II- Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên
1. Về tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu
* Kiến nghị 1: Về phơng pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu
Hiện nay, công ty đang sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ của từng loại vật liệu để tiến hành ghi chép tình hình biến động tăng, giảm và tồn kho vật liệu. Phơng pháp này có u điểm đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên do là một doanh nghiệp xây lắp có mật độ biến động vật liệu lớn, thờng xuyên nên việc sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ hạch toán cha hợp lý, dễ nhầm lẫn và thiếu chính xác.
Do đó, để phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình công ty nên sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh để tính giá cho vật liệu xuất kho. Theo phơng pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế nhập nguyên vật liệu đó, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn giá hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh). Vì vậy rất hợp lý cho việc xuất kho vật liệu phục vụ thi công các công trình, hạng mục công trình. Bởi vì, ở công ty khi nguyên vật liệu mua về thờng đợc công ty chuyển thẳng tới “chân” công trình hoặc kho gần công trình để việc thi công không bị gián đoạn. Do đó, nếu thủ kho tại kho đó tiến hành ghi số theo đúng giá vật liệu mua vào và suất kho vật liệu cũng theo đúng giá nguyên vật liệu nhập vào sẽ tạo điều kiện cho việc tính đúng, tính chính xác chi phí nguyên vật liệu bỏ ra thi công một công trình, từ đó sẽ tính chuẩn giá thành công trình hơn. Bên cạnh đó,
việc dự trữ vật liệu tại công ty không nhiều, thờng thì mua về sử dụng ngay nên việc sử dụng phơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tỏ ra không mấy hợp lý. Do vậy công ty nên áp dụng phơng pháp giá thực tế định danh.
Ví dụ: Theo hoá đơn (GTGT) và phiếu nhập kho ngày 24/2/2003 tại kho Kim Tân II. Thì công ty mua 1202kg thép φ 16, L = 11,7 với đơn giá thực tế là 5310đồng/1kg. Giá thực tế mua 6.382.620đ.
Do vậy ngày 26/2 xuất 593kg thép φ 16 thì theo phơng pháp giá thực tế đích danh thì giá xuất của thép φ 16 cũng là 5310đ/1kg. Giá xuất thực tế: 3.143.520đ.
* kiến nghị 2: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
(Dự phòng giảm giá là việc xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn).
Hiện nay tại công ty Cầu I- Thăng Long không tiến hành lập dự phòng đối với bất cứ loại tài sản kể cả dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù các khoản dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với công ty. Vai trò của việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thể hiện ở các phơng diện sau:
Xuất phát từ lợi ích và sự an toàn trong quá trình xây dựng, cho thấy việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty là cần thiết. Công ty nên tiến hành lập dự phòng đối với những vật t có giá cả thờng xuyên biến động trên thị trờng nh thép, xi măng…
- Điều kiện và phơng pháp xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định theo công thức: Mức lập phòng cần lập.
năm tới cho hàng tồn kho = Số lợng tồn khoi cuối niên độ * Mức giảm giá củakàng tồn kho - Tài khoản và phơng pháp hạch toán.
Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này có nội dung và kết cấu nh sau:
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá.
Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá.
Dự có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
(Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho).
Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc: Nợ TK 159
Có TK632: Thu nhập khác.
Đồng thời, trình lập dự phòng cho năm tới. Nợ TK 632: Mức dự phòng cần lập. Có TK 159.
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất dùng, xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá với hàng tồn kho xuất dùng, xuất bán, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của những loại hàng tồn kho này (nếu có):
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Ghi tăng thu nhập khác.
* Kiến nghị 3: Về việc lập sổ danh điểm vật liệu
Để xây dựng hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối l- ợng lớn về vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần lý hoá khác
nhau, công dụng khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt về vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học và hợp lý.
Hiện nay, kế toán nguyên vật liệu tại công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng và tài khoản 152 đợc chi tiết thành 4 tiểu khoản.
1521: Nguyên vật liệu chính.
1522: Nguyên vật liệu phụ.
1523: Nhiên liệu.
1524: Phụ tùng thay thế.
Tuy nhiên, để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ vật liệu cần phải nắm bắt một cách cụ thể, đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu đợc sử dụng trong quá trình thi công xây dựng. Do đó, vật liệu cần phải đợc phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý, hoá học, theo quy cách phẩm chất vật liệu. Việc xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu sẽ đáp ứng đợc yêu cầu trên.
