II. phơng pháp kế toán nghiệp vụ bánhàng trong các doânh nghiệp th ơng mại.
bán hàng hàng ngày Ngày 25 tháng 5 năm
STT Tên hàng quy cách phẩm chất
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Tôm hộp 250 g Nem Sài Gòn Há cảo Tôm chua Gói Gói Gói Chai 5 3 2 2 7.500 10.000 6.000 20.000 37.500 30.000 12.000 40.000 Cộng số tiền phải nộp: -Số tiền thực nộp:
-Chênh lệch: Thừa (+) Thiếu (-)
Ngày 25 tháng 5 năm 2000 Kế toán Ngời bán hàng Cửa hàng trởng
* Giấy nộp tiền: là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bán hàng trong ngày . Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phải bằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của cửa hàng trởng báo cáo.
biểu số 8
T/Tâm thơng mại giấy nộp tiền
Ngày 25 tháng 5 năm 2000
Họ tên ngời nộp tiền : Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: ...
Nội dung nộp tiền:
Loại tiền Số tờ Thành tiền
50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 100 2 3 1 2 1 3 2 40.000 30.000 5.000 4.000 1.000 1.500 400 Cộng 81.900 Bằng chữ: Tám mơi mốt ngàn chín trăm đồng
Ngời nộp tiền Ngời thu tiền
(Ký tên) (Ký tên)
2.1 Quá trình luân chuyển chứng từ tại trung tâm
+Đối với các chứng từ xuất:
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng , nhân viên bán hàng viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn xuất kho .Trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán để theo rõi tình hình cộng nợ phải trả. Khách hàng cầm hoá đơn đến kho nhận hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn này giao hàng cho khách. Căn cứ vào phiếu xuất kho lu,thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trong kho, ghi sổ kho và nộp lên cho kế toán.
+ Đối với chứng từ bán hàng lẻ. Tại cửa hàng, vào cuối buổi bán hàng mỗi ngày nhân viên thu ngân phải nộp tiền cùng với giấy nộp tiền cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi sổ.Đồng thời cửa hàng trởng cũng phải kiểm kê hàng hoá để xác định lợng hàng đã bán ra trong ngày để lên Báo cấo bán hàng nộp cho kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng đối chiếu với giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên để cuối tháng vào bảng kê số 8 Và chuyển cho kế toán tổng hợp.
+Đối với các chứng từ thanh toán. Khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào các hoá đơn và các phiếu thu (lu), kế toán vào các sổ liên quan và từ đó lên bảng kê số 11 rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp.
3. Vận dụng tài khoản kế toán và trình tự kế toán tổng hợp.
3.1 Tài khoản sử dụng
Trên cơ sở hệ thống tài khoản ban hành chung cho doanh nghiẹp và đặc điểm kinh doanh của công ty ,kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm đã lựa chọn và sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hoá.
- Tài khoản131 - Phải thu của khách hàng . - Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng. - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. - Tài khoản 641 - Chi phi bán hàng .
Và một số tài khoản liên quan khác nh tài khoản 111,112,3331,...
3.2. Trình tự hạch toán.
a) Trờng hợp bán buôn trực tiếp tại kho.
- Khi trung tâm bán hàng, giao hàng trực tiếp cho ngời mua tại kho hàng.Ngời mua đã trả tiền, hoặc chấp nhận nợ , kế toán ghi:
Nợ TK 111,131. Tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT ) Có TK 511 Doanh thu theo giá cha thuế.
CóTK 3331. Thuế GTGT của hàng bán ra.
Ví dụ: Ngày 6/5/2000 xuất kho bán trực tiếp hàng hoá cho Công ty xây dựng -
Trần Xuân Soạn Hà nội là 10 két bia HaLiĐa, với giá bán 131.000 đồng /két ,thuế VAT 10%; và 2 thùng chè Kim Anh, với giá bán 50.000đ/thùng, thuế VAT 10%.
Khách hàng đã thanh tiền chè, còn tiền bia thì nhận nợ và đã đợc cửa hàng chấp nhận .
Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi Nợ TK111 110.000 Có TK 511 100.000 Có TK 3331 10.000 và ghi: Nợ TK 131 1.441.000 Có TK511 1.310.000 Có TK 3331 131.000
- Khi khách hàng thanh toán sớm, căn cứ vào hoá đơn thanh toán và phiếu chi thởng cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111 . Tổng số tiền ,số tiền thanh toán( Đã trừ chiết khấu). Nợ TK 641. Số tiền chi thởng cho khách.
Có TK 131. Tổng số tiền khách nợ.
Ví dụ : Ngày 20/5/2000 Công ty xây dựng đến thanh toán tiền hàng. Do khách hàng
thanh toán sớm hơn 1 tháng nên qui định đợc hởng khoản tiền thởng là 1,5% trên tổng số tiền thanh toán. ( số tiền thởng = 1,5% X 1.441.000 = 21.615 )
Kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán và phiếu chi thởng, ghi: Nợ TK 111 1.419.385
Có TK 641 21.615 Có TK 131 1.441.000
b. Trờng Hợp bán hàng theo hình thức chuyển hàng.
