Mục đích của lớp nghiệp vụ/quy trình:
Cơ sở dẫn liệu:
• Khoản phải thu: Tồn tại, Đánh giá đúng, Đầy đủ, Quyền và nghĩa vụ. • Bán hàng: Hiện hữu, Phương pháp tính giá đúng và Đầy đủ.
Mục tiêu hoạt động (Thời gian/Chi phí/Chất lượng)*
• Chuyển hàng đúng thời gian • Doanh thu được ghi nhận đúng kỳ
Những mục tiêu về tuân thủ
• Tuân thủ những quy định về kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Trích dự phòng cho nợ xấu và xóa nợ không thu hồi được theo những chính sách của công ty
Đầu ra/Đầu vào của các lớp nghiệp vụ/ quy trình
Đầu ra/đầu vào của ứng dụng công nghệ hỗ trợ Đầu vào: • Bảng chào giá • Hợp đồng Đầu vào: • File quản lý khách hàng • Thanh toán của khách hàng Đầu ra:
• Yêu cầu mua hàng
• Biên bản vận chuyển hàng • Hóa đơn
• Ghi nhận nghiệp vụ
Đầu ra: • Hóa đơn
• Nhập nghiệp vụ vào Sổ chi tiết Doanh thu, Các khoản phải thu và hàng tồn kho • Nhập nghiệp vụ vào sổ Cái
• Báo cáo quản lý chi phí
Những lớp nghiệp vụ quan trọng:
• Bán hàng • Xuất kho • Thu tiền
Những tài khoản cần chú ý bị ảnh hưởng và những rủi ro kinh doanh và báo cáo tài chính liên quan đến những tài khoản này:
• Khoản phải thu • Bán hàng • Hàng tồn kho • Giá vốn hàng bán • Tiền
Miêu tả những thông tin nổi bật trong lớp nghiệp vụ cần chú ý Miêu tả sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đối với
nghiệp vụ
Công ty ABC có 5 văn phòng thuộc phòng Kinh doanh ở Hà Nội,Quảng Bình, Hải Phòng, Đã Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh và công ty không có hoạt động xuất khẩu.
Quy trình bán hàng bắt đầu từ Phòng Kinh doanh:
• Các nhân viên bán hàng sẽ thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng, sau đó sẽ gửi cho Phòng Định giá.
• Các nhân viên ở Phòng Định giá sẽ dựa trên những thông tin (như loại cửa, các tính năng đặc biệt…) để lập bản báo giá, rồi gửi lên trưởng phòng và thành viên Hội đồng quản trị để phê chuẩn và đóng dấu trước khi gửi cho khách hàng.
Không có
Trong trường hợp Khách hàng đồng ý với bản báo giá, phòng Kinh doanh sẽ chuẩn bị một Hợp đồng quy định giá trị hợp đồng, cách thức thanh toán…bao gồm cả các điều khoản về yêu cầu đặt cọc cho hợp đồng.
Hợp đồng sẽ được ký kết giữa khách hàng và thành viên Ban Giám đốc.
Thông tin về khách hàng sẽ được chuyển tới phòng Kế toán để ghi nhận vào hệ thống kế toán nếu là khách hàng mới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những khoản đặt cọc sẽ được ghi nhận để ghi vào bên Có Tài khoản phải thu.
Không
Để thực hiện sản xuất, nhân viên kinh doanh sẽ chuẩn bị những chứng từ như Hợp đồng, Bản báo giá, Yêu cầu sản xuất để gửi cho nhà máy. Yêu cầu sản xuất phải được phê chuẩn bởi Ban Giám đốc cũng như những kiểm soát viên, người có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất giữa yêu cầu của khách hàng với yêu cầu sản xuất để chắc chắn rằng sản phẩm làm ra đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Không
Sản phẩm hoàn thành từ nhà máy sẽ được chuyển trực tiếp đến khách hàng.
Phiếu giao hàng phải có chữ ký của khách hàng để chắc chắn rằng sản phẩm đã được chuyển đến đúng khách hàng.
Từ việc tìm hiểu quy trình nghiệp vụ, các kiểm toán viên đã đưa ra những đánh giá về kiểm soát các rủi ro dễ gặp phải trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và đã kết luận rằng quy trình của công ty ABC là có tồn tại.
Sai sót dễ gặp Hoạt động kiểm soát Tần suất Người thực hiện Đánh giá về thiết kế Đánh giá hoạt động
Doanh thu không được ghi nhận đầy đủ
Số hợp đồng được đánh số bởi nhân viên phòng Kinh doanh
Hàng ngày Phòng Kinh doanh Hiệu quả Không hiệu quả Yêu cầu sản xuất được xem xét
bởi nhân viên kiểm soát
Hàng ngày Nhân viên Kiểm soát Hiệu quả Không hiệu quả Hóa đơn và phiếu xuất
kho không khớp với số hàng chuyển đi
Phiếu giao nhận hàng phải được ký giữa Giám đốc sản xuất và Khách hàng
Hàng ngày Giám đốc sản xuất Hiệu quả Hiệu quả
Thủ kho phải kiểm tra và chấp nhận số với Phiếu giao nhận và Yêu cầu sản xuất trước khi xuất hàng.
