Trong Công ty có tình trạng hàng hoá sản phẩm của Công ty giao cho khách hàng và các đại lý nhng khi hàng không hợp thị hiếu nơi tiêu thụ hoặc hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại, khách hàng mang trả lại hàng cho Công ty. Khi đó bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) sẽ kiểm tra chất lợng, nếu hàng loại I phòng tiếp thị bán hàng sẽ viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ chuyển sang phòng kế toán để điều chỉnh làm giảm doanh thu. Khi hàng trả lại nhập vào kho thì giá vốn\1 đơn vị thành phẩm nhập kho chính là giá vốn /1 đơn vị thành phẩm xuất kho và tổng giá vốn hàng trả lại đợc tính theo công thức
Tổng giá vốn hàng trả lại = Tổng số lợng hàng trả lại x giá vốn / 1 đơn vị thành phẩm thời điểm xuất kho. Doanh thu hàng bán bị trả lại = Số lợng hàng trả lại x giá bán cha thuế của số
hàng trả lại. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại kế toán ghi:
Nợ TK 531 Nợ TK 33311 Có TK 111,131
Hàng bán bị trả lại Thuế GTGT phải nộp
Lĩnh bằng tiền mặt hoặc phải thu của khách hàng. Cuối tháng kết chuyển toàn bộ số doanh thu của hàng bán bị trả lại sang tài khoản 5112 "Doanh thu bán thành phẩm"
Nợ TK 5112 Có TK 531
Doanh thu bán thành phẩm Hàng bán bị trả lại
VD: Theo số liệu tháng 2/2004 phát sinh hàng bán bị trả lại đối với công ty bách hoá số 5 Nam bộ, kế toán ghi :
Nợ TK 531 Nợ TK 33311 Có TK 131 24.951.222 đ 2.495.122 đ 27.446.344 đ Phản ánh giá vốn của hàng trả lại nhập kho
Nợ TK 155 Có TK 632
23.041.394 đ 23.041.394 đ
Cuối tháng kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại của tất cả các sản phẩm sang TK 5112 để xác định doanh thu thuần
Nợ TK 5112 Có TK 531
24.951.222 đ 24.951.222 đ