cáo quyết toán công trình đầu t xây dựng cơ bản.
Trong năm 2003 một số dự án đầu t xây dựng cơ bản đợc đa vào kế hoạch kiểm toán chính thức theo những chuyên đề riêng biệt của phòng kiểm toán nội bộ chứng tỏ sự tin cậy của ban giám đốc Tổng công ty với hiệu quả mang lại của công tác này. Với các kiến thức đã đợc tích luỹ trong quá trình thực hiện, học tập nghiên cứu tại trờng Đại học Kinh tế quốc dân và nghiên cứu thực tiễn kiểm toán tại phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty em mạnh dạn có một số đề xuất để góp phần vào việc khắc phục những tồn tại trong kiểm toán các dự án đầu t xây dựng cơ bản tại Tổng công ty Sông Đà.
Thứ nhất, để có thể cùng một lúc thực hiện đợc cả 3 nội dung kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán Báo cáo quyết toán tại Tổng công ty ngoài kiểm toán viên nội bộ có trình độ chuyên môn cao về tài chính kế toán cần bổ sung các kiểm toán viên nội bộ trong những lĩnh vực chuyên ngành khác đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Trớc mắt, công ty cần bổ sung thêm ngời có kinh nghiệm, năng lực trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán từ các đơn vị lên phòng Kiểm toán nội bộ. Và về lâu dài Tổng công ty cần tổ chức các khoá học bồi dỡng nghiệp vụ thờng xuyên, tổ chức các cuộc tiếp xúc trao đổi với các chuyên gia kiểm toán thuộc các lĩnh vực khác nhau nhằm trau dồi và nâng cao trình độ của kiểm toán viên nội bộ. Một cách khác Tổng công ty có thể tuyển nhân viên là các sinh viên chuyên nghành kiểm toán trong các trờng đại học nhằm giảm chi phí đào tạo cho công ty.
Thứ hai, Tổng công ty cần có những quy định cụ thể về việc luân chuyển thông tin báo cáo tạo điều kiện cho kiểm toán nội bộ năm bắt kịp thời đợc các thông tin trong Tổng công ty. Nh vậy phòng kiểm toán nội bộ với chức năng, nhiệm vụ của mình cần có sự phối hợp với các phòng ban trong việc kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế đồng thời thông qua việc xem xét, đánh giá chất l- ợng thông tin kinh tế của kiểm soát nội bộ cũng nh hiệu lực của hệ thống kỉêm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ đa ra những kiến nghị nhằm hoàn chỉnh quy chế cũng nh báo cáo, thông tin.
Thứ ba, qua phân tích tình hình kiểm toán các dự án đầu t xây dựng cơ bản tại Tổng công ty cho thấy nội dung kiểm toán hoạt động cha là một nội dung chính trong một cuộc kiểm toán dự án đầu t xây dựng cơ bản. Tuy nhiên trong ch-
ơng I khi tìm hiểu về các lĩnh vực hoạt động của kiểm toán nội bộ nói chung cũng nh trong phần II qua nội dung Quy chế hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đều thấy lĩnh vực chủ yếu của kiểm toán nội bộ là kiểm toán Báo cáo tài chính hay Báo cáo quyết toán của dự án đầu t xây dựng cơ bản. Nh vậy kiểm toán nội bộ Tổng công ty nên và cần phải mở rộng nội dung kiểm toán hoạt động. Với t cách là các kiểm toán viên nội bộ, họ có một vị trí độc đáo để thực hiện kiểm toán hoạt động, đó là do họ là những nhân viên của Tổng công ty và dành tất cả thời gian của họ làm việc cho Tổng công ty mà họ đang kiểm toán. Vì thế họ có một kiến thức đáng kể về Tổng công ty và công việc sản xuất kinh doanh của nó mà đây là điều cơ bản để kiểm toán hoạt động có hiệu quả.
Để thực hiện kiểm toán nội bộ Báo cáo quyết toán công trình đầu t XDCB, phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty sông Đà có thể áp dụng quy trình kiểm toán hoạt động đã nêu trong Chơng I : “ Cơ sở lí luận của kiểm toán các dự án đầu t xây dựng cơ bản của kiểm toán nội bộ”. Tuy nhiên thực tế kiểm toán cho thấy kiểm toán Báo cáo quyết toán là một cuộc kiểm toán liên kết do đó kiểm toán có thể kết hợp kiểm toán hoạt động và kiểm toán Báo cáo tài chính mà kiểm toán viên nội bộ thực hiện. Mối quan hệ đó có thể thấy thông qua sơ đồ số 3.
