Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết.
Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra…
Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức.
Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và không áp dụng cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong thời gian trước mắt, công ty cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, để được xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hoá, và đẩy mạnh quá trình lên rất nhiều.
Tất nhiên việc tổ chức quản lý hợp đồng không thuộc quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty nhưng công việc này sẽ gây nhiều khó khăn nếu nó không được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của hợp đồng. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên có một nhân viên chuyên phụ trách hợp đồng. Sự chuyên môn hoá này tạo điều kiện thuận tiện trong việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách không nhiều, do đó họ nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bỏ hoàn toàn. Hơn nữa, khi hợp đồng có trục trặc thì công ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm.
Để chuyên môn hoá nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào số lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân viên có đủ trình độ nghiệp vụ để trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng của từng người. Từ đó công ty có thể xác định được mỗi nhân viên phụ trách bao nhiêu hợp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn hơn. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian công sức, tránh được nhầm lẫn. Công ty có thể dựa vào các tiêu chí sau để sắp xếp các hợp đồng một cách trật tự:
+Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng của lô hàng nhập khẩu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những hợp đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với những hợp đồng được ký kết sau.
+Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô hàng nhập khẩu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện trước. Nếu hai lô hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lô hàng nào phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do đó sẽ được sắp xếp lên trước.
Ngoài ra công ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí để có chiếc giá này không lớn lắm, hoàn toàn phù hợp với khả năng của công ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thể được đặt ngay trên bàn để thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng và có ghi số hợp đồng và mặt hàng nhập khẩu. Khi có điều chỉnh liên quan đến hợp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được đúng hợp đồng đó, hoàn toàn không tốn kém thời gian, công sức và hạn chế sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hoàn toàn. Ngay cả khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thể ghi nhận thông tin thay đổi liên quan đến hợp đồng bằng cách lưu sự thay đổi đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ô chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận của người thay đổi đó, và sự thay đổi đó xuất phát từ đâu.
Việc tổ chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Nó giảm bớt những khâu công việc không cần thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa không đáng có.
3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên phụ trách nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trách nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dĩ có vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện hợp đồng. Để cải thiện tình hình trên, công ty có thể nghiên cứu lại
chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt hợp lý và hiệu quả. Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các phương pháp sau:
+Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay trình độ kém ở một số nhân viên.
+Chế độ thưởng phạt theo gói hợp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đẩy càng lớn bấy nhiêu.
+Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Nếu chế độ thưởng phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của từng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đẩy kém hơn nhưng lại dễ quản lý hơn. Để tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ thưởng phạt, công ty có thể áp dụng kết hợp cả hai.
Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty. Đặc điểm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điểm bất lợi, kiến nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương tự trong hợp đồng sau. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu.
Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ) thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng hợp đồng ký kết. Nếu số hợp đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản lý mới phải chịu trách nhiệm.
Để thúc đẩy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân có tác động thúc đẩy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân
phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo.
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan khách quan
Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thể hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đổi thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài để dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng để hạn chế những sơ suất có thể xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thể giành lấy quyền soạn thảo hợp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tốn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ để hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khẩu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn.
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ
Có thể nói nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có khả năng tiến xa hay không phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng.
Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu, phải hiểu rõ luật pháp, buôn bán của đối tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thể áp dụng linh hoạt vào trong công việc.
Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thể giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những thiếu sót do kinh nghiệm.
Nhu cầu cải tiến nâng cao nguồn lực công ty là một việc làm cần thiết. Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, có thể tiến hành những biện pháp sau:
+Mở các lớp nghiệp vụ ngắn hạn
+Các nhân viên thuộc khối kinh tế hay khối kỹ thuật am hiểu chuyên môn, nhưng còn hạn chế về ngoại ngữ, chưa có nhiều kiến thức hay chưa thường xuyên cập nhập những thông tin về hàng hoá mới mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Mà do đặc điểm của công ty là nhập khẩu thiết bị văn phòng, tức là một công việc vừa hàm chứa yếu tố kỹ thuật, vừa am hiểu về ngoại ngữ. Việc chênh lệch về trình độ chuyên môn này chưa ảnh hưởng lớn đến hoạt động
kinh doanh của công ty, xong rất khó khăn để nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc hay tăng số hợp đồng được ký kết. Do đó đối với những cán bộ có thời gian làm việc lâu trong công ty, công ty sẽ tổ chức một khoá học ngắn hạn, để nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên kỹ thuật, hay một khoá học chuyên môn tổng quát về kỹ thuật, hàng hoá mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên hành chính, kinh tế.
+Trong quá trình tuyển dụng, công ty nên chú trọng hơn về trình độ ngoại ngữ, tất nhiên cũng không được xem nhẹ chuyên môn, nghiệp vụ. Điều này không mới mẻ nhưng nó sát với thực tế của THH.
+Cử cán bộ đi đào tạo về thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá, hay mở L/C và các lĩnh vực liên quan. Mục đích là khi ký kết hợp đồng theo điều kiện gì, đội ngũ nhân viên không ngỡ ngàng, có sẵn trình độ nghiệp vụ để thực hiện.
+Công ty cũng nên đầu tư đào tạo cán bộ có khả năng thương lượng, ký kết hợp đồng. Tuy nó không nằm trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nhưng nó khá là quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu nghiệp vụ. Ví dụ: đàm phán để giành được quyền thuê tàu, được chậm thanh toán…Một khi đã giành được quyền thuê tàu, công ty có thể lựa chọn kỹ hãng tàu, lịch trình tàu đi theo ý muốn nhằm tránh khả năng hàng bị hư hỏng, mất mát khi vận chuyển, đảm bảo lợi ích nhiều nhất cho doanh nghiệp.