Khi công ty xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, kế toấn bán hàng ở công ty chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên đã ghi:
Nợ TK 131. Tổng giá thanh toán ( gồm cả thuế VAT) Có TK 511. Doanh thu theo giá cha thuế.
Có TK3331. Thuế GTGT.
Ví dụ: Ngày 21/5/2000 xuất kho hàng hoá chuyển đến cho trờng mẫu giáo sao sáng10 thùng cốc nhựa uống nớc T.E( mỗi thùng 20 chiếc), với giá bán mỗi chiếc là 2000đ(mặt hàng này không phải chịu thuế GTGT). chi phí vận chuyển doanh nghiệp chịu15000đ, đã trả bằng tiền mặt.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 131 400.000
Có TK 511 400.000
Căn cứ vào hoá đơn thanh toán chi phí vận chuyển ,kế toán ghi: Nợ TK 641 15.000
Có TK 15.000
- ở trung tâm thơng mại quan niệm số tiền giảm trừ cho bên mua trong trờng hợp mua nhiều là chiết khấu và ghi vào TK 521 ''Chiết khấu bán hàng''. Vì vậy, khi Trung tâm cho khách hàng hởng chiết khấu trong trờng hợp khách hàng mua với số l- ơng lớn , khách hàng
đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ số hàng đã mua , kế toán ghi: Nợ TK 521 . Số tiền giảm giá cho khách. Có TK 111, 131. Số tiền giảm giá cho khách.
Ví dụ 2: Ngày 21/5/2000 do trờng mẫu giáo lấy hàng với số lợng lớn (200 chiếc) nên
Trung tâm giảm giá bán cho trờng với mức chiết khấu trên giá bán theo qui định là 14% (=14%X 200 X 2000 = 56000 )
Kế toán căn cứ vào mức chiết khấu trong hoá đơn ghi: Nợ TK 521 56.000
Có TK 131 56.000
- Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất (bị rách,hỏng ...), trung tâm đã nhận đủ số hàng trả lại về nhập kho, kế toán trung tâm lại ghi điều chỉnh giảm doanh thu và giảm gía vốn hàng bán (nếu kế toán đã ghi trị giá vốn hàng bán ) bằng mực đỏ nh sau:
Nợ TK 111,131. Tổng doanh thu hàng bán bị trả lại (gồm cả thúê) Có TK 511. Doanh tthu hàng bán bị trả lại.
Có TK 3331. Thuế GTGT. đòng thời ''ghi đỏ'' giảm giá vôn hàng bán;
Nợ TK 632. Trị giá vốn số hàng bán: Có TK 156. Trị giá vốn số hàng bị trả lại.
Với việc lập định khoản này, kế toán coi nh hàng vẫn để trong kho, cha thực hiện nghiệp vụ xuất bán .
Ví dụ 3: Ngày 23/5/2000 trờng mẫu giáo thông báo có 10chiếc cốc bị nứt không sử
dụng đợc nên chỉ chấp nhận thanh toán số còn lại. Trung tâm chấp nhận nhập kho số hàng trên. Kế toán căn cứ vào biên bản hàng trả lại, ghi đỏ điều chỉnh giảm doanh thu :
Nợ TK 131 20.000
Có TK 511 20.000
c c. Phơng thức bán lẻ hàng hoá.
d Khi nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền do cửa hàng trởng và thu ngân nộp
e lên, kế toán ghi:
f Nợ TK 111. Tổng số tiền bán hàng trong ngày (gồm cả thuế GTGT) Có TK 511. Doanh thu bán hàng
Có TK 3331.Thuế GTGT( nếu có)
3.3. Xác định giá vốn hàng bán ở trung tâm.
ở Trung tâm , chi phí mua hàng không hạch toán vào tài khỏan 156 mà hạch toán vào bên nợ TK 641 - Chi phí mua hàng. Vì vậy, trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm chỉ có giá trị mua thực tế của hàng bán ra không bao gồm chi phí mua hàng. Trị giá vốn của hàng xuất bán ở trung tam đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền của số hàng luân chuyển trong tháng. Điều này có nghĩa là trị giá vốn của hàng xuất bán ở trung tâm chỉ đợc tính một lần vào cuối tháng và hàng xuât bán tuy xuất ở thời điểm khác nhau nhng đợc tính theo một đơn giá xuất kho thống nhất. Cách theo dõi tính trị giá vốn của hàng xuất bán trong trung tâm nh sau : Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng , kế toán kho hàng hoá ghi vào thẻ kho (phần xuất) và chỉ ghi theo số lợng mà không ghi số tiền. Cuối tháng kế toán kho hàng hoá tổng hợp các số lợng hàng xuất bán của từng loại hàng hoá, đồng thời lúc đó kế toán mới xác định đ- ợc đơn giá bình quân của số lợng hàng luân chuyển trong tháng của số lợng hàng luân chuyển trong tháng của mỗi loại hàng hoá theo công thức sau:
Đơn giá bình Trị giá hàng A + Trị giá hàng A quân của hàng tồn đầu tháng nhập trong tháng
Aluân chuyển =
Số lợng hàng A + Số lợng hàng A tồn đầu tháng nhập trong tháng
Lấy đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong tháng nhân (X) với tổng số lợng hàng xuất kho bán trong tháng của loại hàng hoá đó, tính đợc trị giá vốn hàng xuất bán của loại hàng hoá đó. Cụ thể công thức sau:
Trị giá vốn của Đơn giá Số lợng hàng hàng xuất bán = bình quân X xuất bán
Tổng hợp tất cả các thẻ kho tính đợc tổng trị giá vốn hàng xuất bán ở công ty trong tháng . Từ số liệu thống kê đợc kế toán kho lên báo cáo xuất kho hàng hoá, cân đối hàng hoá chuyển cho kế toán tổng hợp. Căn cứ vào số tổng cộng của cột ''xuất trong kỳ'' trong bảng cân đối hàng hoá
kế toán tổng hợp định khoản:
Nợ TK 632. Trị giá vốn hàng xuất bán. Có TK 156. Trị giá vón hàng hoá xuất kho.
