I. Khái niệm và những vấn đề cơ bản của đấu thầu
7. Công tác quản lý
Sau 20 năm áp dụng mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9002-1994 ý thức đợc sự cần thiết phải hoàn thiện mô hình quản lý tiên tiến này trong sản xuất kinh doanh, Công ty đã tập trung chỉ đạo tạo mọi điều kiện thuận tiện tập trung một lực lợng kỹ s có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao công ty đã hoàn thành mô hình quản lý chất lợng toàn diện TMQ (Sở khoa học công nghệ nghiệp thu tháng 3/2003), chuyển đổi xong hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9001 – 9002. Ngày 11/12/2003 đã đợc tổ chức chứng nhận hàng đầu quốc tế của Vơng quốc Anh là GLOBAL cấp giấy chứng nhận công ty có hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 9002 trên các lĩnh vực: điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng; lắp đặt hệ thống cấp thoát nớc đô thị và các công trình xây dựng dân dụng, hạ tầng đô thị
Năm 2003 công ty đã mở rộng thị trờng ra các thị trờng nh: Đà Nẵng, Cẩn Thơ, Quảng Ninh giữ vững và phát huy đ… ợc vị thế của công ty tại Hà Nội, các thị trờng cũ mặc dù sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Vì thế mà bớc vào năm kế hoạch năm 2004 công ty đã có đủ việc làm 6 tháng cho CBCNV.
Trong lĩnh vực quản lý tài chính: Bớc đầu áp dụng tin học trong công tác kế toán đạt yêu cầu của công ty. Dựa vào chính sách nhà nớc và quy chế nội bộ của công ty, đã thực hiện tốt công tác quản lý thu chi tài chính, đồng thời có sự vận dụng thích hợp, luôn cấp phát lơng, thởng kịp thời đầy đủ tạo điều kiện điều kiện thuận lợi cho công tác đấu thầu, tìm kiếm công ăn việc làm và thi công xây lắp cho các đơn vị của công ty. Đặc biệt đã sử dụng đồng vốn hợp lý giúp công ty không những bảo toàn vốn mà còn phát triển vốn.
II. Thực trạng đấu thầu của công ty xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội
1. Quá trình tham gia đấu thầu của công ty
Thông thờng trong một cuộc đấu thầu của công ty đợc tiến hành theo 3 giai đoạn sau:
-Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu -Giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu
-Giai đoạn thi công theo hợp đồng đã thơng thảo.
a.Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
a.1.Quá trình tìm kiếm thông tin.
Là một doanh nghiệp có quy mô vào loại trung bình nên việc doanh nghiệp đ- ợc chủ đầu t, chỉ định thầu là rất ít khi xẩy ra. Đa phần các cuộc đấu thầu là công ty tự tìm kiếm qua các mối quan hệ, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua th mời thầu của chủ đầu t. Với đặc điểm nh vậy nên đã từ lâu công ty rất coi trọng quá trình tìm kiếm thông tin.
Sau khi đã nhận đợc thông báo mời thầu, bộ phận đấu thầu ở phòng kinh tế – kỹ thuật dự thầu phối hợp với phòng kế hoạch – tiếp thị của công ty cử ra một số ngời có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn đi khảo sát ở hiện trờng, bộ phận này có nhiệm vụ nắm rõ về mặt bằng thi công, các nguồn nguyên vật liệu có thể khai thác tại địa phơng nơi có công trình, ớc tính khối lợng công việc, điều kiện thời tiết sau khi bộ phận khảo sát hiện tr… ờng đã xác định rõ về hiện trờng. Ban dự thầu sẽ bắt đầu thực hiện phân tích, tính toán dựa trên cơ sở khảo sát hiện tr- ờng và bản vẽ thiết kế công trình mà chủ đầu t đã lập. Ban dự thầu bắt đầu tiến hành bóc tách khối lợng và tính toán giá dự thầu.
