IV. KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
3. Kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty
3.1.1. Doanh thu bán hàng và tình hình theo dõi thanh toán của người mua.
Doanh thu bán hàng và công nợ của Công ty gắn chặt với quyền lợi, lợi ích trực tiếp của Công ty, nên công ty đã quản lý và theo dõi chặt chẽ, thường xuyên, liên tục. Số lượng khách hàng có mối quan hệ kinh tế với Công ty rất lớn nên việc theo dõi tình hình thanh toán của người mua trên sổ sách kế toán cũng không phải đơn giản.
Doanh thu bán hàng của Công ty đựơc chia thành 2 loại: Doanh thu bán ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Doanh thu bán hàng ra ngoài được tập hợp trên tài khoản 511, tương ứng với việc theo dõi tình hình thanh toán của người mua trên TK 131. Còn doanh thu bán hàng nội bộ được kế toán của Công ty theo dõi trên TK 512, tương ứng với việc theo dõi tình hình thanh toán trên TK 136 (TK 1361, TK 1368). Trong đó TK 1361 được Công ty sử dụng để phản ánh tình
hình bán hàng nội bộ của Công ty. TK 1368 được Công ty sử dụng để phản ánh các khoản phát sinh của các hiệu thuộc nộp lên cho Công ty như: khoản nghĩa vụ, thuế, khấu hao, BHXH, KPCĐ.
Kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và tình hình theo dõi thanh toán của người mua bao gồm: Kế toán hiệu thuốc và kế toán công nợ của khách hàng.
- Trường hợp bán cho khách hàng: Trong trường hợp này Công ty có 2 hình thức: bán buôn và bán lẻ. Đối với bán buôn thì khách hàng có quan hệ thường xuyên liên tục với Công ty. Đối với bán lẻ khách hàng không có quan hệ mua bán thường xuyên với Công ty mà chủ yếu là cá nhân.
Đối với trường hợp bán buôn: Kế toán theo dõi tình hình thanh toán của người mua hàng ngày trên sổ chi tiết TK 131 - "phải thu của khách hàng". Sổ chi tiết TK 131 được lập riêng cho từng khách hàng trên mỗi trang sổ. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết của từng khách hàng để ghi vào sổ tổng hợp TK 131 (biểu số 01)
Trường hợp bán buôn Công ty gọi là bán hàng trả chậm với các khách hàng thường xuyên là các đơn vị hoặc quầy bán đại lý.
Hàng này kế toán theo dõi công nợ căn cứ vào hoá đơn GTGT đã được khách hàng chấp nhận thanh toán để ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra số liệu tổng hợp của từng khách hàng để ghi vào sổ tổng hợp TK 131.
Số dư cuối
tháng Số dư đầu tháng
Phát sinh nợ Phát sinh có
VD: Căn cứ vào sổ chứng từ các khoản phải thu của hiệu thuốc Ngọc Khánh – Hà Nội trong tháng 6 có các số liệu sau:
Số dư đầu tháng: 5.492.730đ Phát sinh nợ: 7.249.830đ Phát sinh có: 5.483.730đ
Dư cuối tháng = 5.492.730 + 7.249.830 - 5.483.730 = 7.258.830đ
Trích sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng TK 131, hiệu thuốc Ngọc Khánh – Hà Nội (biểu số 02)
Kế toán căn cứ vào sổ chứng từ để định khoản: Nợ TK 131: 7.249.830đ
Có TK: 511 (5112): 6.904.600đ Có TK 3331: 345.230đ
Các ghi sổ chi tiết TK 131: Nếu khách hàng mua hàng của Công ty do Công ty sản xuất thì được ghi vào cột hàng sản xuất. Nếu hàng do Công ty mua ngoài thì được ghi vào cột hàng kinh doanh. Những mặt hàng nào chịu thuế suất thuế GTGT thì được ghi vào cột thuế GTGT.
Trong tháng nếu phát sinh các nghiệp vụ thanh toán hoặc các trường hợp ghi giảm doanh thu thì kế toán ghi vào cột ứng với TK 131.
Cách ghi sổ tổng hợp TK 131 cũng tương tự như sổ chi tiết TK 131. Hình thức mẫu sổ thì giống nhưng cách ghi lại khác mỗi một khách hàng được ghi trên
một dòng là số liệu được tổng hợp từ sổ chi tiết. Đối với trường hợp bán lẻ thì kế toán sẽ tổng hợp số liệu trên sổ theo dõi tình hình thanh toán của người mua, sau đó cũng ghi số liệu tổng hợp cuối cùng để ghi lên dòng bán lẻ trên sổ tổng hợp TK 131.
Số liệu tổng hợp cuối tháng là căn cứ để kế toán cung cấp cho kế toán trưởng tổng hợp vào sổ cái tài khoản theo quý.
Đối với trường hợp bán lẻ: Kế toán sẽ phản ánh doanh thu hàng hóa bán lẻ của công ty trên sổ chi tiết theo dõi các khoản thu cá nhân. Cuối tháng tính ra tổng số tiền phải thu. Từ đó kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng khách hàng, khách hàng nào chưa trả có số dư nợ hoặc khách hàng nào đặt trước có số dư có. Số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu cá nhân cuối tháng sẽ được kế toán ghi ở dòng bán lẻ trên sổ tổng hợp TK 131 - Không được ghi vào sổ chi tiết TK 131.
VD: Bà Vân Có số dư Nợ đầu tháng bằng không
Trong tháng bà Vân mua hàng của Công ty vào ngày 15/6 với số tiền là: 9.044.805đ
Cùng ngày bà Vân thanh toán cho Công ty toàn bộ số tiền: 9.044.805đ Số dư cuối tháng 6: 0 + 9.044.805 - 9.044.805đ = 0 đ
Số dư cuối
tháng Số dư đầu tháng
Số tiền phải thu trên hóa đơn
Số tiền đã thu trên phiếu thu
Nếu số dư cuối tháng của mỗi khách hàng mà < 0 thì số dư đó chính là số tiền mà khách hàng đã đặt trước.
Trích sổ theo dõi các khoản phải thu cá nhân trong tháng 6 như sau:
Sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu cá nhân (bán lẻ)
Tháng 6 năm 2009:
Số dư Nợ đầu tháng: 18.114.728đ
Trong đó: Ông Hiền: 11.871.400đ Số dư Có đầu tháng: Ông Hùng: 288.800đ
Cuối tháng số liệu tổng hợp từ sổ chi tiết TK 131 (bán buôn) và sổ theo dõi tình hình thanh toán với người mua (bán lẻ) làm căn cứ ghi vào sổ tổng hợp TK 131.
Trích (Biểu số 1) sổ tổng hợp TK 131 - Phải thu của khách hàng, tháng 6 năm 2009
* Trường hợp bán hàng nội bộ, để theo dõi tình hình công nợ kế toán sẽ phản ánh trên TK 136 (TK 1361, TK 1368). Sổ chi tiết TK 1361 được lập cho cả 8 hiệu thuốc và được kế toán hiệu thuốc đảm nhiệm việc ghi chép. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết của từng hiệu thuốc để ghi vào sổ tổng hợp TK 1361 (biểu số 04).
VD: Ngày 11/6 hiệu thuốc Phương Mai mua hàng kinh doanh của Công ty theo hoá đơn 043029.
Trường hợp hiệu thuốc chưa thanh toán ngay mà chỉ ký xác nhận thanh toán, kế toán sẽ ghi định khoản sau:
Nợ TK 136: 94.000đ Có TK 512: 94.000đ
Ngày 14/6 hiệu thuốc Phương Mai thanh toán tiền lương cho Công ty theo phiếu thu 137 kế toán sẽ ghi sổ:
Nợ TK 111: 7.472.300đ
Trích sổ chi tiết các khoản phải thu nội bộ TK 1361 hiệu thuốc Phương Mai, tháng 6/2009 (biểu số 3)