Ví dụ: Tính trị giá vốn của mặt hàng Rợu lúa mới trong tháng 5. Căn cứ vào thẻ kho
số 5 về mặt hàng rợu lúa mới ta có số liệu sau:
- Số lợng tồn đầu tháng 5 là1000 chai, trị giá10.000.000đ
- Số lợng nhập kho trong tháng 5 là 2.000chai, trị giá là 20.000.000đ - Số lợng xuất trong tháng 5 là 3000.chai .
Nh vậy , căn cứ vào số liệu trên , kế toán tính:
Đơn giá 10.000.000 + 20.000.000
= = 10.000đ bình quân 1000. + 2000.
Sau khi định đợc toàn bộ trị giá hàng xuất bán trong tháng, kế toán lên bảng kê số 8.
4. Sổ sách kế toán.
Sổ sách kế toán mà trung tâm thơng mại Hà nội áp dụng chủ yếu cho các nghiệp vụ bán hàng là sổ tờ rời, bao gồm các loại chủ yếu sau:
4.1 Báo cáo xuất kho hàng hoá.
Căn cứ vào các chứng từ do thủ kho chuyển lên hàng ngày , kế toán lên báo cáo xuất kho hàng hoá. Báo cáo đợc ghi theo trình tự thời gian và môĩ hoá đơn đợc ghi vào một dòng trên báo cáo.
Kế toán ghi vào báo cáo xuất kho nh sau:
- Căn cứ vào các chứng từ xuất kho hàng hoá, kế toánchỉ lên báo cáo các phần liên quan đến giá bán.
- Cuối tháng sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho, kế toán lênbáo các phần liên quan đến giá vốn.
- Tổng cộng từng cột và dùng tổng đó để lên bảng kê số 8.
4.2. Bảng kê số 8 (Biẻu số 10 ).
Căn cứ vào các phiếu xuất, nhập kho và báo cáo xuất kho hàng hoá kế toán lên bảng kê số8 để theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá ở kho trong tháng nh sau:
- Kế toán ghi theo từng nhóm hàng hoá vào cột 2.
- Số d đầu kỳ, kế toán lấy số d cuối kỳ của tháng trớcđể ghi vào .
- Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Nợ của tài khoản 156 và bên Có của các tài khoản khác (TK 331, 338, 111... ) thì ghi vào cột 4
- Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Có tài khoản 156 và bên Nợ các tài khoản khác ( TK 632, 331,... ) thì ghi vào cột 5.
- Sau đó tính số d cuối kỳ của từng mặt hàng và ghi vào cột 6.
- Cuối tháng tổng cộng các cột tơng ứng để làm cơ sở lên Nhật ký chứng từ số 8.
4.3. Sổ chi tiết tài khoản 522 - Doanh thu bán hàng.
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng , báo cáo bán hàng, kế toán bán hàng vào sổ chi tiết TK 511. Sổ này đợc ghi chi tiết doanh thu cho từng loại mặt hàng, mỗi mặt hàng đợc ghi trên một dòng trong sổ. Kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng nh sau:
- Căn cứ vào các chứng từ bán hàng , kế toán ghi doanh thu cho từng mặt hàng vào cột 2.
- Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc khách hàng , kế toán sẽ ghi vào các cột tơng ứng theo hình thức thanh toán trong cột 4.
- Cuối tháng tổng cộng các cột để làm căn cứ ghi vào Nhật ký chứng từ số 8.
4.4. Bảng kê số 11 - TK 131.
Kế toán thanh toán căn cứ vào số tiền trên các hoá đơn của từng khách hàng nhận nợ để lên bảng kê theo dõi cho từng khách hàng nh sau: Số d đầu kỳ lấy số d cuối kỳ của tháng trớc để ghi vào.
- Đối với các nhgiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Nợ của tài khoản 131 và bên Có của các tài khoản khác ( TK 511, 3331, 111...) thì ghi vào cột 4.
- Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Có tài khoản 131 và bên Nợ các tài khoản khác ( TK 111, 112,331,...)thì ghi vào cột 5
- Sau đó tính số d cuối kỳ của từng khách hàng và ghi vào cột 6.
chơng III