V. Tổchức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
2. Hạch toán nghiệp vụ nhập vật liệu
2.1. Nguồn nhập vật liệu.
Vật liệu của Công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông đợc nhập chủ yếu từ các nguồn sau:
+ Vật liệu mua ngoài gồm cả mua trong nớc và nhập khẩu. Vật liệu đợc nhập khẩu qua hình thức uỷ thác. Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú nên Công ty có quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp. Vật liệu mua ngoài chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng trị giá nguyên vật liệu nhập kho.
+ Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Có những vật liệu để sử dụng cho sản xuất phải trải qua giai đoạn chế biến. Nhằm tập trung cho sản xuất những sản phẩm chính, Công ty không tự chế biến mà thuê ngoài.
+ Phế liệu thu hồi. Quá trình sản xuất của Công ty tạo ra khá nhiều phế liệu còn giá trị sử dụng. Công ty thu hồi chúng và bán cho các Doanh nghiệp khác có nhu cầu.
2.2. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập vật liệu.
-Trờng hợp mua bằng tiền mặt:
Nghiệp vụ này ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua của các nhà cung cấp mới.
Định kỳ 10 ngày, kế toán tiền mặt tập hợp các chứng từ để ghi vào NK-CT số 1. Cuối tháng, kế toán tính ra số tổng cộng để ghi sổ cái TK152. Trên NK-CT số 1, TK152 đợc chi tiết theo cách phân loại vật liệu của kế toán.
Định khoản:
Ví dụ: Theo Hoá đơn số 713 ngày 9/1/2000 mua vật liệu phụ của Công ty Nam Hải:
Giá cha thuế: 124000 Thuế GTGT: 12400
Tổng giá thanh toán:136400
Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 1522: 124000
Nợ TK133: 12400 Có TK 111: 136400
Do kế toán tiền mặt ghi NK-CT số 1 theo định kỳ nên thông tin cung cấp không kịp thời và trên NK-CT số 1 chỉ phản ánh số tổng cộng chứ không phải theo từng nghiệp vụ phát sinh do đó rất khó phát hiện sai sót, nhầm lẫn.
-Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán:
Đây là nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp của Công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 và NK- CT Số 5.
+ Sổ chi tiết tài khoản 331.
Sổ chi tiết tài khoản 331 đợc mở chi tiết cho cả năm và mỗi khách hàng đợc mở một trang.
Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ thanh toán do ngời nhập vật liệu chuyển đến gồm hoá đơn (GTGT), Phiếu nhập kho, phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm), kế toán nhập vật t và công nợ vào sổ chi tiết tài khoản 331. Khi có Chứng từ trả tiền, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 331 tơng ứng với nghiệp vụ nhập đã đợc thanh toán.
Cuối tháng, kế toán vật liệu tính ra số tổng cộng trên sổ chi tiết tài khoản 331 làm cơ sở ghi vào NK-CT số 5.
Mẫu sổ chi tiết TK331 của công ty khá phức tạp. Mặt khác, kế toán không phản ánh số d đầu kỳ trong sổ chi tiết nên việc xác định số nợ đối với một nhà cung cấp tại một thời điểm bất kỳ là rất khó khăn. Cuối tháng, kế toán tính số tổng cộng ngoài giấy nháp để ghi vào NK-CT số 5 nên rất dễ nhầm lẫn và không thể đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Để khắc phục tồn tại này, em sẽ kiến nghị ở phần sau.
+ NK-CT số 5.
Trong NK-CT số 5 mỗi nhà cung cấp đợc phản ánh trên một dòng. Kế toán lấy số d cuối tháng trớc làm số d đầu tháng. Căn cứ vào số tổng cộng trên sổ chi tiết TK 331 để ghi vào các phần “ Ghi có TK331, Nợ các TK ” và “ Theo dõi thanh…
toán” từ đó tính ra số d cuối tháng. Định khoản:
ví dụ: Hoá đơn số 715 của Công ty Bao bì dợc ngày 8/1/2000 ghi Giá mua cha có thuế GTGT (Nguyên vật liệu chính) là 22.241.440 đồng, thuế GTGT: 2.224.144 đồng, Tổng giá thanh toán: 24.465.584
Nợ TK1521: 22.241.440 Nợ TK133: 2.224.144 Có TK331: 24.465.584
- Trờng hợp mua ngoài, thanh toán bằng tạm ứng.
Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK141 và NK-CT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này.
+Sổ chi tiết TK141.
Sổ này đợc mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty. Nó đợc mở cho từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc mở một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng đợc mở trên 1 dòng.
Ngời tạm ứng mua nguyên vật liệu sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho chuyển chứng từ thanh toán đến kế toán nhập vật t và công nợ. Chứng từ thanh toán gồm Hoá đơn(GTGT), Phiếu nhập kho, Phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm) và chứng từ tạm ứng. Căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết TK141.
Cũng nh Sổ chi tiết TK331, Sổ chi tiết TK141 cũng không phản ánh số d đầu tháng và số d cuối tháng do đó rất khó khăn trong việc xác định số tiền mà ngời tạm ứng còn giữ của công ty.
Nhật ký chứng từ số 10:
Nhật ký này đợc mở cho từng tài khoản. ở phần ghi có TK141, kế toán ghi các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng.
Căn cứ vào sổ chi tiết TK141, kế toán ghi vào NK-CT số 10.
Việc ghi chép này tơng tự nh trờng hợp ghi sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Tuy nhiên, NK-CT số 10 đợc ghi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính số tổng cộng và ghi sổ cái.
Ví dụ: Ngày 15/1/2000 có nghiệp vụ mua vật t bằng tiền tạm ứng (vật liệu chính) theo Hoá đơn số 329 của Công ty vật t Thành Lợi: Giá mua cha có thuế là:1579587 đồng, thuế GTGT:157959 đồng, tổng giá thanh toán: 1737546 đồng.
Nợ TK1521: 1579587 Nợ TK133: 157959 Có TK141: 1737546
-Trờng hợp nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và phế liệu thu hồi: Căn cứ vào bảng kê nhập, kế toán ghi vào NK-CT số 7 ở phần:
Nợ TK 152 Có TK 154
3. Nghiệp vụ xuất vật liệu
Vật liệu của công ty đợc xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý Doanh nghiệp và xuất bán.
Để hạch toán nhiệp vụ xuất, kế toán vật liệu căn cứ vào bảng kê xuất để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu.
Từ bảng phân bổ này, đối với vật liệu xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng và quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi phí và tính giá thành ghi các bảng kê số 4 và số 5. Kế toán dùng bảng kê số 4, 5 để lập NK-CT số 7.
Với vật liệu xuất bán, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu, kế toán ghi vào NK-CT số 8: (Trích) NHật ký chứng từ số 8 Ghi có các TK: 152, 155… Tháng 1 năm 2000 (Trích) Có TK Nợ TK 152 … Cộng … 5115 … … 40239479 … … … … 40239479 … Cộng 40239479
Đã ghi sổ cái ngày 15 tháng 2 năm 2000 Ngày 20 tháng 2 năm 2000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
Công ty hạch toán nghiệp vụ bán vật liệu theo định khoản Nợ TK5115
Có TK152
Là sai nguyên tắc hạch toán. Em sẽ có kiến nghị ở phần sau.
Với vật liệu xuất cho xây dựng các công trình mới, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu kế toán ghi vào NK-CT số 10 của tài khoản 138. Việc ghi sổ này đợc tiến hành tơng tự nh ghi cho TK141. Sau đó, khi công trình hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển sang Tài khoản tài sản. Theo nguyên tắc kế toán, khi xây dựng các công trình thì các chi phí phát sinh đợc tập hợp vào TK241 (2412) do đó việc sử dụng TK138 là sai nguyên tắc hạch toán.
4.Ghi sổ cái tài khoản 152.
Tài khoản 152 đợc ghi theo tài khoản chi tiết. Căn cứ vào các NK-CT số 1, số 5 và số 10, kế toán ghi vào phần phát sinh nợ của TK152. Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán ghi vào tổng số phát sinh có của TK152.
Quy trình ghi sổ nh sau:
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu .
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để ghi sổ cái TK152 chứ không phải căn cứ vào NK-CT số 7. Mặt khác công ty chỉ mở Sổ cái cho tài khoản chi tiết chứ không mở cho TK152. Nh vậy, Công ty không có đợc những thông tin tổng hợp.
bảng ngang12 Chứng từ nhập xuất NKCT liên quan Sổ chi tiết TK331 NKCT số 5 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK152 Báo cáo tài chính
Phần thứ ba
Ph
ơng h ớng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l u động
tại công ty bóng đèn phích n ớc Rạng Đông.
I. phơng hớng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu.
Cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện.
Qua sự nghiên cứu ở phần thứ nhất: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động và phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông, ta càng thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong việc quản lý doanh nghiệp.
Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông nói riêng cần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận…
Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yếu tố đáp ứng cho yêu cầu đó.
Với xu hớng hội nhập của nền kinh tế nớc ta với kinh tế khu vực và quốc tế thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam phải ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế.
Nh vậy, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ cho công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông mà với tất cả các doanh nghiệp sản xuất.
2. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu tại công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông.
2.1Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán.
quản lý tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa nhng công ty đã thích ứng đợc với cơ chế mới, phục hồi sản xuất, tạo đợc chữ tín với khách hàng, chiếm lĩnh thị trờng trong nớc và vơn ra thị trờng quốc tế. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công đó của công ty.
Hiện nay, bộ máy của công ty khá gọn nhẹ và đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của công ty.
Tại công ty, kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Mô hình này hoàn toàn phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô vừa, hoạt động sản xuất - kinh doanh tập trung.
Phân công lao động kế toán khá khoa học. Bộ máy kế toán đợc tổ chức căn cứ vào khối lợng công việc (các phần hành kế toán) và lực lợng lao động kế toán hiện có của công ty. Điều đó đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá trong lao động kế toán.
Công ty sử dụng hình thức sổ NK-CT. Đây là một hình thức sổ khoa học chặt chẽ, hạn chế sự ghi chép trùng lặp. Các sổ sách, biểu bảng kế toán đợc công ty thực hiện tơng đối đầy đủ, ghi chép có hệ thống, hạch toán tơng đối chính xác, tuân thủ chế độ kế toán do bộ tài chính và nhà nớc quy định. Các tài khoản đợc sử dụng một cách phù hợp với đặc điểm của công ty.
Hệ thống chứng từ của công ty hiện nay khá đầy đủ và theo đúng mẫu do bộ tài chính phát hành. Quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ tơng đối chặt chẽ, khoa học.
Công ty đã cơ giới hoá lao động kế toán bằng cách trang bị đầy đủ máy vi tính. Điều này giúp giảm nhẹ khối lợng công việc cho lao động kế toán trong việc ghi chép, tính toán, tổng hợp số liệu, nâng cao năng suất lao động.
2.2Về công tác hạch toán nguyên vật liệu.
-Tổ chức chứng từ.
Các thủ tục nhập, xuất kho tơng đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu về đến kho đợc kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách chủng loại. Nguyên vật liệu xuất kho theo kế hoạch mà phòng tổ chức điều hành và phòng quản lý kho xây dựng. Nguyên vật liệu đợc cung cấp đầy đủ, kịp thời với giá cả và chất lợng ổn định đảm bảo kế hoạch và tiến độ sản xuất.
Các chứng từ đợc thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ, thuận tiện cho việc xuất kho cũng nh việc ghi chép kế toán. Tuy nhiên, khi lập phiếu nhập
kho, phòng quản lý kho ghi ngay đơn giá chứ không phải kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền sau khi thủ kho đã làm thủ tục nhập kho và ghi thẻ kho. Điều này có thể tạo ra kẽ hở trong quản lý vật liệu.
- Phân loại.
Các loại vật liệu đợc phân loại tơng đối khoa học và hợp lý nhng công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân loại vật liệu thành các nhóm mà cha lập sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính và mã số của vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết dẫn đến việc quủan lý nguyên vật liệu phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu.
- Tính giá vật liệu.
Giá nhập kho vật liệu đợc xác định theo giá thực tế, đã tuân thủ những nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền. Phơng pháp này có u điểm là chính xác, phù hợp với điều kiện lao động bằng máy nhng có hạn chế là cuối tháng kế toán mới xác định đợc giá xuất vì vậy công việc thờng dồn vào cuối tháng và thông tin không kịp thời.
- Bảo quản vật liệu.
Hệ thống kho tàng của Công ty đảm bảo điều kiện về bảo quản đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện đo lờng. Những vật liệu có tính chất khác nhau đợc bảo quản tại các kho khác nhau. Vật liệu trong kho đợc sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc nhập, xuất kho, kiểm tra. Việc kế toán nguyên vật liệu tại kho đợc thực hiện nghiêm túc và thờng xuyên đợc kiểm tra, đối chiếu với kế toán vật t.
- Phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty hach toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Ph- ơng pháp này phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là có giá trị lớn. Nhng mặt khác do vật liệu rất phông phú đa dạng, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra th- ờng xuyên nên khối lợng công việc ghi chép khá lớn.
Các sổ tổng hợp hạch toán nguyên vật liệu bao gồm các bảng kê, các NK-CT và sổ cái TK152 đợc mở chi tiết theo cách phân loại nguyên vật liệu của kế toán.
- Hạch toán chi tiết.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song. Do nguyên vật liệu của Công ty gồm rất nhiều chủng loại nên phơng pháp này không thích hợp. Công ty không mở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà chỉ nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào máy, cuối tháng in ra bảng kê nhập, bảng kê xuất dẫn