II. PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
3. Quá trình hiểm soát
Quá trình kiểm soát là diễn biến của các hoạt động cần thiết nằm trong quy trình của hoạt động kiểm soát
Các hoạt động cần thiết nằm trong quy trình của hoạt động kiểm soát, hay quy trình hoạt động kiểm soát gồm các hoạt động sau
Kiểm soát với mục tiêu tổng quát là đảm bảo tính đúng đắn của các hoạt động của hợp tác xã. Do đó, để xác định được tính đúng đắn của các hoạt động cần phải có cái " Chuẩn", hay cái " thước" để so sánh, để đo các hoạt động thực tế. Nếu không có hệ thống quy chuẩn sẽ không thể xác định được mức độ đúng, sai của các hoạt động. Vì vậy hệ thống quy chuẩn có vai trò hết sức quan trọng với hoạt động kiểm soát, thiếu nó hoặc nó không đúng, hoạt động kiểm soát sẽ không thực hiện được hoặc không thực hiện chính xác. Nói cách khác hoạt động kiểm soát chỉ được thực hiên khi chúng ta có được hệ thông tiêu chuẩn quản lý đúng. Vì vây, việc xây dựng hế thống quy chuẩn của quan lý là việc làm đầu tiên. Ví dụ muốn kiểm soát được thời gian làm việc chung ta phải có hệ thống quản lý thời gian làm việc như: một ngày làm việc mấy tiếng, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian giải lao ( nếu có)… Hay kiểm soát về vệ sinh an toàn thực phẩm phải đưa ra được các tiêu chuẩn thế nào là rau sạch và khả năng nhận biết các tiêu chuẩn đó
Trong thực tế không ít các hoạt động yêu cấu phải kiểm soát song lại chưa đưa ra được hệ thống chuẩn mực để kiểm soát
Trong hợp tác xã sản xuất nông nghiệp, Hệ thống quy chuẩn của hoạt động kiểm soát bao gồm
+ Luật Hợp tác xã + Điều lệ Hợp tác xã
+ Các Nghị quyết của đại hội xã viên
+ Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến các hoạt động của HTX. Như Pháp lệnh kế toán, Luật đất đai, luật kinh doanh, thuế...
+ Các quy định quản lý khác của của Hợp tác xã, như: Quy định về các định mức tiêu hao tài chính, lao động, thời gian... cho mỗi hoạt động của Hợp tác xã; công tác kế hoạch của Hợp tác xã....
( 2) Xác định mức hoàn thành thực tế
Xác định mức độ hoàn thành bao gồm các công việc; theo dõi, thu thập và phân tích số liệu về các hoạt động thực tế.
Để đảm bảo hoạt động kiểm soát được thực hiện đúng, việc xác đúng mức độ hoàn thành đóng vai trò rất quan trọng vì nó chính là cái "mốc" để so sánh với các quy chuẩn hoàn thành, nếu "mốc" xác định sai thì kết quả so sánh giữa " mốc" với hệ thống quy chuẩn sẽ sai; Hoạt động kiểm soát sẽ không đạt yêu cầu
Việc xác định mức độ hoàn thành đúng phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố, tập trung vào một số yếu tố chính sau
+ Người làm công tác xác định mức độ hoàn thành.
Người làm công tác xác định mức độ hoàn thành chính là người làm nhiệm vụ giám sát và đánh giá các hoạt động, ngoài kiến thức kỹ năng cần có cho công việc giám sát, người làm công tác giám sát cần có cái “ tâm” công bằng khách quan, biết phân tích công việc gắn với các điều kiện và hoàn cảnh cụ thể trong khi thực hiện công vi
(3) So sánh mức độ hoàn thành với hệ thống quy chuẩn để xác định mức độ đúng sai, tìm các nguyên nhân
Việc sai lệnh giữa mức độ hoàn thành với hệ thống quy chuẩn co nhiều nguyên nhân, nhưng hiện nay phân đông mới chỉ tập trung vào việcquy trách nhiệm cho người thực thi các công việc cụ thể, ít chu ý tới các đối tượng khác có liên quan. Cụ thể cần tập trung vào các khâu công việc sau
+ Khâu thực hiện công việc. Khâu thực hiện công việc ngoài việc phân tích ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ làm việc, kiến thức chuyên môn cần xem xét tới cả công tác bổ trí sử dụng nhân lực
+ Khâu xác định hệ thống quy chuẩn cần hoàn thành. Hệ thống quy chuẩn hoàn thành công việc được ví như cái thước để đo các hoạt động thực tế, nếu thước đo không chuẩn thi không thể có kết quả đo chính xác, Vì vậy khi có kết quả sai lệch giữa thực tế và hện thống qu chuẩn cũng cần phải xem xét tới cả hệ thống quy chuẩn
+ Khâu xác định mức độ hoàn thành
+ Khâu so sánh giữa mức độ hoàn thành với hệ thống quy chuẩn (4). Đề xuất các phương án điều chỉnh
Mô hình : Quá trình hoạt động kiểm soát Xác định quy chuẩn hoàn thành Xác định mức độ hoàn thành thực tế So sánh mức độ HT với tiêu chuẩn HT
Có sai khác không ?
Có Không
Loại trừ được không? Không điều chỉnh
Có Không
Phân tích đánh giá
Tiến hành điều chỉnh