I. Một số đặc điểm chung của công ty trờng thành
tại Công ty Trờng Thành
I-/ Nhận xét, đánh giá tình hình tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm tại Công ty Trờng Thành.
1-/ Những u điểm trong công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty Trờng Thành.
- Công ty hạch toán và quản lý chi phí vật t.
Hàng tuần, các đội phải lập kế hoạch mua vật t. Sau khi duyệt xong, công ty cung cấp vật t và tiền vốn cho các đội, các đội phải tự tổ chức quá trình thi công vừa đảm bảo giám sát chặt chẽ chi phí vật t vừa đảm bảo sự linh hoạt trong hoạt động của các đội. Việc công ty chỉ giao cho các đội mua sắm các loại vật t nhỏ, không quan trọng mà công ty trực tiếp ký hợp đồng mua bán nhng vật t có giá trị lớn, chính và quan trọng giúp công ty nắm vững đợc thị trờng giá cả, tiện cho việc lập kế hoạch lần sau. Đồng thời, công ty còn có thể trực tiếp đề ra các biện pháp giảm chi phí vật t qua việc chọn nguồn hàng rẻ, có điều kiện thiết lập các quan hệ với nhà cung cấp.
Vật t mua do đội phụ trách phải qua duyệt tạm ứng đảm bảo quá trình sử dụng vật t phù hợp với dự toán. Đồng thời, đối với vật t công ty ký, các đội phải cử ngời đi lĩnh về nên giảm chi phí quản lý tại công ty (công ty không cần lập kho tại công ty).
Công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp tại công ty rất có hiệu quả và đúng chế độ. Tại các công trình, khi nghiệp vụ phát sinh các đội phải kịp thời hoàn chứng từ lại cho công ty để hạch toán. Công ty lập các bảng kê chi tiết vật t chính và phụ giúp cho việc theo dõi vật t vào cuố kỳ dễ dàng. Các đội cũng phải lập bảng theo dõi chi tiết vật t tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ. Hơn nữa, việc lập bảng tổng hợp chi phí vật t cho tất cả các cong trình giúp cho công ty dễ so sánh giữa các công trình.
- Quản lý chi phí nhân công.
Công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại công ty có rất nhiều u điểm nh hình thức khoán đợc sử dụng trong công ty để giao việc cho công nhân tạo động
lực thúc đẩy ngời lao động có ý thức trách nhiệm hơn với công việc về cả chất lợng và thời gian, đảm bảo tiến độ thi công của công ty. Vì nếu không khoán gọn mà trả l- ơng theo thời gian thi công nh trớc dễ dẫn đến trờng hợp công nhân làm cố tính kéo dài thời gian để hởng lơng. Mẫu hợp đồng làm khoán đợc lập rõ ràng, cụ thể.
Quá trình lao động của công nhân đợc theo dõi thờng xuyên qua bảng chấm công. Bảng thanh toán lơng ghi rõ số công, số tiền của từng công nhân (do các đội tr- ởng lập theo từng đội) giúp cho kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp lơng và tính giá thành rõ ràng.
- Quản lý chi phí máy thi công.
Công tác hạch toán các chi phí liên quan đến máy thi công thành một khoản riêng, rõ ràng, cụ thể thông qua việc lập bảng tổng hợp chi phí máy thi công.
Việc sử dụng nhật trình máy và lệnh điều động giúp công ty xác định rõ khoảng thời gian hoạt động tại một công trình của một máy thi công qua ngày tháng ghi trên lệnh điều động.
Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy (chi tiết theo loại máy, số ca, số tiền một ca), chi phí nhiên liệu cho chạy máy (chi tiết theo loại vật t, loại máy, số lợng và đơn giá), chi phí nhân công cho chạy máy. Qua đó, ngời quản lý hiểu rõ cấu thành chi phí sử dụng máy thi công và kế toán tổng hợp thuận lợi trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy và tỷ trọng của từng loại chi phí trong chi phí máy và tỷ trọng chi phí máy trong giá thành.
* Chi phí chung khác.
