II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu
1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường nhập khẩu và thị trường xuất bán trong
bán trong nước.
1.1. Đối với thị trường nhập khẩu:
Từ nhiều năm nay trong hoạt động xuất nhập khẩu theo cơ chế cũ, những bạn hàng quen thuộc của Việt Nam thường là những nước xã hội chủ nghĩa, các nước khác chưa có quan hệ làm ăn nhiều, không có thị trường đầy đủ, ngược lại các nước khác cũng không biết nhiều về Việt Nam cần gì và có gì. Vấn đề đặt ra đối với Công ty là nghiên cứu thị trường nhập khẩu sao cho phù hợp với tình hình tiêu thụ trong nước và tìm nhà cung cấp tối ưu.
Trong cơ chế thị trường bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng cần phải gắn với thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp gắn liền với sự nắm vững thị trường. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết và phải được quan tâm thoả đáng.
Trong kinh doanh phải nắm vững được các yếu tố của thị trường, hiểu biết được các quy luật vận động của chúng để ứng xử kịp thời, mỗi chủ thể kinh doanh nhất thiết phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường vì
nó rất có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, nhất là trong công tác kinh doanh nhập khẩu của Công ty.
Qua quá trình quan sát và nghiên cứu ở công ty PROSIMEX cho thấy Công ty chưa thực sự coi trọng vấn đề nghiên cứu thị trường như là một động lực, tiền đề để phát triển kinh doanh. Trên thực tế đã cho thấy, trong cơ chế cũ khi mọi hoạt động giao dịch, tìm kiếm bạn hàng đều do nhà nước đảm bảo, nhiệm vụ của Công ty chỉ là hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế được giao cho nên công tác nghiên cưú thị trường gần như không được đề cập đến. Do vậy, thực tế ở Công ty cho thấy Công ty chưa thực sự quan tâm thích đáng đến công tác kế hoạch, marketing quốc tế, tìm kiếm nguồn hàng từ các thị trường không phải truyền thống...
Trong nghiên cứu thị trường xác định mặt hàng nhập khẩu, một nhân tố rất quan trọng cần phải xem xét đó là tỷ suất ngoại tệ các mặt hàng nhập khẩu. Tỷ suất ngoại tệ sẽ được so sánh với tỷ giá hối đoái để quyết định xem có nên nhập khẩu hay không. Như vậy, yêu cầu mới đặt ra là Công ty phải luôn bám sát giá cả thị trường, xu hướng vận động của giá cả cũng như việc tiếp cận với nhiều nguồn hàng.
Công ty cần phải xác định được nhu cầu và nguồn hàng một cách thực tế, kể cả lượng dự trữ, xu hướng biến động trong từng thời điểm, từng vùng, từng khu vực. Cùng với việc xác định nắm bắt nhu cầu là việc nắm bắt khả năng cung cấp của thị trường bao gồm: Việc xem xét đặc điểm tính chất, khả năng của sản xuất hàng hoá thay thế, khả năng lựa chọn mua bán. Kết hợp với việc nghiên cứu dung lượng thị trường, các điều kiện chính trị, thương mại, luật pháp, tập quán buôn bán quốc tế để có thể hoà nhập với thị trường một cách nhanh chóng và có hiệu quả.
Từ trước đến nay việc thâm nhập và tạo một chỗ đứng vững chắc ở bất kỳ một thị trường nào là một việc hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu tư thích đáng, thường xuyên liên tục. Đối với mỗi thị trường và mỗi mặt hàng lại đòi hỏi có một phương pháp khác nhau.
Thị trường nhập khẩu là một mảng không thể thiếu của Công ty gắn liền với thị trường trong nước, thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty
1.2. Đối với thị trường xuất bán trong nước.
