Toàn bộ nguyờn vật liệu của cụng ty đều được nhập từ nguồn mua ngoài. Cụng ty thường mua theo hợp đồng của khỏch hàng quen, vỡ vậy thường sau một thời gian mua cụng ty mới trả tiền. Cũn trường hợp mua ngoài thị trường thỡ thường trả tiền ngay
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu chưa trả tiền cho người bỏn, kế
toỏn ghi:
Nợ TK 1521(1522, 1523, 1524, 1525): Giỏ mua chưa cú thuế giỏ trị gia tăng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn
Cỏc chi phớ khỏc liờn quan đến việc mua nguyờn vật liệu(nếu cú) kế toỏn ghi:
Nợ TK 1521(1522, 1523, 1524, 1525,153) Nợ TK 133 ( Nếu cú)
Cú TK 111, 112
Khi mua nguyờn vật liệu về chưa thanh toỏn với người bỏn, để theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh mua chịu và tỡnh hỡnh thanh toỏn với khỏch hàng, kế toỏn mở sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn( 331)
+ Phương phỏp ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn:
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn được kế toỏn mở riờng cho từng khỏch hàng trờn một hoặc một vài trang sổ, theo dừi từng thỏng. Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào cỏc hoỏ đơn, chứng từ phỏt sinh liờn quan đến việc mua chịu vật liệu để ghi vào cột phỏt sinh của sổ, cụ thể việc ghi sổ được tiến hành như sau:
Cột phỏt sinh cú: Phản ỏnh tỡnh hỡnh cụng ty mua chịu vật liệu trong thỏng, cột này được ghi căn cứ vào hoỏ đơn hoặc phiếu nhập kho của lụ hàng mua chịu
Cột phỏt sinh nợ: Phản ỏnh số tiền cụng ty đó thanh toỏn cho người bỏn hoặc số tiền cụng ty ứng trước cho người bỏn nhưng chưa nhận được vật liệu, cột này được ghi căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan.
Số dư đầu thỏng được ghi căn cứ vào số dư cuối thỏng của sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn thỏng trước của khỏch hàng tương ứng. Tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tớnh nờn cú thể cú số dư bờn Nợ hoặc số dư bờn Cú. Số dư bờn Cú phản ỏnh số tiền cũn phải trả người bỏn, cũn số dư bờn nợ phản ỏnh số tiền trả trước cho người bỏn nhưng chưa nhận được hàng.
Khi cụng ty mua chịu của khỏch hàng, kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn ghi số tiền mua chịu vào cột phỏt sinh cú trờn sổ chi tiết thanh toỏn theo dừi đối tượng liờn quan
Khi cụng ty trả tiền nợ cho khỏch hàng, kế toỏn căn cứ vào phiếu chi để ghi vào cột phỏt sinh Nợ.
Cuối thỏng tiến hành cộng số phỏt sinh và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng sổ. Số liệu tổng cộng này là căn cứ để ghi sổ Nhật ký - chứng từ số 5.
Cuối mỗi thỏng sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, kế toỏn căn cứ vào số liệu trờn sổ này để ghi Nhật ký - chứng từ số 5. Nhật ký - chứng từ số 5 dựng để tổng hợp tỡnh hỡnh thanh toỏn và cụng nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoỏ, lao vụ, dịch vụ cho cụng ty (TK 333 – “Phải trả cho người bỏn”). Nhật ký - chứng từ số 5 gồm cú hai phần: Phần phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú TK 331, đối ứng Nợ với cỏc tài khoản cú liờn quan và phần theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn (Ghi nợ TK 331 đối ứng cú cỏc tài khoản liờn quan)
+ Phương phỏp ghi nhật ký - chứng từ số 5:
Nhật ký - chứng từ số 5 được dung để phản ỏnh chi tiết số dư, số phỏt sinh cho từng người bỏn, mỗi người bỏn được ghi một dũng trờn sổ. Phần ghi Cú TK 331 và phần theo dừi thanh toỏn của từng khỏch hàng được ghi căn cứ vào dũng cộng số phỏt sinh Cú trờn sổ chi tiết thanh toỏn với nguời bỏn theo dừi đối tượng tương ứng.
Cột “ Số dư đầu thỏng” thỏng này của từng khỏch hàng được ghi căn cứ vào cột số dư cuối thỏng của khỏch hàng tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 5 thỏng trước. Số dư cuối thỏng được tớnh theo cụng thức sau:
Số dư cuối = Số dư đầu + Số phỏt sinh cú - Số phỏt sinh nợ theo Thỏng thỏng trong thỏng dừi thanh toỏn trong thỏng
Số liệu trờn nhật ký chứng từ số 5 liờn quan đến từng khỏch hàng phải phự hợp với số liệu tổng cộng cuối thỏng của từng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn của từng đối tượng khỏch hàng tương ứng.
