Hạch toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa nhằm cung cấp thông tin chi tiết phục vụ công tác quản trị từng danh điểm hàng hóa tồn kho cụ thể như: theo dõi được tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật từng danh điểm hàng hóa; tính giá hàng hóa theo phương pháp thích hợp; tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm hàng hóa; tổng hợp tình hình chuyển và tồn kho của toàn bộ hàng hóa tại Xí nghiệp. Hiện tại, để thuận tiện
cho việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót Xí nghiệp thực hiện hạch toán chi tiết hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.1. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho cho hàng hóa để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa về số lượng hiện vật, ghi từng ngày theo từng chứng từ nhập xuất. Cuối tháng cộng thẻ kho để đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa về số lượng hiện vật.
Tại phòng kế toán: Mở sổ chi tiết hàng hoá tương ứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa về số lượng hiện vật và giá trị ghi hàng ngày theo từng chứng từ nhập – xuất. Cuối tháng cộng sổ chi tiết hàng hóa để đối chiếu với thẻ kho về số lượng hiện vật và để lập bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, cộng bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
Khi phát sinh nhu cầu của các đơn vị mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào khả năng thực hiện, phương thức và trình tự giao dịch bộ phận kinh doanh lập phương án kinh doanh cho từng lô hàng và khách hàng mua bán; lập hợp đồng mua bán và hiệu quả kinh doanh trình
Phiếu nhập kho
Sổ
chi tiết Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho
Giám đốc duyệt. Cán bộ phòng kinh doanh thực hiện mua bán sau khi phương án đã được Giám đốc duyệt.
Ví dụ 1: Trong kỳ có nghiệp vụ phát sinh như sau:
Ngày 06/10/2007 cán bộ phòng kinh doanh Nguyễn Đình Hùng trình phương án kinh doanh số 284 và được Giám đốc duyệt. Đồng thời cán bộ kinh doanh thực hiện ký hợp đồng mua phụ tùng với Công ty thương mại vật tư và vận tải Sơn Dương. Khi hàng được đưa về kho cán bộ kinh doanh cùng kế toán hàng hóa, thủ kho và người đại diện bên bán hàng đến nhập kho hàng hóa. Sau khi hoàn thành nhập kho hàng hóa, thủ kho ký phiếu nhập hàng, biên bản kiểm nhập hàng. Phiếu nhập hàng được lập thành 2 liên: 1liên lưu tại gốc, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Biên bản kiểm nhập hàng được lập thành 2 bản.
Giao diện hóa đơn mua hàng (HĐ GTGT): Phụ lục – trang 1 Biên bản kiểm nhập hàng: Phụ lục – trang 2
CNCTCPĐTTM&DV – TKV XN VẬT TƯ & VẬN TẢI
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 10 năm 2007
Số: 585
−Họ tên người giao hàng: Nguyễn Đình Hùng
−Theo: HĐ (GTGT) 86898 Ngày 06 tháng 10 năm 2007
−Nhập tại kho: Đ/C Khanh Địa điểm: Số 4 Cù Chính Lan – Hải Phòng
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Theo
ctừ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
Phụ tùng Belaz 7548
1 Các đăng cụt 549B-42500103 Cụm 3 3 8 150 000 24 450 000
2 Bánh răng lồng côn
hộp số 540-17017
Cái 15 15 1 700 000 25 500 000
3 Bơm tay ga doan thùng dầu
Cụm 3 3 3 380 000 10 140 000
Phụ tùng khác
4 Vòng bi chao giảm sóc CAT773E 7J-3297 Vòng 5 5 5 800 000 29 000 000 5 Bộ giăng phớt cúp ben phanh Volvo 11708711 Bộ 15 15 5 650 000 84 750 000 6 Phi lọc nước tách ga
doan VolvoA35 11110683
Cái 30 30 950 000 28 500 000
Cộng 202 340 000
−Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm linh hai triệu ba trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn
−Số chứng từ kèm theo: 1HĐ Ngày 06 tháng 10 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nợ TK 156 Có TK 331
Biểu 2.1. Mẫu phiếu nhập kho
