Lĩnh vực hoạt động chính của Viện là sản xuất các lại máy nông nghiệp nh: máy tiện, máy bào, máy dệt, bơm cấp thoát nớc do vậy công tác tài chính… kế toán phải đáp ứng đợc nội dung và yêu cầu đó nhằm cung cấp thông tin một cách thờng xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị tơng ứng với mô hình tổ chức kế toán của Viện là mô hình kế toán tập trung, việc tổ chức hạch toán đợc tập trung tại phòng tài chính kế toán. Bộ máy tổ chức phòng kế toán của Viện có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán của Viện Nghiên cứu Cơ khí
- Kế toán trởng tổ chức chỉ đạo, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán và công tác tài chính ở Viện Nghiên cứu cơ khí, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Viện Nghiên cứu cơ khí và pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ chính sachs về quản lý tài chính của Nhà nớc. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán vật liệu Kế toán tổng hợp + tập hợp CP tính giá thành+ tiền mặt Kế toán tiêu thụ + xác định kết quả + TSCĐ Kế toán ngân hàng kiêm thu quỹ
- Phó phòng giúp việc cho trởng phòng và điều hành công việc của phòng kế toán khi trởng phòng đi vắng
- Kế toán các phần hành có trách nhiệm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần điều hành mà mình phụ trách vào các sổ kế toán tơng ứng và các công việc khác có liên quan theo sự phân công chỉ đạo của kế toán trởng.
+ Kế toán tổng hợp và tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành, thanh toán tiền mặt phân bổ lờng và BHXH: phụ trách công tác kế toán tổng hợp kiểm tra kiểm toán, tập hợp chi phí tính giá thành, theo dõi thanh toán tiền mặt, phân bổ lơng và bảo hiểm xã hội, theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc đồng thời là ngời lập các báo cáo tài chính từng quỹ, năm.
+ Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả và tài sản cố định: quản lý hai phần hành kế toán đợc giao, có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ, công nợ với khách hàng, các khoản doanh thu, chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại... xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, định kỳ trích khấu hao TSCĐ.
+ Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ có các chức năng giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ với NH, bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trớc khi thu hoặc chi. Thực hiện vào sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt.
- Các nhân viên thống kê phân xởng không thuộc danh sách nhân viên phòng kế toán mà thuộc danh sách ở phân xởng, có nhiệm vụ chấm công thống kê thu chi của phân xởng và chịu sự hớng dẫn chuyên môn của phòng kế toán.
1. Tổ chức chu trình kế toán tại Viện Nghiên cứu Cơ khí
1.1. Hệ thống sổ sách
Hiện nay, Viện Nghiên cứu cơ khí hoàn toàn sử dụng kế toán thủ công, không áp dụng kế toán máy. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền hành phân loại, kiểm tra và ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo từng phần hành kế toán thích hợp, sau đó đợc bảo quản, lu trữ.
Hình thức sổ kế toán mà Viện Nghiên cứu cơ khí áp dụng là hình thức. Nhật ký chứng từ, đó là việc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo những tài khoản đối ứng Nợ. Hình thức sổ này kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp - chi tiết trên một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với quy mô và trình độ kế toán của Viện Nghiên cứu cơ khí, nó giảm bớt khối lợng ghi chép hàng ngày, góp phần nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.2. Hệ thống báo cáo tổng hợp:
Viện Nghiên cứu Cơ khí quyết toán theo quý và áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN
Chứng từ gốc, các bản phân bổ
Nhật ký - chứng từ Các sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng kê
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
- Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02-DN
- Lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN
(theo phơng pháp trực tiếp)
- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN
Các quyết toán quý này do kế toán tổng hợp lập, kế toán trởng ký duyệt, sau đó trình lên giám đốc duyệt, ký tên, đóng dấu và Viện Nghiên cứu cơ khí phải trình các quyết toán quý này lê Tổng Viện Nghiên cứu cơ khí.
Ngoài ra, khi ban giám đốc Viện Nghiên cứu cơ khí hay Tổng Viện Nghiên cứu cơ khí yêu cầu các báo cáo tức thời thì phòng kế toán phải đáp ứng nay, các báo cáo này không nhất thiết phải theo mẫu do Bộ tài chính quy định và nó có tính chất là các báo cáo quản trị.