Ta thấy số phỏt sinh cú trờn sổ này khớp với số cộng phỏt sinh cú cuối thỏng trờn sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn đối tượng Cụng ty Nam Vang, Số tiền là 25.515.000 đồng
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ bằng tiền mặt: Khi cụng ty mua nguyờn vật liệu bằng tiền mặt, kế toỏn ghi:
Nợ TK 1521 (1522, 1523, 1524, 1525, 153): Giỏ mua chưa cú thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Cú TK 111: Tổng giỏ thanh toỏn
Hàng ngày nếu phỏt sinh cỏc khoản chi tiền mặt cho việc mua nguyờn vật liệu (hoặc chi cho cỏc mục đớch khỏc), kế toỏn tiền mặt căn cứ vào cỏc chứng từ chi tiền mặt để lập cỏc bảng kờ chừng từ chi tiền mặt. Bảng kờ này thực chất là bảng tổng hợp chứng từ chi tiền, mỗi bảng kờ cú từ khoảng 18-20 chứng từ chi. Bảng kờ này gồm cú cỏc cột thứ tự, chứng từ, nội dung, chữ ký (chữ ký của người nhận tiền), số tiền (số tiền của chứng từ), cỏc khoản đối ứng cú với tài khoản 111 – “ Tiền mặt” (mỗi tài khoản theo dừi trờn một cột riờng). Cuối mỗi bảng kờ đều cú dũng cộng để ghi số tổng cộng của từng tài khoản.
Cuối thỏng, kế toỏn tiền mặt căn cứ vào bảng kờ chứng từ chi tiền mặt để ghi nhật ký chứng từ số 1, mỗi bảng kờ ghi trờn một dũng.
Số liệu tổng cộng trờn nhật ký - chứng từ số 1 liờn quan đến viờc thanh toỏn cụng nợ cho người bỏn bằng tiền mặt (Ghi cú TK 111. Ghi Nợ TK 331) Phải đảm bảo khớp đỳng với số tổng cộng tương ứng trờn nhật ký - chứng từ số 5
So sỏnh đối số liệu giữa nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 5, ta thấy số tổng cộng của cột ghi nợ TK 331 trờn nhật ký - chứng từ số 1 bằng số toỏng cộng cột ghi cú TK 111 phần theo dừi thanh toỏn của nhật ký chứng từ số 5 cả 2 số đều là 617.776.487
● Trường hợp mua nguyờn vật liệu bằng tiền gửi ngõn hàng
Khi phỏt sinh việc mua vật liệu bằng TGNH, kế toỏn căn cứ vào giấy bỏo nợ của ngõn hàng ghi:
Nợ TK 1521 ( 1522, 1523, 1524, 1525): Giỏ mua chưa cú thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 112: Tổng giỏ thanh toỏn
Hàng ngày căn cứ vào cỏc giấy bỏo nợ của ngõn hàng, kế toỏn TGNH ghi vào sổ theo dừi riờng đú là sổ TGNH. Số liệu tổng hợp của sổ này là cơ sở để ghi vào nhật ký - chứng từ số 2
● Để phản ỏnh tổng hợp tỡnh hỡnh nhập nguyờn vật liệu trong thỏng, gồm hai phần Nhập và Xuất. Phần A của bảng này được dung tập hợp giỏ trị từng loại nguyờn vật liệu và toàn bộ nguyờn vật liệu nhập trong thỏng theo từng hỡnh thức thanh toỏn: thanh toỏn bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng hay mua chịu… Mỗi hỡnh thức thanh toỏn được ghi trờn một dũng . Số liệu của phần A được ghi căn cứ vào cỏc nhật ký - chứng từ cú liờn quan như: Nhật ký chứng từ số 1, nhật ký - chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 5... Số liệu trờn bảng này là căn cứ ghi sổ cỏi cỏc tài khoản phản ỏnh vật liệu: TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1525
Số liệu trờn bảng nhập xuất vật liệu phần A phải khớp với số liệu trờn cỏc Nhật ký - chứng từ liờn quan, chẳng hạn như: Giỏ trị từng loại vật liệu nhập vào bằng hỡnh thức thanh toỏn tiền mặt phải khớp với số liệu tổng cộng của từng loại vật liệu tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 1. giỏ trị từng loại
vật liệu mua bằng hỡnh thức trả chậm phải khớp với số liệu tổng cộng của loại vật liệu tương ứng trờn Nhật ký - chứng từ số 5…
Vớ dụ: Biểu số 12( Phần A- Nhập)
3.3 Kế toỏn tổng hợp cỏc trường hợp giảm nguyờn, vật liệu
Ở cụng ty, nguyờn vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất sản phẩm, phục vụ quỏ trỡnh quản lý sản xuất. Do đú, việc xuất kho được thực hiện căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong thỏng và cỏc định mức tiờu hao vật liệu trờn cơ sở cỏc phõn xưởng sản xuất đến đõu cung ứng vật tư đến đú, đỏp ứng kịp thời nhu cầu về nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất. Cỏc nghiệp vụ xuất kho nguyờn vật liệu trong thang phỏt sinh một cỏch thường xuyờn với khối lượng lớn, trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền.
