.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xỏc nhận: đó nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoỏ khi xe ra cổng và kớ nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dừi hàng hoỏ ra vào cổng.
+Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toỏn: hai liờn phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toỏn bao gồm 1 quyển cho kế toỏn đơn vị, 1 quyển liờn chuyển cho kế toỏn của đơn vị bỏo cấp hàng để theo dừi cụng nợ.
+ Bước 8: Quyết toỏn cụng việc.
Kế toỏn và thủ kho thường xuyờn đối chiếu để đảm bảo hàng hoỏ nhập xuất, tồn đầy đủ và chớnh xỏc. Đầu kỳ lập và gửi bỏo cỏo lờn ban giỏm đốc.
Sơđồ 11: Quy trỡnh xuất kho hàng hoỏ
.
Lệnh giao hàng
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No
No
Yes
Vớ dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 thỏng 12 năm 2004, của cửa
hàng Thuỷ Quang, nhõn viờn bỏn hàng lập lờnh giao hàng nội dung như sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Cụng ty thộp Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280
Lệnh giao hàng
Tờn khỏch hàng: Chỳ Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xúm 4 – Văn Sơn - Đo Lương – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tờn lỏi xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tờn hàng/quy cỏch Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 ễ Kẽm 20/27(1,6)szmsco Cõy 240 85.400 20.496.000 2 ễ kẽm 20/27(1,9)VG Cõy 113 94.300 10.655.900 3 ễ kẽm 26/34(1,6) szmsco Cõy 88 108.700 9.565.600 4 ễ kẽm 26/34(1,9)VG Cõy 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghỡn năm trăm đồng Hỡnh thức thanh toỏn: Thanh toỏn hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh
Phương thức giao nhận: Trờn xe bờn mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Cỏc lưu ý khỏc:……… Lệnh giao hàng được gửi đi lỳc: ……..giờ………….phỳt…….ngày 28/12/2004
Nhõn viờn bỏn hàng đề nghị Nhõn viờn kế toỏn kiểm tra Phờ duyệt bởi
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 03: Phiếu điều động phương tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phương tiện
Tên người đề nghị: Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lương- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phương tiện: ô tô 37H-9924
Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lượng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Người đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ được xuất sau khi phiếu xuất kho được Ban giỏm đốc phờ duyệt. Lệnh giao hàng này cựng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển về phũng kế toỏn
Biểu số 04: Phiếu xuất kho Đơn vị:cụng tyTTL Phiếu xuất kho Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Cú: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC Họ tờn người nhận hàng: …Anh Hải…Địa chỉ: lỏi xe bờn mua
Lý do xuất kho:………bỏn cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành Tiền Yờu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 ễ kẽm20/27(1,6)szmsco Cõy 240 85.000 20.400.000 2 ễ kẽm 20/27(1,9)VG Cõy 113 93.500 10.565.500 3 ễ kẽm 26/34(1,6)szmsco Cõy 88 108.000 9.504.000 4 ễ kẽm26/34(1,9)VG Cõy 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi chớn triệu chớn trăm tỏm mươi chớn ngàn năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng người nhận Thủ kho
(Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn) (Ký , họ tờn)
2.6.3. Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
Cụng ty tớnh giỏ vốn hàng bỏn theo phương phỏp nhập trước- xuất trước. Xột cụ thể mặt hàng ống kẽm 20/27(1,6)Szmsco của cụng ty thộp Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 như sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu thỏng: 10.400 cõy, ĐG: 84.600đ/cõy Ngày 05/12, xuất: 5.000 cõy
Ngày08/12, nhập: 10.000 cõy , ĐG:85.000 đ/cõy Ngày12/12 , xuất: 400 cõy
Ngày15/12 , xuất 5.360 cõy
Giỏ vốn của mặt hàng này được tớnh như sau:
Ngày 05/12, xuất 5.000 cõy, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cõy , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000