Số danh điểm vật liệu có thể đợc lập nh sau: Trong mỗi loại vật liệu, nhóm vật liệu cần sử dụng một ký hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, đồng thời mỗi loại vật liệu nên sử dụng một số trong vòng số danh điểm vật liệu để ghi đủ các thứ, nhãn vật liệu thuộc loại đó.
Số danh điểm vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của loại, thứ vật liệu.
- 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, phụ, .…
- 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm loại vật liệu: thép, xi măng, .…
- 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu: (Loại vật liệu chính) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy
cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú
1521 – 01 – 01 Thép φ 16 Kg 1521 – 01 – 02 Thép φ 12 Kg 1521 – 01 – 03 Thép φ 24 1521 – 01 – 04 Thép φ 6 1521-02 Tôn 1521 – 02 – 01 Tôn 10 ly Tấm 1521 – 02 – 02 Tôn 12 ly Tấm 1521-03 Xi măng Tấn 1521 – 03 – 01 Xi măng PC – 40 1521-04 Cát 1521 – 04 – 01 Cát vàng M3 1521 – 04 – 02 Cát đen M3 1521-05 Gạch Viên 1521 – 05 – 01 Gạch 2 lỗ Viên 1521 – 05 – 02 Gạch tay 4 lỗ Viên
Nh vậy tại công ty Cầu I – Thăng Long nếu tiến hành lập sổ danh điểm vật t thì sẽ phục vụ cho rất tốt cho nhu cầu quản lý vật liệu tại công ty, góp phần giảm bớt khối lợng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đa công tác tin học vào hạch toán nguyên vật liệu. Điều mà kế toán công ty nên thực hiện.
* Kiến nghị 4: Về việc lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu
Bên cạnh việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cho năm sau để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Việc lập kế hoạch dự trữ này phụ thuộc rất nhiều yếu tố nh khối lợng công việc đã thực hiện đợc ở năm trớc, khối lợng nguyên vật liệu còn tồn ở trong kho, để từ đó phòng Kế toán cùng các phòng ban khác trong công ty…
cùng phối hợp và lập ra kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế ở công ty, hàng năm cùng với lập kế hoạch sản xuất thì phòng kế hoạch – vật t cũng đồng thời tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch mua nguyên vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch xác định nhu cầu nguyên vật liệu ở từng tháng, từng quý, trong năm kế hoạch. Tuy nhiên ở phòng kế hoạch không tiến hành lập kế hoạch dự trữ vật t, mà khâu dự trữ vật t có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình sản
xuất ở công ty. Để quá trình sản xuất có thể diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì khâu dự trữ vật t phải đợc tổ chức tốt,vật liệu đợc dự trữ ở mức hợp lý (đủ dùng). Bởi nếu vật liệu đợc dự trữ ở mức quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hởng đến hiệu quả sử dụng vốn lu động. Ngợc lại, nếu vật liệu dự trữ quá ít sẽ không đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất.
Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trờng thì nhu cầu và khả năng đáp ứng th- ờng xuyên thay đổi. Do vậy phòng kế hạch – vật t cần phải nghiên cứu, dự đoán, những biến động về cung, cầu và giá cả trên thị trờng để đề ra các biện pháp thích ứng, cụ thể là lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu.
* Kiến nghị 5: Về việc lập phiếu xuất kho theo hạn mức
Đối với vật t xuất từ kho ở công ty hoặc kho của các công trình mà công ty đã xây dựng đợc hệ thống định mức, công ty nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức để giảm bớt những phiền toái khi mỗi lần ngời phụ trách vật t ở công trình mang các biên bản giao nhận vật t về, kế toán vật t lại phải làm một thủ tục máy móc là viết đồng thời một phiếu nhập kho một phiếu xuất kho cho biên bản giao nhận tơng ứng mà thực chất lại không có tác dụng phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phiếu xuất kho theo hạn mức đợc dùng để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu xuất kho mộy lần theo định mức nhng xuất nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật t ở từng công trình, mỗi phiếu đợc lập cho một loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản xuất sử dụng trong tháng với hai liên. Khi lĩnh lần đầu tiên, bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho, ngời nhận vật t giữ một liên, một liên giao cho thủ kho. Đến cuối tháng, dù vật t trong hạn mức còn hay hết, thủ kho cũng phải ký vào hai liên, ngoài ra, cả hai bên đều phải có chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời phụ trách bộ phận sử dụng, ngời phụ trách kế toán. Tổng số lợng vật t trong phiếu lĩnh bao giờ cũng phải nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức đợc duyệt. Nếu do kế hoạch thi công thay đổi,
hạn mức mới, có xác nhận của bộ phận kỹ thuật thi công và phụ trách công trình. Nh vậy việc công ty sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức sẽ thuận lợi cho công ty trong việc quản lý và việc hạch toán chi phí sẽ đợc chặt chẽ, hiệu quả hơn.
Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ:
Mẫu số: 02 - V QĐ Số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC
Phiếu xuất kho theo hạn mức
Ngày30 tháng 11 năm 2002
Bộ phận sử dụng: Công trình cầu Đá Bạc Số: 08
Lý do xuất: Làm dầm bê tông Nợ: 621
Xuất tại kho: Thịnh Liệt Có: 152
Số Tên nh n hiệu,ã quy cách vật t Đơn vị tính Hạn mức đợc duyệt Số lợng xuất Ngày 10/11 Ngày 26/11 Ngày …..
Cộng Đơn giá Thành tiền
01 Que hàn 4 ly Kg 100 100 6900 690.000
02 Thép Φ16 Kg 4705 4705 4772,5 22.454.612,5
03 …… …… ………. …… …… …… …… …… …..
Cộng
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận (đã ký)
Thủ kho ( đã ký)
ý kiến 6: Về hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại công ty việc hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp Sổ số d. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với thẻ kho, nếu thấy khớp thì ký vào thẻ mà không lập “phiếu giao nhận chứng từ” giữa kế toán và thủ kho. Việc này xem ra có vẻ giúp thủ kho bớt đi đ- ợc một số công việc. Tuy nhiên, Phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, là cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất.
Vậy theo em, thủ kho cần lập “Phiếu giao nhận chứng từ”. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lợng, số hiệu các chứng từ. Phiếu giao nhận các chứng từ đợc đính kèm với tập phiếu nhập kho hoặc xuất kho để chuyển cho kế toán. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ . Ngoài ra, phiếu này là cơ sở để đối chiếu với thẻ kho.
Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ nh sau:
Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày……….. đến ngày………… Tại kho………. STT Mã vật t Tên vật t Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
2.Về vấn đề quản lí nguyên vật liệu
ở công ty cầu 1 Thăng Long hiện nay kho tàng để bảo quản vật t đợc quan tâm xây dựng khá kiên cố, đợc bố trí cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Tuy nhiên sự tồn tại của các kho riêng này có thể tạo ra các khe hở trong quản lí vật t với 2 lí do sau:
Thứ nhất, một đơn vị thi công một lúc nhiều công trình nên nhu cầu về vật t tại một thời điểm ở các công trình là khác nhau. Do đó việc thay đổi về giá trị và hiện vật số vật t nhập, xuất kho cho từng công trình là không tách bạch.
Thứ hai, thủ kho tại mỗi kho không thể theo dõi đầy đủ và chính xác sự biến động về mặt giá trị và hiện vật của từng loại vật t. Trong khi đó một năm, theo định kỳ các kho này đợc kiểm tra hai lần, điều này không thể cho phép kết luận chính xác về tình hình bảo quản vật t ở tất cả các thời gian còn lại trong năm.
Vì vậy, theo em ở công ty trên cơ sở tính toán định mức các chi phí đầu t, một mặt công ty có thể giao khoán cho các đội tự mua vật t và đa ngay đến chân công trình để phục vụ thi công, sau đó thanh quyết toán với công ty trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ; mặt khác, các kho nói trên sẽ do công ty trực tiếp quản lí, kế toán vật t của công ty sẽ phải thờng xuyên liên hệ với thủ kho trong việc hạch toán chi tiết vật t. Vật t có thể cung cấp cho từng công trình theo từng giai đoạn nhất định, đến đâu hoàn thành dứt điểm đến đó, nh vậy sẽ tăng cờng đợc công tác quản lí ở các kho này mà lại bớt đi một phần công nợ giữa công ty và các đội trong khoản ứng tiền mua vật liệu dự trữ. Đồng thời, các