Tuy nhiên Tổng công ty cũng phải cân nhắc giữa chi phí để thực hiện kiểm toán với những hiệu quả đạt đợc nhằm đa ra những quyết định chính xác và có lợi nhất cho toàn Tổng công ty.
Thứ t, kiểm toán viên nội bộ có thể hoàn thiện một số nội dung trong quy trình kiểm toán các dự án đầu t xây dựng cơ bản nh hoàn thiện việc vận dụng tính trọng yếu, nâng cao công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, vận dụng một số phơng pháp chọn mẫu trong kiểm toán, áp dụng một số kỹ thuật kiểm toán, hoàn thiện công tác lập biên bản và lập báo cáo kiểm toán.
Sơ đồ số 3: Đối chiếu quy trình kiểm toán hoạt động và kiểm toán báo cáo quyết toán
Kiểm toán hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính
Tính trọng yếu rất quan trọng đối với việc đảm bảo kiểm toán và thiết kế ph- ơng pháp kiểm toán. Đối với kiểm toán viên việc đảm bảo kiểm toán toàn diện trên mọi mặt của đối tợng kiểm toán là điều không thực tế. Tại Tổng công ty Sông Đà, kiểm toán viên đã vận dụng tính trọng yếu trong quá trình thực hiện kiểm toán các dự án đầu t xây dựng cơ bản nhng chủ yếu theo kinh nghiệm và những phán xét chủ quan. Để đảm bảo cho các kết luận kiểm toán đợc chuẩn xác hơn các kiểm
Lựa chọn đối tượng kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán
Nghiên cứu tổng quát
Xem xét kiểm toán nội bộ
Thử nghiệm mở rộng Thử nghiệm kiểm soát
Thủ tục phân tích
Thử nghiệm chi tiết
Xử lí các phát hiện kiểm toán
Báo cáo kiểm toán
Theo dõi sau kiểm toán
Lựa chọn đối tượng kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán
Nghiên cứu tổng quát
Xem xét kiểm toán nội bộ
Xử lí các phát hiện kiểm toán
Báo cáo kiểm toán
toán viên nên tiến hành vận dụng tính trọng yếu một cách bài bản hơn qua 5 bớc nh sau :
B
ớc 1 : Ước lợng ban đầu về tính trọng yếu
Sự ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu là ớc lợng tối đa mà các kiểm toán viên tin rằng ở mức đó các thông tin có thể bị sai nhng vẫn cha ảnh hởng đến các quyết định của ngời sử dụng hợp lí.
B
ớc 2 : Phân bổ ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận.
Nếu các kiểm toán viên có ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu đối với từng bộ phận điều này giúp họ xác định đợc bằng chứng thích hợp để thu thập. Các kiểm toán viên tiến hành phân bổ tính trọng yếu cho các tài khoản trên bảng cân đối kế toán. Mục tiêu của quá trình phân bổ tính trọng yếu phải nhằm tối thiểu hoá chi phí kiểm toán.
B
ớc 3, 4, 5 : Khi kiểm toán viên tiến hành các thủ tục kiểm toán cho từng phần của cuộc kiểm toán, tất cả các sai số tìm đợc đều đợc vào sổ. Những sai số này đợc dùng để ớc tính tổng cộng sai số trong mỗi phần. Con số tổng cộng đợc dựa vào nh một ớc tính hoặc thờng hơn là một dự đoán vì chỉ có một mẫu thay vì toàn bộ tổn thể đợc kiểm toán. Một cách để tính sai số ớc tính là đem chia tổng cộng sai số phát hiện đợc cho số tiền của mẫu rồi nhân kết quả đó với tổng giá trị ghi sổ của tổng thể. Kết quả tính đợc là tổng cộng sai số ớc tính. Đến bớc 4 thì cần tính số ớc tính sai số kết hợp. Nó là tổng của các sai số ớc tính cho từng tài khoản. Số ớc tính sai số kết hợp này có thể đem so sánh với ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu. Đến đây kiểm toán viên cần có những phán xét quan trọng về sự ảnh hởng của chênh lệch đến kết luận kiểm toán cuối cùng.