Tơng tự chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung đợc tổng hợp thành bảng riêng trong đó chi tiết từng loại chi phí tạo điều kiện cho công tác quản lý, tổng hợp có hiệu quả.
Đối với công cụ dụng cụ, do hoạt động xây dựng cơ bản có đặc trng là thời gian thi công kéo dài nên các loại công cụ, dụng cụ thờng khá cố định tại một công trình. Do đó công ty không phải phân bổ chi phí này cho các công trình và đây cũng là điểm thuận lợi tại Công ty Trờng Thành.
Bên cạnh những u điểm đó, công tác hạch toán chi phí tại công ty cũng có những điểm tồn tại.
2-/ Những tồn tại trong công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty.
Trên thực tế, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty xây dựng cơ bản gặp rất nhiều khó khăn do hoạt động xây dựng cơ bản có những đặc điểm riêng so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Do vậy công tác hạch toán nói chung và công tác tính giá thành, tập hợp chi phí nói riêng tại Công ty Trờng Thành không tránh khỏi những hạn chế nhất định.
- Đối với chi phí vật t: công ty tuy lập bảng theo dõi chi tiết vật t tại các đội nh- ng vẫn cha theo dõi thật cụ thể việc nhập, xuất vật t tại công trờng (công ty không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tại công trờng,...). Đồng thời, bảng theo dõi chi tiết vật t lập chung cho mọi loại vật t nên tính tổng hợp cha cao.
- Đối với chi phí nhân công: công ty lập các hợp đồng làm khoán còn theo mẫu cũ, cha đổi mới.
Công ty giao khoán cho từng đội, đội trởng tiến hành chia lơng nhng công ty lại không theo dõi cụ thể quá trình chia lơng nên dễ dẫn đến tình trạng ngời lao động h- ởng không đúng công sức và đội trởng dễ hởng lợi.
Khi công ty lập bảng tổng hợp lơng cho từng công trình, cha ghi rõ mỗi công nhân làm bao nhiêu đối với một hợp đồng làm khoán nhất định và hởng bao nhiêu l- ơng đối với phần việc đó. Bộ phận tạp vụ cũng không chi tiết cụ thể công việc của từng ngời.
- Đối với các chi phí điện nớc: công ty mới chỉ tập hợp lại theo tổng số mà cha chi tiết ra theo từng loại. Đối với chi phí bằng tiền khác cũng tơng tự. Nh vậy, nhìn vảo bảng tổng hợp chi phí chung và sổ chi tiết chi phí ngời quản lý chỉ biết tổng chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác chứ không biết rõ ràng gồm những loại chi phí gì.
II-/ Những phơng hớng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Trờng Thành.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và công tác hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm tại công ty, công ty cần tiếp tục phát huy những u điểm và tìm ra các phơng hớng giải quyết, khắc phục những tồn tại nhằm làm cho công tác kế toán của công ty thực sự trở thành một công cụ quản lý nhạy bén. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại công ty, dựa trên những kiến thức thu đợc qua ghế nhà trờng cùng với sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Nguyễn Thế Khải và các cô chú trên công ty, em xin mạnh dạn đề ra các giải pháp sau:
1-/ Đối với chi phí vật t.
Vật t chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành nên việc quản lý chặt chẽ chi phí vật t là rất cần thiết.
- Tại mỗi công trình, công ty có bố trí thủ kho, nhân viên kinh tế. Vì vậy, công ty nên có một nhân viên kế toán để tổ chức hạch toán chặt chẽ hơn nữa quá trình nhập vật t về công trờng và quá trình xuất vật t thực cho thi công. Tuy dự toán lập hàng tuần nhng dự toán không thể hoàn thành chính xác, do đó để kiểm soát chặt chẽ hơn nữa, nâng cao hiệu quả hơn nữa quá trình quản lý trong đơn vị, sử dụng tiết kiệm hơn nữa vật t thì khi vật t về nhập kho công trờng, các đội nên lập phiếu nhập kho công trờng. Việc lập phiếu nhập kho công trờng cần có sự giám sát, xác nhận của đội trởng, thủ kho, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách thu mua. Ví dụ nh lúc mua dây thép buộc một ly về công trình Đồn Biên phòng Đức Long, phiếu nhập kho đợc lập nh sau:
Bảng
phiếu nhập kho công trờng
Số:...