Giỏ trị vật liệu xuất kho trong thỏng của cụng ty được kế toỏn phản ỏnh ở phần B - Xuất của bảng nhập, xuất vật liệu. Phần này thực chất chớnh là bảng phõn bổ nguyờn, vật liệu, cơ sở để lập phần này là căn cứ vào cỏc chứng từ xuất kho vật liệu.
VD: Biểu số 12 đó đưa ra ở trờn ( Phần B - Phần xuất)
Tỡnh hỡnh nhập, xuất kho nguyờn vật liệu của cụng ty trong thỏng cũn được phản ỏnh trờn Nhật ký - chứng từ số 7 phần I: Tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 7 được mở cho từng thỏng, phần I của nhật ký này dung để tổng hợp chi phớ sản xuất kinh doanh và phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú cỏc tài khoản liờn quan đến chi phớ sản xuất kinh doanh bao gồm TK 142. TK 152, TK153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334, TK335, TK338, TK 621, TK 627, TK 631 và một số tài khoản đó phản ỏnh ở cỏc Nhật ký -chứng từ khỏc, nhưng cú liờn quan đến chi phớ sản xuất kinh doanh trong thỏng.
Căn cứ ghi sổ Nhật ký - chứng từ số 7 là bảng nhập, xuất vật liệu. Cuối thỏng, sau khi nhận được Bảng nhập, xuất vật liệu do kế toỏn vật liệu
chuyện đến, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào số liệu phần B - Xuất để ghi vào bờn cú của cỏc tài khoản 1521, 1522, 1523, 1534, 1525 đối ứng nợ với cỏc tài khoản phản ỏnh chi phớ liờn quan, căn cứ vào số liệu của phần nhập để ghi vào bờn Nợ của cỏc tài khoản này. Số liệu phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập, xuất vật liệu trờn Nhật ký - chứng từ số 7 mở cho thỏng nào phải đảm bảo khớp đỳng với cỏc số liệu tương ứng của thang đú trờn cỏc sổ kế toỏn liờn quan khỏc như: Nhật ký - chứng từ số 5, nhật ký - chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, bảng nhập, xuất vật liệu…
Cuối thỏng, kế toỏn tổng hợp tiến hành khoỏ sổ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - chứng từ và ghi sổ cỏi của cỏc tài khoản.
Sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dung cho một tài khoản trong đú phản ỏnh sổ phỏt sinh nợ, phỏt sinh cú và số dư cuối thỏng( hoặc quý). Số phỏt sinh cú của mỗi tài khoản được phản ỏnh trờn sổ cỏi theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi cú tài khoản đú, số phỏt sinh Nợ được phản ỏnh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Cú lấy từ cỏc Nhật ký - chứng từ cú liờn quan
Cụ thể ở cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự, việc ghi sổ cỏi được tiến hành ghi hàng thỏng, để phản ỏnh tổng hợp tỡnh hỡnh nhập, xuất vật liệu trong thỏng, ngoài sổ cỏi tài khoản 152, kế toỏn cụng ty cũn mở them sổ cỏi cỏc tài khoản cấp 2: Sổ cỏi TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1525 để thuận tiện cho việc theo dừi tỡnh hỡnh luõn chuyển và tồn kho nguyờn, vật liệu.
Căn cứ để ghi cỏc sổ Cỏi này là bảng nhập, xuất vật liệu. Việc ghi sổ Cỏi được thực hiện như sau:
+ Số phỏt sinh Nợ của tài khoản phản ỏnh trờn sổ Cỏi chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Cú được ghi căn cứ vào số liệu tương ứng trờn phần A - Nhập.
