Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nên bên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằng đường biển do thiên tai, cướp biển…Việc mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu giúp công ty chuyển giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiểm không cao, mà công ty có thể được an tâm khi hàng hoá xảy ra tổn thất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng. Giữa công ty bảo hiểm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công ty thường lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín của Việt Nam như Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt. Vì công ty ý thức được rằng, mua bảo hiểm trong nước có lợi hơn so với bảo hiểm nước ngoài, nhanh chóng nhận được tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh hơn.
Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán để đề nghị họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, các thông số của tàu (kích thước hầm tàu)…để đối chiếu với điều khoản thuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định trong hợp đồng hay không và căn cứ để mua bảo hiểm hàng hoá.
Sau khi lựa chọn hãng bảo hiểm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiểm C. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Do rủi ro có thể xảy ra trên quãng đường vận chuyển không lớn lắm như không thường xuyên có bão, cướp biển,… lựa chọn hãng tàu uy tín để chuyên chở nên công ty hoàn toàn yên tâm lựa chọn điều kiện bảo hiểm tối
thiểu. Thường thì công ty mua bảo hiểm theo chuyến, khi đã biết thông tin chi tiết về con tàu, lô hàng hoá nhập khẩu công ty lập “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty và hãng bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm. Khi nhận được đơn bảo hiểm gốc và hoá đơn chi phí bảo hiểm, công ty tiến hành thanh toán ngay vì đơn bảo hiểm chỉ có giá trị khi phí bảo hiểm đã được thanh toán. Đơn bảo hiểm là cơ sở để công ty khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra, cho nên công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác.
2.3.3 Làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu của công ty Tân Hồng Hà khá đơn giản. Hàng hoá của công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR cho nên người bán nước ngoài sẽ tiến hành thuê tàu. Tiếp theo, bên bán sẽ fax chứng từ giao hàng cho công ty và gửi tiếp một bộ chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh về Việt Nam cho công ty để công ty làm thủ tục nhận hàng.
Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi từ phía người bán nước ngoài về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhập khẩu đó. Phòng Tài vụ tiến hành làm thủ tục để ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tập hợp bộ chứng từ nộp cho bộ phận hải quan. Thường thì nhân viên này sẽ kê khai đầy đủ nội dung của tờ khai và tự tính thuế. Sau khi lập bộ hồ sơ đầy đủ, nhân viên này sẽ nộp cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan kiểm tra lại số thuế doanh nghiệp tự tính và xác nhận hàng hoá miễn kiểm tra thực tế, được thông quan. Sau đó nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước. Đối với những lô hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty có thể bàn giao bộ hồ sơ cho đơn vị đặt
hàng trong nước để đơn vị này tự làm thủ tục hải quan. Vì công việc thông quan hàng hoá khá đơn giản, cho nên thường công ty tự tiến hành và nhận thông quan luôn cho lô hàng nhập khẩu uỷ thác. Hiện nay có một số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hoá nhập khẩu. Công ty cũng có thể ký hợp đồng với các đại lý này trong thời gian dài. Các đại lý này sẽ đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất cả các lô hàng nhập khẩu của công ty trong thời gian đó. Như vậy, công ty sẽ tiếp kiệm được thời gian, chi phí nhân lực.
2.3.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá:
Có thể nói trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty Tân Hồng Hà thì khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá là khâu khó nhất, nhiều công việc phức tạp nhât.
Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Hải phòng 1 - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty đi nhận hàng. Công ty và doanh nghiệp kinh doanh giao nhận sẽ ký một hợp đồng trong đó thoả thuận công ty sẽ thanh toán phí giao nhận và tiếp nhận cho doanh nghiệp này.
Các doanh nghiệp này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, và đỡ tốn kém thời gian, chi phí của công ty hơn so với tự thực hiện công việc giao nhận. Doanh nghiệp này sẽ mời các tổ chức chuyên môn giám định như Vinacontrol đảm nhận việc kiểm tra hàng hoá cần thiết. Nếu lô hàng có sai sót hoặc thiếu hụt, các công ty giám định sẽ lập biên bản cần thiết để khiếu nại các bên liên quan. Sau khi thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho cho doanh nghiệp dịch vụ để doanh nghiệp này nhận hàng từ cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ này bao gồm :
Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng Tờ khai hải quan
Hợp đồng nhập khẩu
Bộ chứng từ hàng nhập khẩu (01 vận đơn gốc hoặc giấy bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng)
Doanh nghiệp này sẽ tiên hành vận chuyển lô hàng này về kho của công ty ở Xuân Đỉnh hoặc Hưng Yên. Công ty chỉ việc chuẩn bị kho để nhận hàng và làm thủ tục lưu kho lô hàng đó. Sau một ngày tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải sẽ giao lại toàn bộ các chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà có thể giải quyết nốt các thủ tục còn lại.
Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, sau khi làm thủ tục hải quan, công ty sẽ bàn giao bộ chứng từ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tiến hàng nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu của công ty đối với lô hàng nhập khẩu. Việc bàn giao này càng nhanh càng tiết kiệm được chi phí gửi hàng ở cảng.
Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lô hàng đó nếu hàng đã về cảng mà đơn vị đặt hàng trong nước chưa cử người tới nhận và chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ do đơn vị đặt hàng gánh chịu. Ngoài ra, do trễ thời gian nhận hàng, công ty còn phạt đơn vị đặt hàng trong nước một khoản tiền vi phạm hợp đồng, và khoản tiền này thường chiếm 15% giá trị hợp đồng. Trong hợp đồng cũng có quy định là nếu đến thời gian giao hàng mà THH vẫn chưa có hàng để giao thì THH cũng phải chịu phạt tương tự.