Công trình: Đồn Biên phòng Đức Long Ngày 7/12/1999
Tên ngời nhập: Nguyễn Quốc Việt
STT Tên quy cách Đơn vị tính Số lợng
Xin nhập Thực nhập
Đơn
giá Thành tiền
1 Dây thép buộc 1 ly kg 400 400 6.200 2.480.000
Phiếu nhập kho đợc lập thành hai liên: một liên thủ kho giữ để lập thẻ kho, một liên chuyển lên cho kế toán đội giữ cùng hoá đơn để chuyển lên phòng kế toán công ty và lập bảng chi tiết vật t vào cuối kỳ.
Khi xuất vật t cho thi công, thủ kho ghi vào thẻ kho, lấy xác nhận của kế toán và ngời xin lĩnh vật t. Sau khi kiểm tra đủ số lợng, chất lợng, thủ kho xuất vật t cho ngời có nhu cầu. Trong quá trình thi công, đội trởng có trách nhiệm quản lý vật t đảm bảo cho quá trình nhập và xuất vật t chính xác và hiệu quả. Cuối tháng, phiếu nhập kho công trờng, thẻ kho và các hoá đơn mua hàng sẽ đợc gửi lên phòng kế toán công ty để ghi sổ và đối chiếu số liệu. Bảng này sẽ đợc sử dụng để lập luôn bảng tổng hợp vật t sử dụng cho công trình. Các đội sẽ không cần phải lập bảng theo dõi vật t.
Nh vậy, ta có thể thấy việc lập phiếu nhập kho công trình khiến cho quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu đối với yếu tố vật liệu trong công ty rõ ràng và chặt chẽ hơn, có nghĩa là hiệu quả quản lý chi phí cao hơn.
- Do vật t đợc nhập vào kho, nếu công ty lập phiếu nhập kho và thẻ kho, công ty nên lập sổ danh điểm bằng cách lập cho mỗi loại vật t một danh mục và đánh mã số cho vật t. Mỗi vật t đợc đánh một mã duy nhất.
Ví dụ: VT - 001 - Xi măng.
VT - 0011: Xi măng của nhà máy Hoàng Thạch. VT - 0012: Xi măng của nhà máy Clinfon.
VT - 0013: Xi măng của công ty vật t kỹ thuật xi măng.
Bảng:
Đơn vị : Công ty Trờng Thành - Vinaconco 2.
Điện thoại :
sổ danh điểm vật t
TT Danh điểm Tên vật t Đơn vị Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1 VT - 0011 Xi măng Hoàng Thạch tấn 825.000 12.375.000
2-/ Đối với chi phí nhân công(công nhân sản xuất tạp vụ, công nhân lái máy,...) công tác hạch toán cần thêm một số cong việc sau:
- Nh trên ta đã thấy, việc công ty để cho các đội trởng tự chia lơng cho công nhân dễ dẫn đến tình trạng ngời lao động không nhận đợc mức tiền công xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Để đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động, công ty nên trực tiếp theo dõi quá trình chia lơng cho công nhân của các đội. Đồng thời các đội, các tổ theo dõi quá trình hoạt động của công nhân qua bảng chấm công và theo dõi với hợp đồng này, công nhân nào tham gia thi công và tham gia thời gian là bao lâu.
Cuối tháng, kế toán tiền lơng và nhân viên kế toán đội lập bảng tổng hợp lơng theo từng hợp đồng làm khoán. Sau khi kế toán trên công ty kiểm tra khớp số liệu giữa các bảng chấm công, hợp đồng làm khoán và bảng tổng hợp lơng theo hợp đồng do công ty lập và do đội lập, kế toán công ty mới lập bảng tổng hợp lơng theo từng công trình.
Bảng
bảng tổng hợp lơng theo hợp đồng
Hợp đồng số 234
Tổ: Nề - đội 1.
