STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Yờu cầu Thực xuất
Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
01 Thộp mạ kẽm kg 3000 3000 9.715,3 29.145.900
Kế toỏn chi tiết vật liệu ở cụng ty được thực hiện song song giữa kho và phũng kế toỏn nhằm theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho của từng loại, từng thứ tự vật liệu cả về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giỏ trị. Trong đú thủ kho theo dừi về mặt số lượng của nguyờn vật liệu cũn kế toỏn chủ yếu theo dừi về mặt giỏ trị của nguyờn vật liệu.
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ỏnh sự biến động và tỡnh hỡnh hiện cú của từng thứ vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Ngoài việc sử dụng thẻ kho, thủ kho cũn sử dụng sổ số dư do kế toỏn chuyển đến để ghi chộp số tồn kho cuối thỏng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiờu số lượng.
Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu cú cựng nhón hiệu, quy cỏch dung cho cả năm. Mỗi nhón hiệu, quy cỏch vật liệu được ghi trờn một hay một số tờ thẻ kho. Thẻ kho theo dừi nguyờn vật liệu chớnh được lập thành một quỷờn, theo dừi vạt liệu phụ độc lập thành một quyển. Tại bỡa mỗi quyển thẻ khho đều cú doanh muc, cỏc thỳ nguyờn vật liệu được sắp xếp theo thứ tự như trong quyển sổ để dễ dàng tỡm kiếm và ghi chộp. Thẻ kho do phũng kế toỏn lập và ghi cỏc chỉ tiờu: tờn, nhón hiệu , quy cỏch vật liệu, đơn vị tớnh sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp hàng ngày.
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc phiếu nhập, phiếu xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập xuất và tớnh ngay ra số tồn kho sau mỗi lần ghi thẻ. Tuy nhiờn, đối với một số loại nguyờn vật liệu của cỏc phõn xưởng nhập xuất hết ngay trong ngày khụng đuợc theo dừi trờn thẻ kho. Cuối thỏng cộng số phỏt sinh trong thỏng và ghi số tồn kho cuối thỏng( chớnh là số tồn kho sau lần ghi cuối cựng trong thỏng) .
Biểu số 6:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số: 01
Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ: Thộp mạ kẽm Đơn vị tớnh: Kg Mó số: Ngày nhập xuất Chỳng từ Số phiếu Nhập Xuất Ngày thỏng Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xỏc nhận của kế toỏn ……… …… …… …. Thỏng 12/06 Tồn đầu thỏng 5.100 9/12 225 Cụng ty Nam Vang 4000 9.100 18/12 226 Cụng ty Nam Vang 2500 11.60 0 909 23.12 Mạnh- px ụ tụ 3.000 8.600 910 25.12 Tõn quốc lộ 18 2.000 6.600 Cộng 6.500 5.000 Tồn cuối thỏng 6.600
2.4 Kế toỏn chi tiết tại phũng kế toỏn
Ở phũng kế toỏn:
Để hạch toỏn chi tiết vật liệu, kế toỏn sử dụng 2 loại sổ là:
- Sổ số dư
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ
Định kỳ 5 – 10 ngày, kế toỏn vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chộp trờn thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau khi kiểm tra, kế toỏn ký xỏc nhận vào từng thẻ kho rồi mang chứng từ về phũng kế toỏn. Tại phũng kế toỏn, kế toỏn thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đú tập hợp cỏc chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phỏt sinh và theo thứ tự vật liệu, đối với phiếu xuất kho cũn tập hợp theo từng đối tượng hạch toỏn chi phớ để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ và cỏc sổ cú liờn quan khỏc.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ được mở cho từng thỏng theo từng thứ vật liệu để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu thành tiền. Mỗi thứ vật liệu được theo dừi trờn một hoặc một số tờ sổ. Kế toỏn căn cứ vào cỏc phiếu nhập, xuất kho của từng thứ vật liệu để ghi vào sổ chi tiết của thứ vật liệu tương ứng và tớnh ran gay số tồn kho sau mỗi lần ghi sổ, mỗi phiếu nhập, xuất được ghi một dũng trờn sổ. Cuối thỏng kế toỏn cộng số liệu trờn sổ chi tiết và tớnh ra số tồn kho cuối thỏng của từng thứ vật liệu.
