Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty Sông Đà

2.1. Tình hình sản xuất kinh doanh và hoạt động kiểm toán tại Tổng công ty Sông Đà Sông Đà

2.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty Sông Đà Sông Đà

Tổng công ty Sông Đà là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Xây dựng đợc thành lập từ năm 1960 với tên giao dịch quốc tế là Song Da Corporation. Đây là một trong những tổng công ty lớn mạnh của Bộ Xây dựng có những đóng góp quan trọng vào công cuộc xây dựng cơ sở hạ tầng cho đất nớc, đồng thời góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hoá đất nớc. Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nớc, tổng công ty Sông Đà đã 2 lần đợc tặng thởng huân chơng Hồ Chí Minh cùng nhiều huân huy chơng khác; nhiều tập thể và cá nhân đã đợc tặng danh hiệu anh hùng lao động, chiến sĩ thi đua toàn quốc và nhiều danh hiệu cao quý khác.

Hoạt động kinh doanh chính của Tổng công ty thuộc các lĩnh vực xây dựng công trình thuỷ điện, công trình cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, xây dựng công nghiệp, dân dụng, đờng dây và trạm, sản xuất vật liệu xây dựng, thép, xi măng, các khu công nghiệp và đô thị, t vấn xây dựng, xuất nhập khẩu vật t, thiết bị, công nghệ xây dựng cùng nhiều lĩnh vực kinh doanh khác.

Qua 40 năm trởng thành và phát triển, Tổng công ty Sông Đà đã tích luỹ đợc rất nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất. Ngày nay, Tổng công ty có một đội ngũ hơn 20000 cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề trong đó hơn 3000 cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học, chú trọng đầu t đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lợng thiết bị thi công chuyên ngành tiên tiến và hiện đại. Tổng công ty Sông Đà hiện nay là một tổ chức kinh tế lớn với 16 đơn vị thành viên hạch toán độc lập , 12 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 3 đơn vị hành chính sự nghiệp và 4 công ty liên

doanh. Bộ máy quản lý của Tổng công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến hay mô hình quản lý tập trung.

Trong những năm gần đây, nhờ sự nỗ lực trên mọi mặt hoạt động kinh doanh của tổng công ty ngày càng đợc mở rộng, doanh thu năm sau cao hơn năm trớc, đảm bảo việc thực hiện tôt các nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc và chăm lo chu đáo đến đời sống của cán bộ công nhân viên. Để đánh giá tình hình hoạt động của Tổng công ty ta xem xét một số chỉ tiêu cơ bản qua bảng sau: Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của Tổng công ty Sông Đà

Chỉ tiêu Đơn vị Năm

2000 Năm 2001 Năm 2002 Dựkiến 2003 Giá trị sản lợng tỷ.đ 1.400 1.700 3.000 3.800 Doanh thu tỷ.đ 1.781 2.232 2.004 3.364 Thu nhập trớc thuế tỷ.đ 16 40 45 72,7

Lao động bình quân Ngời 18.100 20.500 23.500 27.000 Thu nhập bình quân

đầu ngời/tháng

Ngàn đồng

966 1.185 1.650 2.250

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh ngành xây dựng đồng thời với quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực, địa bàn rộng, có nhiều đơn vị trực thuộc và đợc phân cấp quản lý khác nhau nên tổ chức kế toán của Tổng công ty bao gồm phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán của các đơn vị hạch toán độc lập.

Phòng kế toán của các đơn vị hạch toán độc lập tổ chức thực hiện hạch toán theo phơng thức đầy đủ. Cụ thể, hạch toán tổng hợp chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình nh một doanh nghiệp độc lập. Cuối kỳ hạch toán gửi các báo cáo kế toán lên bộ phận kế toán của Tổng công ty.

Phòng kế toán Tổng công ty đặt tại trụ sở của Tổng công ty có các chức năng sau:

- Tổ chức quản lý tài chính và thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Tổng công ty nh một doanh nghiệp độc lập.

- Tổng hợp số liệu từ phòng kế toán các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh chuyển lên, lập báo cáo chung của Tổng công ty.

Tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty đợc áp dụng theo mô hình trực tuyến. Theo mô hình này mọi nhân viên trong phòng hoạt động dới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng. Với đặc điểm của hoạt động sản xuất, kinh doanh tổ chức của Tổng công ty hiện nay, phơng thức tổ chức bộ máy kế toán này tỏ ra phù hợp và đạt hiệu quả cao. Phơng thức tổ chức này đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ số 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Sông Đà

Về hình thức kế toán vận dụng: Tổng công ty Sông Đà là một trong những doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành và đợc thực hiện trên máy vi tính thông qua một sản phẩm phần mềm do Tổng công ty tự xây dựng.

Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung là sử dụng sổ nhật ký chung ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian, đồng thời ghi sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan.

Hệ thống kế toán sử dụng tại Tổng công ty Sông Đà bao gồm : - Sổ nhật ký chuyên dùng kế toán trưởng Tổng công ty Phó kế toán trư ởng Phó kế toán trư ởng Phó kế toán trư ởng Phó kế toán trư ởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật tư, hàn hoá, TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán quỹ Thủ quỹ Bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức riêng

Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận không có tổ chức kế toán riêng

- Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản - Sổ kế toán chi tiết.

Trên đây là những đặc điểm khái quát nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tổ chức kế toán và là những đặc điểm chi phối nhiều nhất đến đặc điểm tổ chức, nội dung hoạt động của kiểm toán nội bộ.

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty Sông Đà là thuộc về lĩnh vực đầu t XDCB. Hoạt động này đã tạo ra phần lớn lợi nhuận cho công ty, làm tăng giá trị TSCĐ tứ 662 tỷ đồng( năm 1993) đến 1600 tỷ đồng( năm 2002), tăng giá trị xuất nhập khẩu từ 4% đến 10,5% trong những năm qua đồng thời tạo việc làm cho hơn 4000 cán bộ công nhân viên đặc biệt có một số cơ sở có việc làm th- ờng xuyên và thu nhập ổn định. Tuy nhiên có một số mặt cần xem xét trong quá trình đầu t của Tổng công ty.

Về công tác chuẩn bị đầu t, việc xác định địa bàn của dự án, đánh giá thị tr- ờng tiêu thụ, tính toán giá thành sản phẩm đầu vào, giá đầu ra tại thị trờng tiêu thụ khác xa so với thực tế. Quá trình triển khai dự án thờng bị điều chỉnh kế hoạch sai lệch đi nhiều so với khi lập dự án. Một số dự án cha hoàn thành thủ tục đầu t đã tiến hành thực hiện nên không quản lý đợc tổng dự toán và tổng mức đầu t, nhiều trờng hợp phải chạy theo các thủ tục để thanh toán và quyết toán.

Khi xây dựng, công tác khảo sát, thiết kế kỹ thuật và lựa chọn thiết bị lắp đặt cho dự án cha đợc nghiên cứu thận trọng nên khi thực hiện thì giá trị đầu t thờng vợt cao hơn so với tổng mức đầu t ban đầu dẫn đến việc quản lý đầu t rất khó khăn và là một trong những nguyên nhân làm tăng giá thành phẩm.

Khi vận hành, một số dự án việc quản lý, vận hành cha tốt, cha có biện pháp quản lý chi phí dầu vào,... do đó không tiêu thụ đợc sản phẩm dẫn đến việc sản xuất không đạt đợc công suất thiết kế. Một số đơn vị đợc Tổng công ty uỷ quyền là chủ đầu t thực hiện quản lý vận hành dự án cha thấy rõ đợc ý thức trách nhiệm ngay từ khi thực hiện thủ tục đầu t và xây dựng.

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đầu t XDCB, công tác kiểm toán dự án và kiểm toán Báo cáo quyết toán công trình đầu t XDCB đợc đa vào trong kế hoạch kiểm toán của phòng Kiểm toán nội bộ tổng công ty Sông Đà.

2.1.2. Quá trình hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà.

Với yêu cầu bức thiết của quản lý và nhận thức sâu sắc của lãnh đạo Tổng công ty về sự cần thiết của công tác kiểm toán nội bộ, thực hiện quyết định số 832 TC/QĐ-CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng sông Đà đã ra quyết định số 04 TCT/HĐQT, ngày 06/01/1998 thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ của Tổng công ty.