Tên công nhân Số công Loại công Đơn giá Thành tiền
1. Nguyễn Hoàng Dũng 6 Tổ trởng 35.000 210.000
2. Đinh Văn Hoàng 4,5 Công thợ 30.000 135.000
3. Phạm Huy Thông 4,5 Công thợ 30.000 135.000
.... ... ... ... ...
Tổng x x x 2.250.000
Bảng này sẽ là căn cứ để kế toán tiền lơng lập bảng tổng hợp lơng theo tổ và bảng tổng hợp lơng theo công trình.
Khoản mục chi phí nhân công không chỉ có vai trò là một bộ phận cấu thành trong giá thành sản phẩm của công ty mà còn liên quan đến nhiều vấn đề xã hội phức tạp. Do vậy, ngoài việc chú ý giảm chi phí nhân công, công ty cần chú ý áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động của công nhân bằng cách sử dụng hợp lý lực lợng lao động phù hợp với khả năng của ngời lao động, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của ngời lao động và đảm bảo đời sống cũng nh an toàn trong quá trình làm việc cho ngời lao động.
3-/ Đối với chi phí sản xuất chung.
* Công cụ, dụng cụ:
Hiện nay, công ty không tổ chức ghi chép quá trình tập hợp chi phí công cụ, dụng cụ rõ ràng trớc khi lên bảng phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ. Do đó, việc kiểm tra tính chính xác của việc tổng hợp loại chi phí này là rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Theo ý kiến của em, công ty nên quy định lập bảng tổng hợp chi phí công cụ, dụng cụ.
Ví dụ, đối với công trình Đồn Biên phòng Đức Long: căn cứ vào sổ chi tiết chi phí xây dựng cơ bản và kết quả kiểm kê, trớc khi tổng hợp chi phí công cụ dụng cụ vào sổ kế toán, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí công cụ, dụng cụ.
Bảng
bảng tổng hợp chi phí công cụ dụng cụ
Công trình: Đồn Biên phòng Đức Long Tháng 12/1999
STT Tên công cụ, dụng cụ Số tiền
1 Cột chống 6.716.690
2 Cốp pha 8.040.020
3 Quần áo bảo hộ 810.000
... ... ...
Tổng 12.504.608
Có thể thấy rõ là với bảng này, ngời quản lý và bản thân đội ngũ kế toán trong công ty có thể kiểm tra số liệu chi phí công cụ dụng cụ dễ dàng.
* Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Trớc khi ghi nghiệp vụ chi phí theo sổ tổng cộng (đối với chi phí dịch vụ mua ngoài) hay trớc khi kết chuyển vào giá thành (đối với chi phí bằng tiền khác), kế toán nên lập bảng tổng hợp chi phí rồi sau đó mới hạch toán vào các sổ kế toán có liên quan.
Bảng
bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài
Công trình: Đồn Biên phòng Đức Long Tháng 12/1999
STT Tên loại phí Số tiền
1 Điện 24.098.250
2 Nớc 8.211.750
Tổng 32.310.000
Do hiện nay chi phí dịch vụ mua ngoài đợc ghi theo sổ tổng cộng, để chi tiết hơn kế toán nên ghi theo từng loại nghiệp vụ chi phí.
Ví dụ:
1. Nợ TK 627 - Điện - Đồn biên phòng Đức Long Có TK 331
2. Nợ TK 627 - Nớc - Đồn biên phòng Đức Long Có TK 331
Nh vậy, cách hạch toán chi tiết nh trên sẽ làm tăng tính cụ thể của thông tin kế toán. Nếu xem sổ chi tiết TK 627, ngời quan tâm có thể biết đợc chi phí điện là bao nhiêu, nớc là bao nhiêu.
4-/ Đối với việc lập bảng tổng hợp chi phí cuối kỳ kế toán.
Tại công ty, việc tính giá thành sản phẩm dở dang và hoàn thành đợc thực hiện vào mỗi quý. Vì vậy công ty lập bảng tổng hợp chi phí cho tất cả các công trình vào cuối quý. Tuy nhiên, để tiện cho việc lập bảng tổng hợp chi phí chung hàng quý, công ty nên lập bảng tổng hợp chi phí cho toàn bộ hoạt động của công ty hàng tháng