Hàng ngày Bộ phận thủ kho Hiệu quả Hiệu quả
Các số liệu về mức giá, chiết khấu, mức thuế… trong hóa đơn bị ghi sai
Hợp đồng phải được kiểm tra và trùng khớp với số liệu trong bảng báo giá do Phòng Kinh doanh lập
Hàng ngày Nhân viên kiểm soát Hiệu quả Không hiệu quả
Chiết khấu phải được ghi trong hợp đồng và được phê chuẩn bởi Tổng Giám đốc
Hàng ngày Tổng giám đốc Không hiệu quả
Nhân viên kế toán phải thực hiện đối chiếu để kiểm tra sự trùng khớp về số liệu giữa hóa đơn với hợp đồng đã ký kết
Hàng ngày Kế toán tổng hợp Hiệu quả Hiệu quả
2.1.6. Tìm hiểu và thực hiện kiểm tra xuyên suốt về hệ thống thông tin kiểm soát
Do hệ thống công nghệ thông tin của công ty ABC là hết sức đơn giản, phần mềm sử dụng là phần mềm kế toán Bravo và Window2003, do đó các kiểm toán viên đã không thực hiện việc kiểm tra chi tiết đối với hoạt động kiểm soát của hệ thống công nghệ thông tin. Các kiểm toán viên đã thực hiện thủ tục kiểm tra xuyên suốt về những vấn đề quan trọng sau:
• Những thay đổi trong hệ thống
Phần mềm công ty ABC sử dụng được cung cấp bởi bên ngoài, do đó mọi sự thay đổi đều được thực hiện bởi nhà cung cấp. Những yêu cầu về những thay đổi trọng yếu sẽ được phê chuẩn bởi Giám đốc.
Nhà cung cấp và các nhân viên của công ty sẽ hợp tác để thử nghiệm những thay đổi, đồng thời những thay đổi đó cũng được xem xét lại và được thỏa thuận giữa các bên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về sự phân công nhiệm vụ của công ty về những thay đổi:
• Những người lập trình nên phần mềm hệ thống hay những thay đổi sẽ không được phê chuẩn việc phát triển, thay đổi chương trình hay thực hiện những thử nghiệm kiểm soát có liên quan.
• Những người thực hiện các kiểm soát thử nghiệm có liên quan đến việc phát triển chương trình hay những thay đổi không được phê chuẩn bởi việc phát triển và thay đổi chương trình, hay di chuyển chương trình.
Trong quá trình thực hiện kiểm tra xuyên suốt, các kiểm toán viên đã thẩm vấn những người quản lý của công ty và được cho biết rằng tất cả những thay đổi đều được nhà cung cấp thực hiện, do đó không có bất kỳ sự thay đổi trọng yếu nào trong năm 2007 được giải thích. Tuy nhiên, công ty cũng giải thích rằng tất cả những thay đổi đó đều được xem xét và có sự đồng ý của các nhân viên công ty trước khi hoàn
• Truy cập logic
Bằng việc phỏng vấn các nhà quản lý của công ty, các kiểm toán viên đã có được những thông tin sau: Hệ thống công nghệ thông tin của công ty được bảo vệ bởi tên truy cập và mật khẩu được cài đặt bởi nhà cung cấp. Công ty không có một chính sách đặc biệt nào về quyền quản trị hệ thống. Toàn bộ cơ sở dữ liệu của công ty đều được lưu trên máy chủ và tất cả các nhân viên đều có thể truy cập vào để lấy thông tin bằng mật khẩu của mình. Ngoài ra, công ty ABC không có thêm bất kỳ một phần mềm công nghệ thông tin nào. Như vậy, ta có thể thấy phần mềm của công không phức tạp và các nghiệp vụ thì đơn giản và các kiểm toán viên đã kết luận rằng những truy nhập logic của hệ thống công nghệ thông tin kiểm soát là hiệu quả.
• Những thông tin khác
Các kiểm toán viên đã tiến hành phỏng vấn các kế toán của công ty và được cho biết hoạt động sao chép dữ liệu ra ổ cứng để lưu trữ được thực hiện đều đặn hàng tháng bởi kế toán. Tất cả các dữ liệu của công ty đều được lưu trữ trên máy chủ và phần mềm diệt virus được cài đặt cho từng máy tính riêng biệt. Sau đó, các kiểm toán viên đã phỏng vấn và quan sát quy trình sao chép dữ liệu và xác nhận rằng những thủ tục kiểm soát trên đã được thiết lập và hoạt động có hiệu quả.