Sổ số dư được kế toỏn mở cho cả năm để theo dừi số dư cuối thỏng của từng thứ vật liệu cả về mặt số lượng và giỏ trị. Trờn sổ số dư vật liệu được sắp xếp theo thứ tự, nhúm, loại. Trước ngày cuối thỏng kế toỏn giao sổ cho thủ kho để ghi số lượng vật tư tồn kho cuối thỏng vào sổ căn cứ vào số liệu trờn thẻ kho. Ghi xong, thủ kho gửi về phũng tài chớnh kế toỏn để kiểm tra và tớnh giỏ thành tiền. Cột “Đơn giỏ” của từng thứ vật liệu của từng thỏng trờn sổ số dư được ghi căn cứ vào đơn giỏ vật liệu tồn kho cuối thỏng trờn sổ chi tiết vật liệu theo dừi từng thứ vật liệu tuơng ứng của thỏng đú.
Sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết và sổ số dư, kế toỏn tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa 2 sổ này với nhau và với thẻ kho. Số lượng nhập, xuất, tồn kho trờn sổ chi tiết vật liệu và trờn thẻ kho phải phự hợp với nhau, số dư cuối thỏng trờn sổ chi tiết từng thứ vật liệu phải khớp với số dư cuối thỏng của từng thứ vật liệu tương ứng trờn sổ số dư cả về mặt số lượng và thành tiền. Do sổ chi tiết vật liệu theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cả về mặt số lượng và giỏ trị nờn việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ số dư, thẻ kho được thực hiện dễ dàng, nếu cú sai sút dễ phỏt hiện do đú thụng tin đảm bảo độ chớnh xỏc cao. Tuy nhiờn do chỉ sử dụng sổ chi tiết và sổ số dư nờn việc đối chiếu số liệu giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết tốn nhiều thời gian và cụng sức do kế toỏn phải cộng số phỏt sinh của cỏc sổ chi tiết lại tuỳ theo yờu cầu đối chiếu số liệu
Biểu số 8 (Trớch) SỔ SỐ DƯ VẬT LIỆU Năm 2006 Số thẻ Tờn vật liệu Đơn vị … Thỏng 12 Đơn
giỏ Số lượng Thành tiền Nguyờn vật liệu chớnh( TK 1521) ……. …. …. . ….. …….. …… Thộp mạ kẽm Kg 9.715,5 6.600 64.122.300 … …. … … … …….. ……… Cộng loại vật liệu chớnh 81.314.107 ……… ... … ……. ………. ……. Tổng cộng 101.315.216
Phần III, Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu 3.1 Tài khoản sử dụng
Kế toỏn tổng hợp ở cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
Tài khoản kế toỏn cụng ty sử dụng
- Tài khoản 152 - “Nguyờn liệu vật liệu: - Tài khoản 1521 - “Nguyờn vật liệu chớnh” - Tài khoản 1522 - “Vật liệu phụ”
- Tài khoản 1523 – “Nhiờn liệu”
- Tài khoản 1524 - “Phụ tựng thay thế”
- Tài khoản 1525 - “Vật liệu và thiết bị xõy dựng cơ bản”
- Ngoài ra kế toỏn vật liệu cũn sử dụng cỏc tài khoản cú liờn quan như: - Tài khoản 331 – “ Phải trả người bỏn”
- Tài khoản 111 - “ Tiền mặt”
- Tài khoả 112 – “ Tiền gửi ngõn hàng” ……….