Việc nắm bắt tình hình kinh tế xã hội cũng như cơ sở luật pháp hay tìm hiểu bạn hàng trong nước phải được cán bộ kinh doanh tiến hành rất kỹ lưỡng, đầy đủ và có hiệu quả. Tuy nhiên về hàng hoá mới chỉ quan tâm đến giá cả mà chưa chú ý đến dung lượng thị trường hay chu kỳ biến động của việc tiêu thụ hàng hoá, do đó hầu như chưa thể có dự đoán chính thức của giá cả. Nếu như không có các nhân tố ảnh hưởng đột biến tới dung lượng thị trường như bão lụt, hạn hán,... thì quan sát thị trường thực tế có thể thấy dung lượng thị trường biến đổi có tính chu kỳ và tương đối ổn định. Mặt khác do là người nhập khẩu trực tiếp nên cán bộ có thể nắm bắt được giá gốc (giá thấp nhất có thể bán) từ đó biết được giới hạn của giá lên xuống. Nắm vững chu kỳ trên, cán bộ kinh doanh tính toán thời gian nhập hàng đúng lúc để tiêu thụ hàng hoá có thể bán với giá thấp với thời gian nhanh. Để làm được điều này thì đợi giá đang xuống thấp vẫn lập phương án nhập hàng, khi hàng về là vừa khi giá lên.
Để có khả năng nghiên cứu thâm nhập và mở rộng thị trường xuất bán, bộ phận nghiên cứu thị trường cần hoạt động một cách có hiệu quả hơn. Việc thu thập thông tin chính xác, kịp thời là vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh hàng hoá nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng.
Trên cơ sở thu thập và xử lý những thông tin thị trường, Công ty sẽ xác định được chính xác thị trường mục tiêu, đưa ra các quyết định như kế hoạch
sản phẩm, kế hoạch marketing,.... Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường mà xem xét điều chỉnh giá bán cho phù hợp hoặc có những biện pháp cụ thể để tăng giảm giá bán, trả lời đựoc những câu hỏi như:
- Khi nào khách hàng mua hàng của Công ty, khối lượng là bao nhiêu, quy cách chất lượng mẫu mã như thế nào?
- Giá cả mà khách hàng có thể chấp nhận được.
- Địa điểm thời gian mà người mua cần đến hàng hoá của Công ty. Để hoàn thành được nhiệm vụ nặng nề và khó khăn trên bộ phận nghiên cứu thị trường phải có những thông tin cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và phản ánh chính xác tình hình thực tế. Để đạt được điều này Công ty cần dự báo được tình hình thị trường thông qua dự báo kinh tế, thông qua dự báo xu hướng nhu cầu... Đồng thời Công ty cũng cần tiếp cận thị trường, đi sâu đi sát thị trường, luôn coi trọng thị trường và vũ đài cạnh tranh đối với các đối thủ. Công ty phải có hệ thống thông tin hữu hiệu, mọi thông tin đối với Công ty đều quan trọng, giúp Công ty phân tích tình hình thực trạng thị trường, tình hình các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của thị trường để có kế hoạch mở rộng thị trường đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.
Mở rộng thị trường là một mục tiêu lâu dài và khó khăn, nhưng chỉ có mở rộng thị trường thì Công ty mới có thể tồn tại và phát triển vững chắc. Đối với Công ty PROSIMEX hiện nay mục tiêu mở rộng thị trường trong nước để nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu là một trong những mục tiêu chính, Công ty cần có những biện pháp cụ thể để thực hiện.
2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh nhập khẩu.
2.1. Giải quyết tốt mối quan hệ với ngân hàng.
Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng, yêu cầu về vốn kinh doanh là rất lớn và phải huy động trong thời gian ngắn,
nên việc vay vốn các tổ chức tín dụng là điều tất yếu. Quan hệ của Công ty với các ngân hàng là một bộ phận quan trọng trong chiến lược huy động và sử dụng vốn của Công ty.