2.1.7 Đánh giá rủi ro tổ hợp
Từ những nhận xét rút ra từ những bước đánh giá trên, các kiểm toán viên có thể rút ra những đánh giá cuối cùng về mức độ rủi ro tổ hợp (CRA) mà họ phải đảm bảo duy trì được với mỗi cơ sở dẫn liệu của mỗi khoản mục để đảm bảo một mức độ rủi ro có thể chấp nhận được cho báo cáo tài chính mà Ernst & Young Việt Nam đã kiểm toán. Từ những bằng chứng thu được từ những bước công việc trên, đầu tiên là những tìm hiểu về những khoản mục có mức rủi ro lớn trên báo cáo tài chính, tiếp đó, các kiểm toán viên đi sâu vào từng nghiệp vụ có liên quan đến khoản mục đó để tìm ra những nghiệp vụ có rủi ro lớn. Khi đã xác định được những rủi ro trọng yếu có thể xuất hiện đối với nghiệp vụ đó, các kiểm toán viên sẽ có thể dựa vào mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của mỗi nghiệp vụ để xác định được mức rủi ro tổ hợp để đảm bảo mức độ rủi ro trên báo cáo tài chính đã được Ernst & Young Việt Nam kiểm toán được giảm thiểu tới mức chấp nhận được.
Ta sẽ lấy khoản mục doanh thu bán hàng của công ty ABC để minh họa cho việc đánh giá này. Do loại sản phẩm mà công ty ABC cung cấp cho khách hàng là loại sản phẩm dùng chất liệu mới, phù hợp với cuộc sống hiện đại, hơn thế nữa hiện nay trên thị trường số lượng nhà cung cấp loại sản phẩm này không lớn, tuy vẫn còn một vài công ty cạnh tranh nhưng với lợi thế về công nghệ nên công ty ABC phải chịu một áp lực cạnh tranh có thể chấp nhận được, do đó rủi ro tiềm tàng của công ty nói chung và các khoản mục nói riêng là không lớn. Còn về mặt kiểm soát, tuy công ty đã thiết kế một quy trình bán hàng khá chặt chẽ với sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận nhưng do ở một số công đoạn việc thực hiện chưa được các nhân viên thực hiện triệt để, những rủi ro kiểm soát có thể xuất hiện trong khoản mục doanh thu, vì vậy rủi ro kiểm soát đối với khoản mục này được đánh giá là ở mức Trung bình. Như vậy, theo công thức xác định rủi ro tổ hợp của Ernst & Young thì mức độ rủi ro tổ hợp sẽ được đánh giá ở mức độ thấp. Mức độ đánh giá này sẽ ảnh hưởng rất nhiều và là cơ sở để lựa chọn và thiết kế các thủ tục kiểm toán tiếp theo nhằm duy trì được mức độ rủi ro kiểm toán chấp nhận được theo quy định của Ernst & Young đối với những thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính đã kiểm toán của công ty ABC.
Cơ sở dẫn liệu Rủi ro tiềm tàng (IR)
Rủi ro kiếm soát (CR) Rủi ro tổ hợp (CRA) Doanh thu bán hàng- Tính có thật (O) Thấp Trung Bình Thấp Doanh thu bán hàng- Tính đầy đủ (C) Thấp Trung Bình Thấp Doanh thu bán hàng-
Đo lường Thấp Trung Bình Thấp
Doanh thu bán hàng-
Phân loại và trình bày
GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN DO CÔNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN TẠI TẠI NGÂN HÀNG ZYZ (KHÁCH HÀNG CŨ)
2.2.1 Tìm hiểu và ra quyết định chấp nhận khách hàng kiểm toán
Ngân hàng XYZ là khách hàng mà công ty đã kiểm toán vào năm 2006, do đó trước khi tiến hành thực hiện kiểm toán, tổng giám đốc hay phó tổng giám đốc và giám đốc kiểm toán của công ty phải tổ chức một số cuộc họp với khách hàng mà cụ thể là ban giám đốc, các giám đốc các phòng ban của ngân hàng XYZ để nghiên cứu, tìm hiểu lại về tình hình của khách hàng, đặc biệt xem xét những thay đổi của khách hàng trong năm 2007 có khả năng ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán và rủi ro mà Công ty phải gánh chịu. Những thông tin thu được từ khách hàng sẽ được các giám đốc sử dụng để trả lời những câu hỏi trong “Mẫu khách hàng tiếp tục kiểm toán”. Trong số những đánh giá cần thiết nhằm đưa ra quyết định có tiếp tục tiến hành kiểm toán cho khách hàng hay không thì những đánh giá về rủi ro có thể nảy sinh đóng một vai trò quan trọng. Mỗi sự thay đổi trong năm 2007 của ngân hàng đều có thể làm nảy sinh những rủi ro mới cho cuộc kiểm toán, bởi vậy, Ernst & Young Việt Nam đã thực hiện đánh giá những yếu tố rủi ro thông qua việc lập một bảng câu hỏi về những sự thay đổi của khách hàng trong năm 2007 có thể làm tăng rủi ro cho các Kiểm toán viên. Những câu hỏi này được đưa ra, một số được cho lời bởi Ban Giám đốc của Ngân hàng và một số thì được trả lời dựa vào sự đánh giá của các kiểm toán viên dựa trên những thông tin do Ban Giám đốc, những người có liên quan của Ngân hàng XYZ cung cấp.
BẢNG CÂU HỎI VỀ NHỮNG RỦI RO PHÁT SINH