Thực chất việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là lu giữ một phần lãi kinh doanh của kỳ này để dự phòng trang trải thiệt hại về giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra ở các kỳ kinh doanh sau.
Mà công ty TNHHTM Hạnh Đức là một công ty kinh doanh về máy photocopy, máy in, máy fax, nhập khẩu từ nớc ngoài do vậy chịu ảnh hởng rất lớn của sự thay đổi tỷ giá. Nên để tránh rủi ro có thể xảy ra nh mất giá, giảm giá của số l- ợng hàng tồn kho thì kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể lập nh sau: Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, công ty sẽ tiến hành trích lập dự phòng. Việc trích lập phải đợc thực hiện cho từng loại mặt hàng hoá dựa trên cơ sở các bằng chứng xác thực chứng minh cho sự giảm giá của hàng hoá tại thời điểm đó. Và công ty có thể dựa vào giá bán của từng loại hàng hoá đó bán trên thị trờng để biết đợc giá tại thời điểm đó. Từ đó tiến hành lập “Sổ chi tiết giảm giá hàng tồn kho” .Đây là căn cứ để kế toán của công ty thực hiện bút toán trích lập dự phòng.
Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Số tiền dự phòng Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 7 8=4x7 9=6-8 Cộng Theo giá thị trường Theo sổ sách kế toán STT Tên hàng hoá Mã số Số lượng
Sau khi đã tính toán đợc mức dự phòng cần lập cho từng thứ hàng hoá, kế toán công ty sẽ lập các bút toán trích lập dự phòng:
Nợ TK 632 : Trị giá khoản dự phòng Có TK 159 : Trị giá khoản dự phòng
Trong niên độ kế toán sau, nếu trị giá hàng hoá tồn kho thực sự bị giảm giá thì công ty sẽ bù đắp thông qua việc ghi giảm tài khoản 159 bằng bút toán sau:
Nợ TK 159 : Trị giá hàng hoá thực tế bị giảm Có TK 1561: Trị giá hàng hoá thực tế bị giảm
Tại thời điểm khi kết thúc niên độ kế toán sau, công ty cũng trên cơ sở đánh giá khả năng giảm giá của hàng hoá để tiến hành trích lập dự phòng:
Trờng hợp công ty xác định đợc mức cần trích lập lớn hơn mức đã trích lập cuối niên độ trớc( thể hiện qua số d của tài khoản 159) thì kế toán phải thực hiện việc trích lập thêm nh sau:
Nợ TK 632 : Khoản cần phải trích lập thêm Có TK 159: Khoản cần phải trích lập thêm
Trờng hợp công ty xác định đợc mức cần trích lập nhỏ hơn mức đã trích lập thì kế toán công ty sẽ hoàn nhập khoản dự phòng thông qua việc ghi sổ nh sau:
Nợ TK 159 : Phần chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập Có TK 632: Phần chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập
Với việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nh trên nó sẽ giúp cho công ty giảm bớt rủi ro có thể xảy ra và nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán của công ty đợc thực hiện triệt để hơn.