6- Sổ chi tiết TK13 1 Theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình thanh toán với ngời mua.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Quy Chế Từ Sơn.
Phòng tài chính - kế toán của Nhà máy là một phòng thực hiện chuyên môn về quản lý các hoạt động tài chính và phần hành công việc kế toán của Nhà máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy.
Giám đốc Phó GĐ SX Phó GĐKT KT trởng Phòng kỹ thuật PX dập nóng Phòng TCKT PX dập nguội và chuẩn bị SX PX cơ khí PX mạ lắp ráp PX dụng cụ PX cơ điện Ban bảo vệ Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán của Nhà máy có chức năng tham mu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Nhà máy. Phòng kế toán có trách nhiệm lập toàn bộ kế hoạch tài chính của Nhà máy nh kế hoạch về vốn, kế hoạch về chi phí, doanh thu và lợi nhuận Mỗi thành viên trong phòng kế toán đ… ợc bố trí phân công công việc, nhiệm vụ một cách cụ thể, rõ ràng, phù hợp với khối lợng công việc và sự phức tạp của nghiệp vụ chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức phòng kế toán của Nhà máy gồm có 9 ngời: 1 kế toán trởng, 1 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 1 phó phòng thờng trực hạch toán nội bộ (kế toán quản trị của Nhà máy) và 6 kế toán viên; chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các thành viên nh sau:
- Kế toán trởng: Là ngời đợc giám đốc Nhà máy phân công phụ trách phòng kế toán - tài chính, có nhiệm vụ giúp giám đốc Nhà máy giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ tài chính kế toán do Nhà nớc ban hành.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp việc, cố vấn cho kế toán trởng chỉ đạo việc hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán vào sổ cái, lập báo cáo tài chính, từ đó kiểm tra lại các phần hành của kế toán chi tiết.
- Phó phòng kế toán thờng trực hạch toán nội bộ: Có nhiệm vụ tính toán các loại giá (nh: Giá hạch toán phân xởng hay còn gọi là giá thành định mức và giá bán sản phẩm ) và theo dõi, giám sát tình hình hạch toán nội bộ các phân x… ởng của Nhà máy.
- Kế toán bán hàng: Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình bán hàng, trực tiếp mở nhật ký chứng từ cho TK511, 632. Định kỳ lên bảng kê và làm thủ tục về hoá đơn bán hàng.
- Kế toán hàng tôn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm): Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thông nhất của Nhà nớc cùng Nhà máy. Kế toán hàng tồn kho theo dõi phản ánh chi tiết ghi theo phơng pháp sổ số d.
Tập hợp và xác định đúng chi phí sản xuất, theo dõi chi tiết theo từng chi phí đồng thời phản ánh giá trị thành phẩm nhập, xuất kho, sản phẩm tồn kho. Kế toán thành phẩm cũng theo dõi sổ số d.
- Kế toán tiền lơng và các khoản thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lơng, các khoản trích theo, khấu trừ lơng cho cán bộ công nhân viên, quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tieu quỹ lơng và phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy.
- Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Tổ chức ghi chép, phản ánh hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình biến động và di chuyển của tài sản cố định trong nội bộ Nhà máy. Theo dõi việc hình thành và biến động của nguồn vốn huy động của Công ty.
- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình tăng giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Công ty, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thờng xuyên số tiền quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán.
- Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT: Có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lơng của CBCNV đợc hởng theo chế độ BHXH quy định…
Kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc có liên quan tới thuế GTGT theo quy định của luật thuế GTGT.
Sơ đồ tổ chức công tác kế toán
- Hình thức tổ chức kế toán của Nhà máy:
Từ những đặc điểm của nhà máy: Là một doanh nghiệp có quy mô vừa với hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng và liên tục; đồng thời, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ phòng kế toán tơng đối đồng đều, hình thức kế toán của nhà máy đợc thể hiện theo hình thức Nhật ký chứng từ. Với hệ thống sổ kế toán của nhà máy gồm:
- Nhật ký chứng từ.
Kế toán trởng
Kế toán quản trị Kế toán tổng hợp
Tính giá hạch toán và quản lý GHT nội bộ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền l- ơng và các khoản thanh toán Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT Kế toán hàng tồn kho NVL, CCDC, thành phẩm Kế toán tài sản cố định Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả
- Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết.
Cũng nh các doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của Nhà máy quy chế Từ Sơn bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N hiện nay, để đáp ứng yêu cầu của việc quản lý và theo dõi một cách chi tiết quá trình lu chuyển sản phẩm trên sổ sách kế toán của nhà máy áp dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên đối với hàng tồn kho và sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá của hàng xuất kho. Phơng pháp tính giá này cho phép đánh giá trị giá hàng xuất kho theo đúng trị giá thực tế của lô hàng, từng thứ hạng, do đó giúp doanh nghiệp hạn chế đợc những rủi ro có thể xảy ra do biến động của giá cả thị trờng.
Nhà máy hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp sổ số d. Định kỳ, sau khi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho theo từng loại hàng quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng hàng tồn kho, cuối tháng theo từng loại hàng vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán hàng tồn kho kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm hàng vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho hàng. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất hàng tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng loại hàng. Sóo d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d.
Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày. Đối chiếu. Ghi cuối tháng.
Hệ thống tài khoản kế toán của Nhà máy:
Nhà máy áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính.