1. Cơ cấu bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập chung. Tại phòng tài vụ của Công ty gồm 9 nhân viên, mỗi nhân viên phụ trách 1 khâu kế toán với các nhiệm vụ.
- Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm chỉ đạo hỡng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty.
- Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trởng công tác chỉ đạo, làm công tác tổng hợp ghi sổ cái, lập công tác kế toán, phân tích kinh tế, bảo quản lu trữ hồ sơ.
- Kế toán NVL và CCDC : Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập xuất từng loại vật t nh VLP,CCDC và vật liệu khác. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất ở Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật t nên công tác kế toán vật t có khối lợng công việc khá lớn.
- Kế toán tài sản cố định : Hạch toán tài sản cố định theo dõi ghi sổ quá trình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định trong kỳ.
- Kế toán tiền mặt :
Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu, chi, tồn quỹ, TGNH của Công ty. Tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài , hạch toán chi tiết và
tổng hợp tình hình vay vốn lu động và quá trình thanh toán tiền vay phụ trách các tài khoản 111,112,141,311,341.
- Kế toán Xây dựng cơ bản: Hạch toán các khoản chi phí sửa chữa thờng xuyên của tài sản.
- Kế toán tiền lơng : Tổ chức hạch toán bảo hiểm xã hội các quỹ của Công ty theo dõi tình hình lập quỹ, sử dụng quỹ, phụ trách các TK 334,338,441,414.
- Kế toán giá thành : Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tợng chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tợng và tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và tiêu thụ : Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho và tiêu thụ của Công ty, xác định bán hàng, tổ chức mở sổ chi tiết .
- Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các Xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ nh ở Công ty. Tổ chức kế toán ở xí nghiệp thành viên gồm 2 đến 3 ngời. Dới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trởng Công ty nh thu thập chứng từ, ghi chép ban đầu và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc mô tả qua sơ đồ sau
Kế toán trưởng
Thủ
Quỹ tiền mặt Kế toán
Kế toán tiền gửi ngân sách Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán giá thành lư ơng Kế toán thành phẩm tiêu thụ Kế toán tổng hợp và tài sản cố định
2. Tổ chức sổ kế toán :
- Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chúng từ " theo quy định của Bộ Tài chính, với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 hàng năm hàng tồn kho của Công ty đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Với hình thức Nhật ký chứng từ Công ty sử dụng các loại sổ .
+ Nhật ký chứng từ số : 1,2,4,5,6,7,8,9,10 + Sổ chi tiết vật t số 2,5,6
+ Bảng kê số :1,2,4,5,6,8
+ Bảng phân bổ tiền lơng, chi phí + Sổ cái .
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
+ Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê , sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán , vào bảng kê, sổ chi tiết , cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê ,sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ . Đặc biệt đối với Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp sản xuất thì các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê, và nhật ký chứng từ có liên quan.
+ Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm tra số liệu , đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái .
+ Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và các thẻ chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc các thẻ
kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái .
+ Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ , Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo tài chính .
Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, để hạch toán CPSX và tính giá thành Công ty sử dụng các loại sổ sau :
- Sổ chi phí nguyên vật liệu . - Sổ chi tiết nợ TK 627 .
- Bảng phân bổ số 1 : Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội. - Bảng tổng hợp phát sinh TK 152, 153
- Bảng kê số 4 - Bảng kê số 6
- Nhật ký chứng từ số 7
Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ Hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng Kê số 4 chứng từ số 7Nhật ký Thẻ và sổ kế toán chi tiết 621,622,627
Sổ cái TK 621,62
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.