Công ty PROSIMEX là một doanh nghiệp nhà nước có ưu thế về vốn tự có nên Công ty ít gặp khó khăn về vốn. Tuy nhiên, để thực hiện những chiến lược cho cả xuất khẩu lẫn nhập khẩu thì nhu cầu về vốn có thể xuất hiện bất kỳ lúc nào. Do vậy mối quan hệ vưói các ngân hàng càng vững chắc thì khả năng đảm bảo an toàn về tài chính trong những trường hợp đột biến càng được đảm bảo. Hơn nữa, một khi mối quan hệ với các ngân hàng đã vững chắc, thủ tục vay vốn cũng sẽ bớt rườm rà.
2.2. Tăng cường liên kết liên doanh trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Đây là một giải pháp cũng rất hữu ích trong việc huy động nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Hình thức này là nhiều bên cùng góp vốn để kinh doanh. Trong thời gian tới, Công ty cần tập trung vào liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Điều này cũng phù hợp với chiến lược đa dạng hoá hoạt động kinh doanh của Công ty trên cơ sở nắm bắt được nhu cầu thị trường.
Hình thức này tạo điều kiện cho Công ty có khả năng thực hiện được những hợp đồng lớn, nhờ đó uy tín của Công ty với các bạn hàng được nâng cao, đặc biệt là các bạn hàng lớn.
Ngoài ra, liên doanh liên kết cũng mang lại nhiều cơ hội để Công ty tiếp xúc với các nguồn vốn của nước ngoài, việc sử dụng vốn bằng các ngoại tệ có khả năng chuyển đổi cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhờ ưu điểm về lãi suất thấp và khả năng thanh toán cao đơn giản hoá thủ tục và các khâu trung gian thanh quyết toán.
3. Nhóm giải pháp tín dụng thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu. khẩu.
Vì hoạt động diễn ra trên phạm vị toàn thế giới. Công ty nhập khẩu hàng từ nhiều nước khác nhau, do đó việc thanh toán cũng khá phức tạp. Việc sử dụng các công cụ tín dụng trong thanh toán là một giải pháp cho Công ty, nhờ đó mà Công ty giảm bớt được chi phí (hoa hồng) khi thanh toán. Hiện nay trong thanh toán nhập khẩu tại Công ty PROSIMEX chủ yếu là thông qua hình thức L/C (thư tín dụng), TT điện chuyển tiền, CAD (thanh toán khi xuất trình chứng từ), trong khi đó L/C chiếm 80% lượng thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu công tác thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu tại Công ty đã được hệ thống hoá từ các phòng kinh doanh, đơn vị trực thuộc gắn kết với phòng tài chính kế toán, đảm bảo quá trình thanh toán được thông suốt và nhanh chóng. Vấn đề đặt ra là thanh toán bằng phương thức nào cho hợp đồng cụ thể. Trên thực tế thanh toán cho hình thức CAD có ưu điểm là nhận được tiền ngay khi xuất trình bộ chứng từ. Còn thanh toán bằng L/C, TT điện chuyển tiền thì Công ty phải mất một khoản phí cho ngân hàng (thường là 0,15% giá trị hợp đồng). Việc đa dạng các hình thức thanh toán là hết sức cần thiết và là nhu cầu khách quan trong kinh doanh, việc sử dụng linh hoạt các hình thức tín dụng trong thanh toán quốc tế cũng làm giảm áp lực và vốn kinh doanh, đặc biệt là nguồn ngoại tệ mạnh.
4. Nhóm giải pháp tổ chức thực hiện kinh doanh nhập khẩu và hợp lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu. lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu.
4.1. Lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý.
Hoạt động trong cơ chế thị trường với mức độ ngày càng cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng một chiến lược kinh doanh đúng đắn phù hợp, kết hợp chặt chẽ cả mục tiêu trung, ngắn hạn và dài hạn, giảm sự phụ thuộc vào sự biến động của thị trường đồng thời thích ứng nhanh với sự biến động của môi trường kinh doanh.
Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào trên thương trường đều phải được tính toán trên nhiều phương diện để đạt được hiệu quả cao nhất hay mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tận dụng hết thời cơ mà thị trường tạo ra trong khả năng cụ thể của mình. Do vậy để kinh doanh đạt đựoc hiệu quả cần phải lựa chọn phương án kinh doanh sao cho phù hợp.