2.3.5 Thanh toán:
Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành một số tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi của mình để tiến hành ký quỹ mở L/C và thường thì số tiền này lớn hơn số tiền phải ký quĩ. Để có thể yêu cầu ngân hàng được ký quỹ với
mức thấp, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn trong tương lai thì công ty đang tạo dựng uy tín đối với ngân hàng là cố gắng thanh toán L/C khi đến hạn. Khi trên tài khoản đã đủ số tiền ký quỹ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ để thanh toán. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện. Còn nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, thì công ty có thường giải quyết bằng hai cách sau: Đó là mua ngoại tệ để ký quĩ hoặc vay ngoại tệ để ký quĩ. Sau khi người bán tiến hành giao hàng, sẽ lập một bộ chứng từ thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi trên thư tín dụng. Ngân hàng chỉ đồng ý giao chứng từ khi công ty thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). Công ty kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Nếu kiểm tra thấy bộ chứng từ đã hoàn hảo và công ty đã nộp đủ 100% trị giá L/C thì ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành ký hậu bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng.
Đối với lô hàng nhập khẩu trực tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với toàn bộ trị giá hợp đồng trên tài khoản của mình để thanh toán. Đối vơi lô hàng nhập khẩu uỷ thác, thì đơn vị đặt hàng trong nước sẽ ứng trước một số tiền nhất định, số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt cho THH trong thời hạn tối đa 120 ngày kể từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng.
2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng
Thường trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu thấy hàng hoá có dấu hiệu bị tổn thất, công ty hoặc các doanh nghiệp thay mặt công ty để nhận hàng sẽ mời công ty giám định, để có thể khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm. Khi phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng công ty lập biên
bản hàng đổ vỡ. Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Còn khi công ty thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng. Nếu nhận thấy đối tượng khiếu nại là người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán. Khi phát hiện hàng hoá tổn thất thuộc trách nhiệm của người bảo hiểm, thì công ty lập tức thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra. Mời cơ quan giám định theo thoả thuận trong hợp đồng tiến hành giám định tổn thất và lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định tại hợp đồng bảo hiểm hoặc quy định tại đơn bảo hiểm. Còn nếu hàng hoá tổn thất trên quãng đường vận chuyển, nghĩa là vận đơn cấp là vận đơn hoàn hảo nhưng khi giao hàng tại cảng lại thiếu hụt, sai quy cách phẩm chất, bao bì bẹp hay thấm nước…lúc này người chuyên chở hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Công ty lập bộ hồ sơ khiếu nại người chuyên chở để được bồi thường. Khi ký kết hợp đồng, trong điều kiện thuê tàu, công ty thường quy định rõ tuổi của tàu không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. Nếu người bán thuê tàu già hơn quy định trong hợp đồng thì sẽ phải phí tàu già vì công ty bảo hiểm thường không bồi thường mức phí ấy.
Thực tế nhận thấy, hàng hoá được vận chuyển bằng container và lựa chọn hãng tàu uy tín, quãng đường vận tải rất ít rủi ro, cho nên công ty thường không phải mời các công ty giám định tổn thất và khiếu nại đối tượng nào. Việc khiếu nại đòi bồi thường là một công việc bất đắc dĩ, tốn kém thời gian, công sức, nhưng để đảm bảo lợi ích của mình và hạn chể rủi ro, khi giao nhận hàng hoá công ty vẫn mời các công ty giám định có thể chủ động khi có rắc rối xảy ra.
2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Như vậy, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá phải trải qua các bước tuân theo một trình tự và có liên quan chặt chẽ với nhau. Dù một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn. Cho nên công ty hoàn thành tốt tất cả các khâu, không để một lỗi lầm nhỏ xảy ra, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hoá. Điều này giúp cho công tác giao nhận hàng hoá của công ty diễn ra tương đối an toàn và nhanh chóng. Trong công tác thanh toán, công ty luôn mở L/C và thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, vì đối tác là nước ngoài cho nên việc tiến hành ký kết thoả thuận hợp đồng đôi khi chưa chặt chẽ, dẫn đến những bất lợi khi thực hiện hợp đồng. Bảng sau sẽ cho ta thấy kết quả hợp đồng của công ty trong thời gian qua:
Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007
Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) HĐNK đã ký kết 36 100 38 100 39 100 40 100 42 100 HĐNK đã thực hiện 32 88,88 9 33 86,84 2 35 89,74 4 36 90 39 92,857 HĐNK bị huỷ bỏ 4 11,11 1 5 13,15 8 4 10,25 6 4 10 3 7,143
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu
Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty là khá cao, trung bình gần 90%. Chứng tỏ khả năng giám sát và điều hành hoạt động của ban giám đốc công ty, nghiệp vụ của nhân viên nhập khẩu là khá tốt. Tiến hành tìm hiểu nghiên nhân số hợp đồng bị huỷ bỏ, ta nhận thấy rằng hầu hết đó đều là lý do khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của của công ty.
Do sự biến động của giá cả sản phẩm gây thiệt hại cho bên xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu chủ động huỷ bỏ hợp đồng và phải chịu phạt do vi phạm hợp đồng. Số hợp đồng bị huỷ bỏ hàng năm có xu hướng giảm (năm 2003 là 4 hợp đồng đến năm 2007 là 3 hợp đồng), thêm vào đó số hợp đồng
được ký kết ngày càng tăng (năm 2003 là 36 hợp đồng đến năm 2007 là 42 hợp đồng) làm cho tỷ lệ hợp đồng hỏng giảm xuống (từ 11,111% vào năm 2003 xuống còn 7,143% vào năm 2007). Đây là dấu hiệu cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của THH đã có nhiều bước tiến khả quan, hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển tích cực.