+ Dũng tổng hợp phỏt sinh cú được ghi căn cứ vào dũng tổng cộng xuất trờn phần B.
Về nguyờn tắc số phỏt sinh Nợ của tài khoản phản ỏnh trờn sổ cỏi chi tiết theo từng tài khoản đối ứng bằng số cộng Nợ của tài khoản này trờn Nhật ký - chứng từ liờn quan, chẳng hạn như: Nhật ký - chứng từ số 1, Nhật ký - chứng từ số 2, nhật ký - chứng từ số 5…, cũn dũng tổng phỏt sinh cú của
từng sổ Cỏi phải phự hợp với số liệu tương ứng phản ỏnh trờn Nhật ký - chứng từ số 7.
Tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư cuối thỏng trờn sổ Cỏi TK 152 phải bằng tổng tương ứng của số phỏt sinh Nợ, phỏt sinh cú và số dư cuối thỏng của cỏc TK cấp 2 của tài khoản này.
Vớ dụ: Cỏc biểu số 14, 15, 16, 18, 19 Biểu số 14
SỔ CÁI
Tài khoản 152 – Nguyờn liệu, vật liệu Năm 2006 STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 97.301.531 1.585.762.721 112 11.633.000 331 672.612.417 9.074.615.067 311 954.573.224 Cộng phỏt sinh Nợ 769.913.948 11.626.584.012 Tổng phỏt sinh Cú 811.495.522 11.618.285.076 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 122.895.681 81.314.107 Số dư đầu năm
Nợ Cú
Biểu số 15
SỔ CÁI
Tài khoản 1521 – Nguyờn vật liệu chớnh Năm 2006 STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 10.392.574 1.340.897.008 331 546.641.550 7.776.006.230 311 954.573.224 Cộng phỏt sinh Nợ 557.034.124 10.071.458.462 Tổng phỏt sinh Cú 597.410.251 10.068.020.276 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 108.114.117 67.737.990 Số dư đầu năm
Nợ Cú
Biểu số 16
SỔ CÁI
Tài khoản 1522 – Vật liệu phụ Năm 2006
Biểu số 17 Số dư đầu năm
Nợ Cú 8.706.960 STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 11.679.179 122.073.108 331 11.633.000 311 5.392.916 100.019.321 Cộng phỏt sinh Nợ 17.072.095 233.725.429 Tổng phỏt sinh Cú 18.239.992 228.856.272 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 14.744.014 13.576.117
SỔ CÁI
Tài khoản 1523 – Nhiờn liệu Năm 2006 STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 2.281.950 34.666.423 331 1.482.450 22.246.473 Cộng phỏt sinh Nợ 3.764.400 56.912.896 Tổng phỏt sinh Cú 3.801.950 56.912.896 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 37.550 0 Biểu số18 SỔ CÁI
Số dư đầu năm
Nợ Cú
Tài khoản 1524 – Phụ tựng thay thế Năm 2006 STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 4.879.753 331 107.326.806 1.116.348.961 Cộng phỏt sinh Nợ 107.326.806 1.121.228.714 Tổng phỏt sinh Cú 107.326.806 1.121.237.121 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 0 0 Biểu số 19 SỔ CÁI
Tài khoản 1525 – Vật liệu và cỏc thiết bị XDCB Năm 2006
Số dư đầu năm
Nợ Cú
8.407
Số dư đầu năm
KẾT LUẬN
Đối với quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, nguyờn, vật liệu đúng vai trũ quan trọng, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nờn thực tế sản phẩm. Cỏc doanh nghiệp khụng ngừng phấn đấu để giảm chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm. Muốn làm tốt cụng tỏc này thỡ phải quản lý một cỏch chặt chẽ nguyờn, vật liệu từ khõu thu mua, dự trữ và sử dụng. STT Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này … Thỏng 11 Thỏng 12 cộng 111 72.947.828 83.264.429 331 11.768.695 59.994.082 Cộng phỏt sinh Nợ 84.716.523 143.258.511 Tổng phỏt sinh Cú 84.716.523 143.258.511 Số dư Nợ cuối thỏng Cú 0 0
Sau một thời gian tỡm hiểu thực tế tại cụng ty Cơ khớ Ngụ Gia Tự, cựng với sự giỳp đỡ của cụ giỏo Nguyễn Lan Anh và cỏc cỏn bộ thuộc phũng tài chớnh kế toỏn, em đó hoàn thành được bỏo cỏo thực tập nghiệp vụ với