4.2. Hợp lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu.
Hiện nay nền sản xuất trong nước đã phát triển khá mạnh mẽ, công ty, xí nghiệp sản xuất trong nước đã từng bước đổi mới quy mô kỹ thuật, nâng cao năng suất chất lượng hàng hoá của mình. Hàng tiêu dùng sản xuất trong nước ngày càng tốt hơn với mẫu mã đẹp và khá phong phú. Xu thế người tiêu dùng đã chuyển dần hướng sang sử dụng hàng nội địa, trào lưu chuộng hàng ngoại dần dần giảm xuống. Xu thế này chắc chắn sẽ còn tiến triển hơn nữa trong những năm tới.
4.3. Chú trọng nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh.
Đây là vấn đề hết sức nhạy cảm, một doanh nghiệp hoạt động thương mại sẽ phải tiến hành đàm phán, ký kết rất nhiều hợp đồng. Để đàm phán thành công Prosimex phải nắm vững 3 yếu tố cơ bản của đàm phán: bối cảnh, thời gian và quyền lực sao cho đàm phán có lợi nhất. Bên cạnh đó Prosimex cần phát huy tốt hơn nữa các nguyên tắc trong đàm phán, đó là “hiểu rõ đối tác, biết người biết ta, bách chiến bách thắng”, “tạo sự cạnh tranh”, “từng bước tiến tới mục tiêu”, “bình đẳng cùng có lợi”.
3.3. Quy định chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng.
Hợp đồng là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình trong thương vụ mua bán. Khi ký kết hợp đồng Prosimex cần chú trọng đến các điều khoản về giá cả, chất lượng, số lượng, cơ sở điều kiện giao hàng.... một cách chặt chẽ, tránh thua thiệt và sai sót sau này. Các điều khoản của hợp
đồng khi soạn thảo phải được cân nhắc kỹ và nên theo những mẫu đã được ban hành và sử dụng rộng rãi để tránh tình trạng hiểu nhầm gây tranh chấp.
5. Nhóm biện pháp về tổ chức cán bộ.
Hoạt động này là cơ sở cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cũng như năng suất lao động. Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ luôn là mục tiêu lâu dài của Prosimex.
Đội ngũ chuyên môn của Prosimex phải là người có trình độ uyên thâm, biết sáng tạo và tạo lập môi trường làm việc thoải mái, tạo cảm giác hăng say cho người lao động. Tạo được bản sắc riêng cho Prosimex là điều không đơn giản. Để làm được điều đó công ty cần triển khai một số hoạt động sau:
- Thứ nhất là công ty nên có kế hoạch chon nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, phù hợp với vị trí mà họ được làm. Có như vậy, công ty mới đạt được hiệu quả sử dụng lao động cao.
- Thứ hai là công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn nhằm bồi dưỡng thêm nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trong công ty.
- Thứ ba là công ty cần phân định rõ nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban. Công việc này nên giao cho trưởng phòng là thích hợp nhất bởi vì họ là người nắm rõ nhất năng lực của các nhân viên mà họ quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của công ty mới đạt hiệu quả cao được.
- Thứ tư là công ty nên sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên người lao động như: tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, tham quan dã ngoại, hoạt động ngoại khoá, ca nhạc biểu diễn, mỗi phòng ban có thể đề ra quy định sinh hoạt riêng cho mình, thoát ra khỏi các hoạt động của công ty như: thiết lập quỹ khen thưởng của phòng, tổ chức thi đấu thể thao giữa các phòng ban trong
công ty. Các hoạt động này sẽ có tác động tích cực đối với người lao động giúp cho họ lấy lại được sự cân bằng, gây hứng thú say mê trong công việc cũng như tái tạo sức lao động. Ngược lại, công ty cũng cần có biện pháp quản lý chặt chẽ lao động như siết chặt kỷ luật lao động, thực hiện phê bình nghiêm khắc những trường hợp vi phạm quy định kỷ luật chung.