3.2 Kế toỏn tổng hợp tăng nguyờn, vật liệu
Toàn bộ nguyờn vật liệu của cụng ty đều được nhập từ nguồn mua ngoài. Cụng ty thường mua theo hợp đồng của khỏch hàng quen, vỡ vậy thường sau một thời gian mua cụng ty mới trả tiền. Cũn trường hợp mua ngoài thị trường thỡ thường trả tiền ngay
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu chưa trả tiền cho người bỏn, kế
toỏn ghi:
Nợ TK 1521(1522, 1523, 1524, 1525): Giỏ mua chưa cú thuế giỏ trị gia tăng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn
Cỏc chi phớ khỏc liờn quan đến việc mua nguyờn vật liệu(nếu cú) kế toỏn ghi:
Nợ TK 1521(1522, 1523, 1524, 1525,153) Nợ TK 133 ( Nếu cú)
Cú TK 111, 112
Khi mua nguyờn vật liệu về chưa thanh toỏn với người bỏn, để theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh mua chịu và tỡnh hỡnh thanh toỏn với khỏch hàng, kế toỏn mở sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn( 331)
+ Phương phỏp ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn:
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn được kế toỏn mở riờng cho từng khỏch hàng trờn một hoặc một vài trang sổ, theo dừi từng thỏng. Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào cỏc hoỏ đơn, chứng từ phỏt sinh liờn quan đến việc mua chịu vật liệu để ghi vào cột phỏt sinh của sổ, cụ thể việc ghi sổ được tiến hành như sau:
Cột phỏt sinh cú: Phản ỏnh tỡnh hỡnh cụng ty mua chịu vật liệu trong thỏng, cột này được ghi căn cứ vào hoỏ đơn hoặc phiếu nhập kho của lụ hàng mua chịu
Cột phỏt sinh nợ: Phản ỏnh số tiền cụng ty đó thanh toỏn cho người bỏn hoặc số tiền cụng ty ứng trước cho người bỏn nhưng chưa nhận được vật liệu, cột này được ghi căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan.
Số dư đầu thỏng được ghi căn cứ vào số dư cuối thỏng của sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn thỏng trước của khỏch hàng tương ứng. Tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tớnh nờn cú thể cú số dư bờn Nợ hoặc số dư bờn Cú. Số dư bờn Cú phản ỏnh số tiền cũn phải trả người bỏn, cũn số dư bờn nợ phản ỏnh số tiền trả trước cho người bỏn nhưng chưa nhận được hàng.
Khi cụng ty mua chịu của khỏch hàng, kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn ghi số tiền mua chịu vào cột phỏt sinh cú trờn sổ chi tiết thanh toỏn theo dừi đối tượng liờn quan
Khi cụng ty trả tiền nợ cho khỏch hàng, kế toỏn căn cứ vào phiếu chi để ghi vào cột phỏt sinh Nợ.
Cuối thỏng tiến hành cộng số phỏt sinh và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng sổ. Số liệu tổng cộng này là căn cứ để ghi sổ Nhật ký - chứng từ số 5.
Cuối mỗi thỏng sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, kế toỏn căn cứ vào số liệu trờn sổ này để ghi Nhật ký - chứng từ số 5. Nhật ký - chứng từ số 5 dựng để tổng hợp tỡnh hỡnh thanh toỏn và cụng nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoỏ, lao vụ, dịch vụ cho cụng ty (TK 333 – “Phải trả cho người bỏn”). Nhật ký - chứng từ số 5 gồm cú hai phần: Phần phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú TK 331, đối ứng Nợ với cỏc tài khoản cú liờn quan và phần theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn (Ghi nợ TK 331 đối ứng cú cỏc tài khoản liờn quan)
+ Phương phỏp ghi nhật ký - chứng từ số 5:
Nhật ký - chứng từ số 5 được dung để phản ỏnh chi tiết số dư, số phỏt sinh cho từng người bỏn, mỗi người bỏn được ghi một dũng trờn sổ. Phần ghi Cú TK 331 và phần theo dừi thanh toỏn của từng khỏch hàng được ghi căn cứ vào dũng cộng số phỏt sinh Cú trờn sổ chi tiết thanh toỏn với nguời bỏn theo dừi đối tượng tương ứng.
Cột “ Số dư đầu thỏng” thỏng này của từng khỏch hàng được ghi căn cứ vào cột số dư cuối thỏng của khỏch hàng tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 5 thỏng trước. Số dư cuối thỏng được tớnh theo cụng thức sau:
Số dư cuối = Số dư đầu + Số phỏt sinh cú - Số phỏt sinh nợ theo Thỏng thỏng trong thỏng dừi thanh toỏn trong thỏng
Số liệu trờn nhật ký chứng từ số 5 liờn quan đến từng khỏch hàng phải phự hợp với số liệu tổng cộng cuối thỏng của từng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn của từng đối tượng khỏch hàng tương ứng.