a.2.Công tác tính giá dự toán dự thầu:
Là một yếu tố quan trọng trong hoạt động đấu thầu, là một chỉ tiêu mà bên chủ thầu luôn hết sức quan tâm. Giá có ảnh hởng quyết định đến việc trúng thầu hay trợt thầu của công ty. Nguyên tắc cơ bản nhất trong tính giá dự thầu là tính đúng tính đủ. Các sản phẩm xây dựng thờng mang tính cá biệt, phụ thuộc nhiều vào địa điểm xây dựng, chủng loại công trình đợc xây dựng theo đồ án thiết kế, theo đối tợng đặt hàng của mình. Vì thế giá sản phẩm xây dựng không thể có giá chung, đợc quy định thống nhất mà mỗi công trình có một giá riêng. Công ty chỉ
có thể quy định giá cho từng bộ phận cấu thành công trình thông qua các định mức đơn giá và các quy định tính toán chung của Nhà nớc.
Hiện nay nội dung tính giá ở công ty đợc tính toán ở các khoản sau: - Chi phí trực tiếp.
- Chi phí chung.
- Thu nhập chịu thuế tính trớc. - Thuế giá trị gia tăng.
• Cơ sở tính giá
- Tất cả các công việc chi tiết đều đợc lập chiết tính đơn giá - Cơ sở chiết tính đơn giá dựa trên:
+ Đơn giá xây dựng của tỉnh, thành phố có công trình đang thi công. + Đơn giá của bên mời thầu
+ Thông báo giá vật liệu xây dựng của cơ quan chức năng về xây dựng nh: Bảng giá dự toán ca máy số: 1260/1998/QĐBXD; định mức dự toán xây dựng cơ bản số: 1242/1998/QĐBXD; định mức xây dựng cấp thoát nớc số: 24/QĐBXD; thông t 03/2001/TT Bộ xây dựng …
Bảng 6: Đơn giá tổng hợp đợc tính trên cơ sở
Vật liệu B cấp a
Chênh lệch vật liệu A1
Nhân công x 1,46 (hệ số theo TT 03/2001/TTBXD) B
Chi phí trực tiếp I=a+a1+b+c
Chi phí chung II=58%b
Cộng I+II=III
Thu nhập chịu thuế tính trớc 5,5%xIII=IV
Cộng III+IV=V
Thuế giá trị gia tăng 5%V=VI
Đơn giá tổng hợp T=V+VI
(Nguồn: Hồ sơ dự thầu của công ty)
Ngoài ra để bộ hồ sơ dự thầu đợc hoàn thành thì song song với việc tính giá. Bộ phận đấu thầu kết hợp với phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính và các phòng chức năng khác soạn thảo ra một văn bản báo cáo về năng lực của công ty: Báo cáo này phải gồm những thông tin sau:
1. Thông tin chung về công ty. 2. Hồ sơ pháp nhân.
3. Biểu khai năng lực cán bộ lãnh đạo của công ty. 4. Biểu khai năng lực cán bộ chuyên môn.
5. Biểu khai năng lực công nhân kỹ thuật 6. Số liệu về tài chính.
7. Doanh thu trong 3 năm gần đây. 8. Hồ sơ kinh nghiệm.
9. Danh mục các công trình đã và đang đợc thực hiện. 10. Tóm tắt thâm niên công tác.
11. Danh mục thịết bị máy móc. 12. Hồ sơ tổ chức bộ máy quản lý. 13.Hồ sơ tổ chức công trờng
14. Báo cáo quyết toán trong 3 năm gần đây.
15.Danh mục các công trình tơng tự gói thầu công ty đã thi công.
b. Giai đoạn nhận hồ sơ dự thầu.
