II/ Lập dự toán thu,chi quí :
I.1.1/Nguyên tắc hạch toán và quản lý quỹ tiền mặt :
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thờng xuyên của đơn vị
Số tiền thờng xuyên có tại quỹ đợc ấn định một mức hợp lý nhất định, mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và đợc ngân hàng, kho bạc Nhà nớc thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành.
Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nớc để thoả thuận số tiền đợc rút hoặc đợc để lại từ các khoản thu ( nếu có ) để chi tiêu.
Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị đợc tập chung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ do thủ trởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không đ- ợc nhờ ngời làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t hay kiêm nhiệm tiếp liệu, công việc kế toán.
Kế toán phải thờng xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, các khoản thu, chi tiêng mặt phải có chứng từ hợp lệ. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền mặt để ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tìên phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tìên mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.