Ta thấy số phỏt sinh cú trờn sổ này khớp với số cộng phỏt sinh cú cuối thỏng trờn sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn đối tượng Cụng ty Nam Vang, Số tiền là 25.515.000 đồng
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ bằng tiền mặt: Khi cụng ty mua nguyờn vật liệu bằng tiền mặt, kế toỏn ghi:
Nợ TK 1521 (1522, 1523, 1524, 1525, 153): Giỏ mua chưa cú thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Cú TK 111: Tổng giỏ thanh toỏn
Hàng ngày nếu phỏt sinh cỏc khoản chi tiền mặt cho việc mua nguyờn vật liệu (hoặc chi cho cỏc mục đớch khỏc), kế toỏn tiền mặt căn cứ vào cỏc chứng từ chi tiền mặt để lập cỏc bảng kờ chừng từ chi tiền mặt. Bảng kờ này thực chất là bảng tổng hợp chứng từ chi tiền, mỗi bảng kờ cú từ khoảng 18-20 chứng từ chi. Bảng kờ này gồm cú cỏc cột thứ tự, chứng từ, nội dung, chữ ký (chữ ký của người nhận tiền), số tiền (số tiền của chứng từ), cỏc khoản đối ứng cú với tài khoản 111 – “ Tiền mặt” (mỗi tài khoản theo dừi trờn một cột riờng). Cuối mỗi bảng kờ đều cú dũng cộng để ghi số tổng cộng của từng tài khoản.
Cuối thỏng, kế toỏn tiền mặt căn cứ vào bảng kờ chứng từ chi tiền mặt để ghi nhật ký chứng từ số 1, mỗi bảng kờ ghi trờn một dũng.
Số liệu tổng cộng trờn nhật ký - chứng từ số 1 liờn quan đến viờc thanh toỏn cụng nợ cho người bỏn bằng tiền mặt (Ghi cú TK 111. Ghi Nợ TK 331) Phải đảm bảo khớp đỳng với số tổng cộng tương ứng trờn nhật ký - chứng từ số 5
So sỏnh đối số liệu giữa nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 5, ta thấy số tổng cộng của cột ghi nợ TK 331 trờn nhật ký - chứng từ số 1 bằng số toỏng cộng cột ghi cú TK 111 phần theo dừi thanh toỏn của nhật ký chứng từ số 5 cả 2 số đều là 617.776.487
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu bằng tiền gửi ngõn hàng
Khi phỏt sinh việc mua vật liệu bằng TGNH, kế toỏn căn cứ vào giấy bỏo nợ của ngõn hàng ghi:
Nợ TK 1521 ( 1522, 1523, 1524, 1525): Giỏ mua chưa cú thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 112: Tổng giỏ thanh toỏn
Hàng ngày căn cứ vào cỏc giấy bỏo nợ của ngõn hàng, kế toỏn TGNH ghi vào sổ theo dừi riờng đú là sổ TGNH. Số liệu tổng hợp của sổ này là cơ sở để ghi vào nhật ký - chứng từ số 2
● Để phản ỏnh tổng hợp tỡnh hỡnh nhập nguyờn vật liệu trong thỏng, gồm hai phần Nhập và Xuất. Phần A của bảng này được dung tập hợp giỏ trị từng loại nguyờn vật liệu và toàn bộ nguyờn vật liệu nhập trong thỏng theo từng hỡnh thức thanh toỏn: thanh toỏn bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng hay mua chịu… Mỗi hỡnh thức thanh toỏn được ghi trờn một dũng . Số liệu của phần A được ghi căn cứ vào cỏc nhật ký - chứng từ cú liờn quan như: Nhật ký chứng từ số 1, nhật ký - chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 5... Số liệu trờn bảng này là căn cứ ghi sổ cỏi cỏc tài khoản phản ỏnh vật liệu: TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1525
Số liệu trờn bảng nhập xuất vật liệu phần A phải khớp với số liệu trờn cỏc Nhật ký - chứng từ liờn quan, chẳng hạn như: Giỏ trị từng loại vật liệu nhập vào bằng hỡnh thức thanh toỏn tiền mặt phải khớp với số liệu tổng cộng của từng loại vật liệu tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 1. giỏ trị từng loại
vật liệu mua bằng hỡnh thức trả chậm phải khớp với số liệu tổng cộng của loại vật liệu tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 5…
Vớ dụ: Biểu số 12( Phần A- Nhập)
3.3 Kế toỏn tổng hợp cỏc trường hợp giảm nguyờn, vật liệu
Ở cụng ty, nguyờn vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất sản phẩm, phục vụ quỏ trỡnh quản lý sản xuất. Do đú, việc xuất kho được thực hiện căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong thỏng và cỏc định mức tiờu hao vật