Ví dụ 2: Ngày 10/10/2007 Công ty cổ phần than Núi Béo đề nghị giao hàng theo hợp đồng kinh tế số: 602/HĐKT. Bộ phận phòng kinh doanh kết hợp bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại gốc
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho - Liên 3: Giao cho bên bán
Giao diện hóa đơn bán hàng (HĐ GTGT): Phụ lục – trang 2 Giao diện của phiếu xuất kho:
CNCTCPĐTTM&DV – TKV XN VẬT TƯ & VẬN TẢI
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 10 năm 2007
Số: 752
−Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Đình Hùng Bộ phận: Phòng kinh doanh −Lý do xuất: Bán cho Công ty CP than Núi Béo - TKV
−Xuất tại kho: Đ/C Khanh Địa điểm: Số 4 Cù Chính Lan – Hải Phòng
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng Theo
ctừ
Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
Phụ tùng Belaz 7548
1 Các đăng cụt 549B-42500103 Cụm 3 3 8 400 000 25 200 000
2 Bánh răng lồng côn
hộp số 540-17017 Cái 15 15 1 750 000 26 250 000
3 Bơm tay ga doan thùng dầu Cụm 3 3 3 400 000 10 200 000
Phụ tùng khác
4 Vòng bi chao giảm
sóc CAT773E 7J-3297 Vòng 5 5 6 150 000 30 750 000
5 Bộ giăng phớt cúp
ben phanh Volvo 11708711 Bộ 15 15 6 180 000 92 700 000
6 Phi lọc nước tách ga doan VolvoA35 11110683 Cái 30 30 1 050 000 31 500 000
Cộng 216 600 000
Nợ TK 632 Có TK 156
−Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn ./. −Số chứng từ kèm theo: 1HĐ Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Biểu 2.2. Mẫu phiếu nhập kho
Từ thông tin số liệu trên phiếu nhập, xuất thủ kho tiến hành ghi thẻ kho:
CNCTCPĐTTM&DV – TKV XN VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
THẺ KHO
Từ ngày 01/ 10/ 2007 đến ngày 31/10/2007 − Tên hàng hóa: Bộ giăng phớt cúp ben phanh Volvo − Đơn vị tính: Bộ − Mã số: 11708711 Ngày 10 tháng 10 năm 2007 STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Nhập Xuất Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán trưởng 1 06/10 585 Mua hàng của Cty vật tư & vận tải Sơn Dương 15
2 10/10 752 Xuất bán cho Cty CP than Núi Béo 15
… … … … Cộng 153 153 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu 2.3. Mẫu thẻ kho
Tại phòng kế toán mở sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho và lên bảng tổng hợp hàng hóa:
CNCTCPĐTTM&DV – TKV XN VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI
Mẫu số S10-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/10/2007 Tài khoản 156 – Kho hàng hóa
Hàng hóa: Bộ giăng phớt cúp ben phanh Volvo
Số
CT Diễn giải
TK
ĐƯ Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SL ST SL ST SL ST
Số dư đầu kỳ
585 Ngày 06/10Mua hàng của Cty vật tư & vận tải Sơn Dương
331 5 650 000 15 84 750 000
752
Ngày 10/10
Xuất bán cho Cty CP than Núi Béo 632 5 650 000 15 84 750 000 … … … … … … … Cộng 153 229 525 000 153 229 525 000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
CNCTCPĐTTM&DV – TKV – XN VẬT TƯ & VẬN TẢI
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN
Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/10/2007 Kho: Kho hàng hóa
STT Mã Kho Tên Đơnvị SL Đầu kỳTiền SLNhập trong kỳTiền SLXuất trong kỳTiền SLTồn cuối kỳTiền
HH Hàng hóa 1000 1 162 080 000 104 000 2 528 441 700 52 000 2 514 738 700 53 000 1 175 783 000 0018 TT HH Thép tấm Kg 16 150 000 16 150 000 0252 PT1 HH Bộ giăng phớt cúp ben phanh Volvo Bộ 299 525 000 299 525 000
0369 DCR HH Dây Curoa Cái 7 400 000 7 400 000
0575 ĐKOT HH Ôtô tải thùng Cái 1000 1 162 080 000 1000 1 162 080 000
… … … … … … …
0578 VAT HH Van an toàn Cái 4000 90 936 000 1000 79 536 000 3000 11 400 000
0579 BDINH HH Băng dính Cuộn 100 000 50 632 000 51 000 48 329 000 49 000 2 303 000
Tổng cộng 1000 1 162 080 000 104 000 2 983 122 376 52 000 2 969 780 815 53 000 1 175 783 000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu)