IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long
2.2 Trình tự hạch toán nhập kho
- Trờng hợp mua hàng bằng tiền mặt:
Nghiệp vụ này ít phát sinh, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 30 ngày 07/11/2002, mua thép F16 của Trung tâm kim khí gang thép:
Giá cha thuế: 75.761.000
Thuế GTGT 5%: 16.028.432 Tổng tiền thanh toán: 91.789.432
Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152: 75.761.000
Cuối tháng kế toán xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và dùng tổng số này để ghi vào sổ Cái TK 152 (Ghi có TK 111, Nợ TK 152).
-Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán:
Đây là nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp yếu tố đầu vào của công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331 (Sổ chi tiết này đợc mở để theo dõi tình hình thanh toán đối với từng ngời bán. Mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số d cuối kỳ).
Từ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT ở ví dụ trên, kế toán định khoản và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Nợ TK 152: 75.761.000 Nợ TK 133:
Có TK 331:
Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu sang sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
-Trờng hợp mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng:
Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 141 để hạch toán nghiệp vụ này. *Sổ chi tiết TK141:
Sổ này đợc mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty. Nó đợc mở trong từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng đợc phản ánh trên một dòng.
Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi tiền mặt, Báo cáo quỹ , kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141…
“Tạm ứng”. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào sổ Cái TK152
• Khi xuất tiền tạm ứng kế toán định khoản Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng
• Khi hàng về nhập kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 152: Giá nguyên vật liệu nhập về cha có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán.
Khi nhân viên thu mua nộp biên lai nhận tiền của nhà cung cấp và các chứng từ khác, kế toán định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 141
-Trờng hợp nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán sẽ tính số lợng, trị giá vật liệu đem đi gia công mà bên gia công sử dụng để gia công số nguyên vật liệu nhập kho đó dựa vào định mức vật t mà phòng kỹ thuật và phòng vật t lập. Căn cứ vào giá trị xuất đi gia công (dựa vào phiếu xuất kho), căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) của bên gia công về chi phí gia côngvà căn cứ vào Hợp đồng thuê gia công, kế toán tính chi phí tiền thuê gia công cũng nh mức nguyên vật liệu tiêu hao trên sổ chi tiết thuê gia công.
Kế toán sử dụng tài khoản 1542 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng giảm nguyên vật liệu thuê ngoài gia công của công ty.
-Bên Nợ: Phản ánh nguyên vật liệu xuất kho đem đi gia công -Bên Có: Phản ánh nguyên vật liệu gia công hoàn thành nhập kho.
-D Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất gia công cha hoàn thành, cha đ- ợc nhập kho
kế toán sử dụng tài khoản 627- Chi phí thuê ngoài gia công chế biến, tài khoản này dùng để theo dõi riêng số tiền gia công.
Định khoản:
Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu về nhập kho.
Có TK 1542: Ghi giảm trị giá nguyên vật liệu xuất đi gia công Có TK 627: Tiền thuê ngoài gia công phải trả
Nợ TK 627: Tiền thuê gia công cho số nguyên vật liệu về nhập kho. Có TK 331: Phải trả tiền thuê gia công
-Đối với phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết
Căn cứ vào số lợng nhập lại kho, kế toán tính giá trị hàng nhập kho bằng cách lấy số lợng nhân với giá thực tế. Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ nhập kho kế toán lập bảng kê chứng từ nhập nội bộ, để phản ánh phế liệu thu hồi hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho, đồng thời giảm chi phí sản xuất cho các đội, phân xởng.Số tổng cộng của bảng kê này sẽ là căn cứ để ghi sổ Cái TK 152.
Cuối tháng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu. Mẫu sổ nh sau:
Công ty Cầu I - Thăng Long
Chứng từ ghi sổ
Ngày 30/11/2002 Số CTGS: 4095/02
Trích yếu Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền Ghi chú
Thanh toán với ngời bán 3331
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 890.474.599
Vật liệu phụ 1522 43.093.785 Phụ tùng thay thế 1523 129.999.748 Nhiên liệu 1524 12.729.214 Cộng 1.076.297.346 Kèm theo chứng từ gốc… Ngời lập (đã ký) Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán trởng (đã ký)