Trên đây là cách vận dụng tính trọng yếu trong công tác kiểm toán. công việc sẽ hiệu quả hơn nếu tính trọng yếu đợc bộ phận kiểm toán nội bộ xây dựng thành những “ Biểu chỉ đạo về tính trọng yếu “, nhằm hớng dẫn cụ thể cho nhân viên trong phòng vận dụng trong việc đánh giá sai sót, chênh lệch mà họ phát hiện khi kiểm toán các phần hành, khoản mục cụ thể.
Thứ năm, mặc dù kiểm toán viên đã có những hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhng để thực hiện kiểm toán Báo cáo quyết toán công trình đầu t XDCB thì các hiểu biết đó phải đợc tổ chức thành hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần thay vì chỉ ghi nhớ trong đầu. Cách hiệu quả là kiểm toán viên lập bảng về đối tợng kiểm toán hoặc cập nhật bảng mô tả trong hồ sơ thờng trực về
những thay đổi trong cơ cấu tổ chức, chức năng, trách nhiệm và các hoạt động của đơn vị. Các mô tả này bao gồm các bảng tờng thuật, lu đồ và sơ đồ tổ chức cũng nh các thông tin tài chính và các hoạt động của đơn vị. Thờng bảng mô tả bao gồm những nội dung chính sau đây :
+ Mục tiêu hoạt động của đơn vị
+ Những giới hạn trong môi trờng hoạt động + Các bộ phận và chức năng trong đơn vị
+ Nguồn lực (số lợng và phân loại nhân viên, tình hình lu chuyển tiền tệ, đất đai, nhà xởng và thiết bị, các hệ thống thông tin ...)
+ Các cán bộ quản lí của đơn vị
Trong thực tế các bảng mô tả này có thể có nhiều nội dung và chi tiết hơn.
Thứ sáu, do không thể kiểm toán toàn diện đối tợng kiểm toán cho nên phải thực hiện các phơng pháp chọn mẫu. Để mẫu kiểm toán mang tính đại diện cao thì kiểm toán viên có thể áp dụng một số phơng pháp chọn mẫu cơ bản chọn mẫu xác suất, chọn mẫu phi xác xuất và chọn mẫu theo nhận định nhà nghề.
Chọn mẫu xác suất còn gọi là chọn mẫu ngẫu nhiên là cách chọn khách quan theo đúng phơng pháp xác định, bảo đảm cho mọi phần tử cấu thành đám đông đều có khả năng nh nhau trong việc hình thành mẫu chọn.
Đặc trng cơ bản của phơng pháp chọn ngẫu nhiên là khách quan, máy móc cả trong cách nhìn nhận đánh giá các phần tử của đám đông lẫn trong chọn mẫu.
Trong kiểm toán chọn mẫu ngẫu nhiên đợc thực hiện ở 3 loại hình cụ thể + Bảng số ngẫu nhiên
+ Chọn mẫu ngẫu nhiên(đầu vào - đầu ra) qua máy tính + Chọn hệ thống
Bảng số ngẫu nhiên là một bảng lập sẵn và đảm bảo cho các con số trong mỗi hàng, mỗi cột đều đợc lựa chọn mẫu đại diện với số lợng tơng đơng nhau. Kiểm toán viên sẽ căn cứ từ tổng thể để chọn một số mẫu bất kỳ từ các số ngẫu nhiên.
Chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính: kiểm toán viên nạp số liệu và các nghiệp vụ chi tiết vào máy, sau đó chọ mẫu bất kỳ, chọn mẫu theo hệ thống để chọn đợc mẫu đại diện theo nguyên tắc chung.
Chọn mẫu theo hệ thống: theo phơng pháp này kiểm toán viên chọn mẫu kiểm toán theo một nguyên tắc nhất định chẳng hạn theo một khoảng cách đều nhau. Các mẫu đại diện này phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các phần tử chọn mẫu đại diện trong tổng thể phải có dặc tính giống nhau.
- Các phần tử của mẫu đợc chọn phải đựoc sắp xếp có hệ thống tuần tự
- Không để một phần tử nào trong tổng thể bị sót Các bớc chọn mẫu theo hệ thống:
- Xác định số tổng thể và số lợng mẫu đại diện cần chọn
- Xác định khoảng cách các phần tử mẫu cần chọn
- Bắt đầu chọn mẫu đại diện, từ phần tử đầu tiên của số liệu hoặc nghiệp vụ, chọn các phần tử theo một khoản cách bằng nhau cho đến phần tử cuối cùng Ví dụ, đối với các khoản mục chi phí đầu t xây dụng cơ bản kiểm toán viên có thể thực hiện chọn mẫu theo phơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên bởi đối tợng mẫu phần lớn là những chứng từ đã đợc đánh số trớc.
Chọn mẫu phi xác suất: các phơng pháp chọn mẫu phi xác suất thờng đợc sử dụng là chọn mẫu theo khối: là việc chọn một tập hợp các mẫu liên tục trong một giây nhát định. Trong trờng hợp này phần tử đầu tiên trong khối đợc chọn thì phần còn lại cũng đợc chọn tất yếu. Mộu chọn có thể là một khối hay nhiều khối.
Chọn mẫu theo nhận định nhà nghề: trong nhiều trờng hợp đặc biệt khi cỡ mẫu nhỏ hoặc có tình huống không bình thờng... chọn mẫu theo nhận định sẽ tạo cơ hội tôt cho sự xuất hiện của mẫu đại diện. Để tăng đợc khả năngcủa phơng pháp nhận địnhthờng phải tập rung chú ý vào phân bố mẫu chọn theo các hớng khác nhau:
+ Theo loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
+ Theo phần việc cho các nhân viên khác nhau phụ trách: theo đó số lợng nghiệp vụ do mỗi ngời thực hiện phải đợc kiểm toán. Nếu có thay đổi nhân viên hoặc các nghiệp vụ ở các địa điểm khác nhau sẽ có mẫu chọn đại diện khi giới hạn phạm vi chọn mẫu.
+ Theo quy mô: khi chọn các mẫu có quy mô tiền tệ khác nhau thì các khoản mục, nghiệp vụ, tài khoản có số d lớn cần đợc chọn để kiểm toán
Đối với các kiểm toán viên nội bộ thì phơng pháp chọn mẫu phi xác suất tỏ ra phù hợp hơn phơng pháp chọn mẫu xác suất vì chi phí chọn mẫu thì nhỏ hơn, và coc sự hiểu biết rất tốt về các đối tợng kiểm toán của mình.
Thứ bảy, nhằm nâng cao tính chân thực của kết luận kiểm toán và tính khả thi của các kiến nghị của kiểm toán viên nội bộ cần áp dụng đa dạng kỹ thuật kiểm toán đặc biệt là việc kiểm kê tài sản. Kiểm toán viên nội bộ phải chứng kiến trực tiếp việc kiểm kê và đếm tài sản để chứng minh số lợng và tình trạng của tài sản có đúng với bảng kê khai hay không và xác nhận tình trạng đó.
Kỹ thuật thờng áp dụng với kiểm kê tiền mặt., tín phiếu, tài sản thế chấp, hàng hoá, nguyên vật liệu và tài sản cố định , Tuy nhiên đối với các tài sản thuộc lĩnh vực xây lắp có những đặc thù riêng và thờng để ngoài trời thì kiểm toán viên phải đặc biệt chú ý đến quan sat công tác bảo quản của đơn vị để đánh giá mức độ sử dụng và tình trạng của tài sản, kiểm toán viên cần phải có những hiểu biết nhất định về các máy móc kỹ thuật vốn là đặc trng của doanh nghiệp xây lắp, cần phải hiểu đợc các thông số kỹ thuậtcơ bản để có thể đánh giá chính xác tình hình hoạt động của máy móc, phơng tiện sản xuất trong doanh nghiệp.
Phơng pháp này có u điểm là cho phép ta kiểm tra về số lợng, chất lợng tài sản và bằng chứng có độ tin cậy cao. Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng phơng pháp này sẽ không chứng minh đợc quyền sở hữu đối với tài sản, điều kiện thực hiện khó khăn.
Thứ tám, trong bớc kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên gửi biên bản kiểm toán cho các đối tợng kiểm toán dể họ ký xác nhận. Thực trạng này có thể gây bất cập cho việc gửi báo cáo kiểm toán cho ban lãnh đạo Tổng công ty trong trờng hợp cácc đối tợng này trì hoãn, Bên cạnh đó báo cáo kiểm toán và biên bản kiểm toán còn cha có sự phân biệt rạch ròi về hình thức và nội dung. Nh vậy báo cáo kiểm toán cha đảm bảo tính súc tích.
Để khắc phục các hạn chế trên phòng Kiểm toán nội bộ có thể có một số thay đổi nh: đối với nhợc điểm thứ nhất, kiểm toán viên có thể yêu cầu tổng giám đốc