Cuối tháng sau khi tính đợc tổng lơng phải trả cho từng ngời, nhân viên kinh tế lập “Bảng thanh toán lơng và phụ cấp” cho từng tổ sản xuất của từng ca. Sau đó lấy dòng cộng trên “Bảng thanh toán lơng và phụ cấp” của từng tổ để lập “Bảng tổng hợp lơng và phụ cấp” của từng ca. Từ bảng này, kế toán lập “Bảng tổng hợp lơng và phụ cấp” toàn nhà máy. Căn cứ vào “Bảng tổng hợp lơng và phụ cấp” toàn nhà máy này tách theo từng đối tợng chịu chi phí để lập “Bảng thanh toán lơng” toàn nhà máy. Trích “Bảng thanh toán lơng nhà máy sợi tháng 9 năm 2003” (Biểu 2.6).
Tất cả các “Bảng thanh toán tiền lơng” của các nhà máy đều đợc các nhân viên kinh tế chuyển lên cho kế toán tiền lơng. Căn cứ vào dòng cộng “Bảng thanh toán lơng” của các nhà máy và một số sổ khác, kế toán tiền lơng lập “Bảng tổng hợp l- ơng và phụ cấp toàn công ty” ( Biểu 2.7 ).
Để lập “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH” ( Biểu 2.8), kế toán tiền lơng thực hiện nh sau:
Căn cứ vào dòng “Tổng số” trên “Bảng thanh toán tiền lơng” của các nhà máy đã tách theo từng đối tợng chịu chi phí trừ đi số tiền bù BHXH cộng với số tiền trợ cấp không có việc làm để ghi vào các dòng phù hợp ở cột “lơng thực tế”
Các khoản trích theo lơng đợc tính nh sau:
+ BHXH: đợc tính bằng 20% lơng cơ bản. Trong đó công ty chịu 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, ngời lao động chịu 5% tính trừ vào thu nhập hàng tháng của họ.
+ BHYT: đợc tính bằng 3% quỹ lơng cơ bản. Trong đó công ty chịu 2% tính vào chi phí sản xuât kinh doanh, ngời lao động chịu 1% tính trừ vào thu nhập hàng tháng của họ.
+ Kinh phí công đoàn: đợc tính bằng 2% quỹ lơng thực tế và đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Để tính ra các khoản trích theo lơng của các bộ phận trớc hết kế toán tiền lơng tính ra tổng số các khoản trích theo lơng của toàn công ty. Sau đó kế toán lấy tổng lơng thực tế, tổng BHXH, tổng BHYT, tổng KPCĐ toàn công ty trừ đi các khoản t- ơng ứng của các bộ phận: Giáo giục, Công đoàn, Đời sống, Trung tâm, Cơ khí. Sau đó phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí, các bộ phận theo tỉ lệ giữa tổng lơng thực tế của từng bộ phận so với tổng lơng thực tế vừa tính đợc ở trên.
Sau khi tính ra kết quả, kế toán lấy số liệu để vào “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH”. Trích “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH tháng 9 /2003” (Biểu 2.8).
Sau khi tính toàn và vào đợc các bảng thanh toán tiền lơng, bảng tổng hợp lơng, bảng phân bổ lơng và BHXH thì kế toán tiền lơng sẽ phản ánh số liệu lên 2 tài khoản tổng hợp đó là tài khoản 334 và tài khoản 338.