Sau khi đã chuẩn bị đẩy đủ mọi hồ sơ cần thịết cho bộ hồ sơ dự thầu. Công ty mang bộ hồ sơ nộp cho bên mời thầu. Trong thời gian chờ xét thầu bộ phận phụ trách công tác dự thầu sẽ tiếp tục nghiên cứu để tìm ra các giải pháp mới nhằm giảm giá, giảm tiến độ thi công với mục đích là nâng cao sức cạnh tranh, chứng tỏ năng lực sáng tạo đối với chủ đầu t, mặt khác cùng với ban lãnh đạo của Công ty, bộ phận tiếp thị, quan hệ ngoại giao tiến hành các hoạt động thuyết trình, nhằm
làm tăng thêm uy tín cho công ty, tranh thủ các mối quan hệ thân hữu, bạn hàng để chủ đầu t cảm thấy tin tởng hơn. Các hoạt động này trong thực tế đã mang lại hiệu quả rất lơn, giúp công ty dành phần thắng trong nhiều cuộc đấu thầu mà các đối thủ cạnh tranh có sức mạnh xấp xỉ nhau.
c. Giai đoan thực hiện thi công theo hợp đồng.
Trong cuộc đấu thầu, giai đoạn này có thể có hoặc không bởi vì nếu công ty không trúng thầu thì không ký đợc hợp đồng và phần thi công sẽ không xảy ra ng- ợc lại là khi công ty trúng thầu. Khi công ty nhận đợc kết quả trúng thầu sẽ tiến hành thơng thảo với bên chủ đầu t để đi đến thoả thuận ký hợp đồng và quá trình thi công sẽ thực hiện những điều khoản trong hợp đồng đã thoả hiệp.
Trong giai đoạn hiện nay nhìn chung công ty đã thực hiện khá tốt, tiến độ thi công công việc đợc đảm bảo. Đạt đợc kết quả nh vậy là do sự đóng góp chung của các bộ phận trong công ty. Đặc biệt là bộ phận kỹ thuật dự thầu đã có những sáng tạo (giải pháp mới) giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Việc phân công nhiệm vụ trong lập hồ sơ và dự thầu của công ty đã đợc nêu rõ ở quy trình chuẩn bị và dự thầu
2. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầu tại công ty tại công ty
Công tác đấu thầu đợc giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, Ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy giám đốc công ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Về chức năng:
Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phơng án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm.
- Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu t, xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phơng. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu t làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu t có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng nh lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:
- Đa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu đợc theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra đợc đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng đợc thực hiện đầy đủ.
- Tăng cờng và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án đợc thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
- Số lợng các công trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm đợc ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất
lợng của hồ sơ thì hình thức trình bày đợc cải thiện, các lõi sẽ đợc kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng sau.
Bảng 7: Phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc
Bộ phận thực hiện
Bộ phận phối hợp I Quyển 1: Bảng giá dự thầu
1 Đơn vị dự thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá)
Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
4 Chiết tính giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KT_KH
6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KT_KH
II Quyển 2: Biện pháp thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH
III Quyển 3: Thông tin chung
1 Hồ sơ t cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KT_KH
IV Các công việc khác
1 Khảo sát hiện trờng Phòng KT_KH
2 Tham khảo giá, khu vực thi công
Phòng KT_KH
V Các công việc kết thúc
1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ
2 Đóng góp thông tin B. P Tiếp thị
3 Nộp hồ sơ Phòng KT_KH B. P Tiếp thị
Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, thờng xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vớng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời. Nhng mặt khác thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự thầu trên đây cũng bộc lộ những hạn chế. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho chất lợng công tác dự thầu của công ty cha đợc cải biến rõ rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp
thực hiện đã đợc thiết lập tốt hơn. Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những ngời tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau:
Thứ nhất:
Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach tiếp thị đấu thầu hàng tháng song cha đề ra chiến lợc tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế của công ty, dẫn đến việc đa ra các biện pháp tranh thầu thờng mang tính chất tình thế và bị động.
Thứ hai:
Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của thị tr- ờng và quan trọng hơn là yếu tố giá cả. Điều này sẽ ảnh hởng không nhỏ tới tính