2.2.1.1.Nghiệp vụ biến động tăng TSCĐ.
Là một đơn vị xây dựng, thường xuyên phải đổi mới trang bị máy móc kỹ thuật nên TSCĐ Công ty thường xuyên mua sắm với giá trị lớn. Các bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ phải viết “Đơn đề nghị” lên ban giám đốc ký duyệt. Việc ký duyệt sẽ được thực hiện bởi người có thẩm quyền theo đúng quy định Công ty. Trên cơ sở nhu cầu về TSCĐ, Công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Với những tài sản có giá trị trên 50 triệu đồng, Tổng giám đốc Công ty gửi đơn đề nghị lên Hội Đồng Quản Trị Công ty. Sau khi được Hội Đồng Quản Trị phê duyệt, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc phụ trách cơ giới vật tư sẽ chỉ đạo triển khai, đàm phán, thương thảo hợp đồng, đảm bảo điều kiện pháp lý và lợi ích của Công ty với nhà cung cấp. Khi tiến hành mua sắm TSCĐ, Công ty sẽ tiến hành ký kết “Hợp đồng kinh tế” với bên bán. Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Công ty sẽ lập hội đồng giao nhận TSCĐ gồm có đại diện Công ty và đại diện của bên giao hàng để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cùng loại giao nhận chung cùng một lúc và do cùng một đơn vị chuyển giao thì Công ty sẽ lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sẽ tiến hành sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để ghi vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ gồm: “ Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và một số bản sao tài liệu kỹ thuật có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành mở thẻ TSCĐ, khi lập xong thẻ TSCĐ được dùng ghi vào sổ TSCĐ.
Ví dụ: Trong quý IV năm 2007, Công ty cổ phần Licogi 13 tiến hành mua một máy xúc lật đã qua sử dụng. Sau khi xem xét đơn xin phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp, hội đồng quản trị Công ty phê duyệt việc lựa chọn nhà cung cấp là Công ty TNHH Thương Mại Mạnh Phát, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế . Khi tiến hành bàn giao Công ty sẽ lập biên bản bàn giao máy xúc lật, hóa đơn giá trị gia tăng. Các giấy tờ kèm theo bao gồm tờ khai hàng hóa nhập khẩu, biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị đã qua sử dụng, biên bản giao nhận hồ sơ tài khoản đảm bảo( xem phần phục lục và trang bên ). Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán mở thẻ TSCĐ và ghi vào sổ TSCĐ.
BIỂU 01: THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số 415
Ngày 15 tháng 11 năm 2007 lập thẻ
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ngày 8 tháng 11 năm 2007
Tên, ký mã hiệu, quy cách ( cấp hạng) TSCĐ: Máy xúc lật Hala FR 220. Nước sản xuất: Hàn Quốc.
Năm sản xuất: 2004
Bộ phận quản lý sử dụng: Đội thi công số 1 Năm đưa vào sử dụng: 15/11/2008
Công suất( diện tích) thiết kế:
Đình chỉ sử dụng tài sản ngày ….tháng…..năm…. Lý do đình chỉ
Số hiệu chứng
từ
Nguyên giá Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày tháng
năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn 15/11/2007 Mua máy xúc lật đã qua sử dụng 523.809.524
Ghi giảm chứng từ số …ngày …tháng…năm… Lý do giảm….
BIỂU 02:
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Loại tài sản: Máy móc thiết bị
STT
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ SH Ngày tháng Tên đặc điểm ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá Khấu hao Chứng từ Tỷ lệ % khấu hao Mức khấu hao năm Khấu hao tính đến khi ghi giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng năm Lý do giảm TSCĐ 415 15/11 Máy xúc lật Hala FR 220 Hàn Quốc 2007 523.809.524 12.5 99 31/12 Máy khoan Tamrock Nhật Bản 2008 971.933.990 10
Tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành:
Công ty cổ phần Licogi 13 đang trong quá trình phát triển xây dựng cơ sở vật chất hạ tầng nên TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành chiếm một giá trị lớn trong tổng TSCĐ Công ty. TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành có thể do Công ty tự xây dựng lấy hoặc thuê ngoài. Khi công trình được hoàn thành, Công ty sẽ tiến hành lập “Biên bản nghiệm thu TSCĐ”, “ Biên bản bàn giao TSCĐ”. Kế toán TSCĐ căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ TSCĐ và phản ánh vào sổ TSCĐ.
Tăng TSCĐ do điều chuyển:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng và khả năng hiện có của Công ty cũng như các Công ty thành viên, Tổng giám đốc Công ty sẽ ra quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các Công ty thành viên. Khi tiến hành bàn giao TSCĐ được điều chuyển, hội đồng bàn giao bao gồm đại diện của bên nhận bàn giao, bên điều chuyển, đại diện của Hội Đồng Quản Trị sẽ phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ và phản ánh vào sổ TSCĐ.
2.2.1.2. Nghiệp vụ biến động giảm TSCĐ:
TSCĐ của Công ty có thể giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: giảm do thanh lý nhượng bán, giảm do điều chuyển cho đơn vị khác.
Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán:
Hàng năm khi tiến hành kiểm kê TSCĐ, căn cứ vào biên bản kiểm kê và hiện trạng của TSCĐ Công ty lên kế hoạch về thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Những TSCĐ được thanh lý, nhượng bán thường là những TSCĐ đã khấu hao hết, những TSCĐ hỏng hóc không sửa chữa được hoặc đã lỗi thời không phù hợp với nhu cầu doanh Công ty. Việc thanh lý, nhượng bán do nhân viên phòng Kinh tế kỹ thuật đề xuất và do Hội đồng thanh lý nhượng bán TSCĐ đảm nhiệm. Hội đồng thanh lý nhượng bán được thành lập phải có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị Công ty. Hội đồng thanh lý nhượng bán sẽ lập kế hoạch thanh lý, hình thức thanh lý, lên phương án giá bán phù hợp để thanh lý các loại thiết bị vật tư sau đó trình lên HĐQT Công ty phê duyệt. Hội đồng thanh lý tổ chức thực hiện thanh lý TSCĐ và lập “ Biên bản thanh lý,
nhượng bán TSCĐ” , Căn cứ vào chứng từ trên kế toán TSCĐ ghi vào sổ tổng hợp TSCĐ.
TSCĐ giảm do điều chuyển: trình tự tương tự như nhận điều chuyển.