Năm 1999 Tổng công ty đã tiến hành xây dựng Quy chế kiểm toán nội bộ của riêng mình. Nội dung của Quy chế đợc soạn thảo căn cứ vào Quy chế kiểm toán nội bộ do Bộ tài chính đã ban hành trong quyết định số 832 TC/QĐ-CĐKT, có tính đến thực tế đa dạng ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty trong đó quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán nội bộ là phòng chức năng giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng công ty kiểm tra, xác nhận, đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên và toàn Tổng công ty.

Kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà có nhiệm vụ:

- Xây dựng phơng án tổ chức công tác kiểm toán nội bộ trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt.

- Xây dựng kế hoạch và lập chơng trình kiểm toán tháng, quý, năm trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt.

- Tổ chức các khoá học kiểm toán nội bộ trong nội bộ Tổng công ty theo nhiệm vụ, kế hoạch và chơng trình kiểm toán nội bộ đã đợc phê duyêt.

- Soạn thảo trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành các quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định và các văn bản hớng dẫn thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty.

- Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Kiểm tra và xác nhận chất lợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình ký duyệt.

- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị định, quyết định của Tổng gián đốc và Hội đồng quản trị.

- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài chính của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty.

- Đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm(nếu có) và đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty.

- Lập báo cáo kiểm toán nội bộ khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán. Báo cáo kiểm toán nội bộ đợc gửi cho Hội đồng quản trị và lãnh đạo của Tổng công ty

Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà hoạt động trên các lĩnh vực kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Kiểm toán hoạt động là việc kiểm tra, xác nhận và đa ra đánh giá về hoạt động, tính hiệu quả của các hoạt động từ đó đa ra kiến nghị nhằm cải tiến, hoàn thiện hoạt động của mỗi đơn vị thành viên cũng nh toàn Tổng công ty.

Các lĩnh vực của kiểm toán hoạt động:

- Kiểm tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật t, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh) của các đơn vị thành viên cũng nh toàn Tổng công ty.

- Kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh phân phối và sử dụng thu nhập kết quả bảo toàn và phát triển vốn.

- Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong công việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Kiểm toán tuân thủ:là việc kiểm tra xác nhận và đa ra những đánh giá về việc:

- Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của nhà nớc.

- Ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định quy chế của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc cũng nh lãnh đạo các đơn vị thành viên có phù hợp với luật pháp, chính sách chế độ đó của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty.

- Tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ cũng nh từng khâu công việc trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Chấp hành các nguyên tắc, chính sách, các Chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị đến việc lu trữ tài liệu kế toán.

Kiểm toán Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị: đây là việc kiểm tra, xác nhận và đánh giá tính kịp thời đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị của các đơn vị thành viên, các đại diện, chi nhánh của Tổng công ty, cơ quan Tổng công ty, Báo cáo tài chính , Báo cáo quản trị hợp nhất của toàn Tổng công ty trớc khi Tổng giám đốc ký duyệt; đa ra những kiến nghị và t vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả.

Việc kiểm toán Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị có thể đợc tiến hành theo quý, năm tuỳ thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty, yêu cầu của Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị

Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình phòng kiểm toán nội bộ đợc biên chế 12 ngời gồm: 1 trởng phòng, 2 phó phòng và 9 nhân viên. Tuy nhiên khi thực hiện kiểm toán thì phòng Kiểm toán nội bộ có thể đợc tăng cờng thêm nhân viên để có thể tổ chức thành 3 đoàn kiểm toán hoàn chỉnh độc lập và thực hiện các phần việc sau: kiểm toán tài sản cố định, kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán chi phí giá thành, kiểm toán tiền lơng, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp nhà n- ớc…

Với bộ máy kiểm toán nội bộ đợc tổ chức nh trên, cho đến nay tổng công ty Sông Đà cha phải thuê kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm cũng nh kiểm toán mọi mặt hoạt động khác, nhiệm vụ này hoàn toàn do kiểm toán nội bộ đảm nhiệm. Trởng thành dần theo thời gian phòng Kiểm toán nội bộ Tổng công ty đã chứng tỏ là một công cụ trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty tăng cờng hiệu lực quản lý, tăng hiệu quả và hạn chế rủi ro trong sản xuất và kinh doanh.