II. Trình tự hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1 Hạch tốn lao động tiền lương và trợ cấp BHXH.
1.2. Hạch tốn tiền lương và trợ cấp BHXH.
Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho cơng nhân viên trong doanh nghiệp trên cơ sở chứng ừ hạch tốn về lao động và chế độ chính sách lao động tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành và các quy chế về lao động, tiền lương mà doanh nghiệp đang áp dụng. Việc tính tốn tiền lương và trợ cấp BHXH của người lao động trong doanh nghiệp do phịng tổ chức lao động tiền lương tính trực tiếp hoặc giao cho nhân viên hạch tốn phân xưởng thực hiện, phịng kế hoạch kiểm tra tổng hợp tính tốn lại trước khi thanh tốn.
Hàng tháng căn cứ vào bảng tính tốn tiền lương chi tiết đã lập cho từng tổ, bộ phận kế tốn tiền lương tiến hành lập “bảng tổng hợp thanh tốn tiền lương” cho từng phân xưởng và cho tồn doanh nghiệp. Số liệu trên bảng thanh tốn lương tồn doanh nghiệp là căn cứ để xin rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để thanh tốn lương đồng thời cũng là cơ sở để kế tốn tổng hợp tính và phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sử dụng lao động (để lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH) trong trường hợp cĩ áp dụng tiền lương cho người lao động cần tính tốn và lập bảng phân bổ tiền lương để theo dõi và chi trả theo đúng chế độ quy định. Khi người lao động được hưởng trợ cấp BHXH thì căn cứ vào chứng từ hạch tốn cĩ liên quan để tính tốn tổng
hợp vào “bảng thanh tốn BHXH”, là căn cứ để chi trả BHXH cho người lao động được hưởng trợ cấp BHXH, sau khi lập xong bảng thanh tốn tiền lương tồn doanh nghiệp kế tốn tiền lương chuyển cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt trên cơ sở đĩ kế tốn thanh tốn viết phiếu chi và thanh tốn tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp BHXH phải chi trả đầy đủ và kịp thời cho người lao động.
Việc thanh tốn tiền lương thường chia làm hai kỳ trong tháng, kỳ 1 được chia tạm ứng 60 – 70% lương, kỳ 2 thanh tốn phần cịn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ của cơng nhân viên, mõi lần khi chi trả lương doanh nghiệp phải viết giấy xin rút tiền mặt tại ngân hàng căn cứ vào số dư tiền gửi tại tài khoản của đơn vị, khi nhập quỹ tiền mặt về quỹ phải thực hiện việc chi trả lương và các khoản chi cùng lương trên bảng thanh tốn và phiếu trả lương, việc chi trả lương phải thực hiện theo đúng thời gian quy định, nếu quá hạn mà cịn chưa nhận được lương thì thủ qũy phải lập danh sách chuyển sang các khoản phải nộp, phải trả khác, người lao động khi nhận được lương cũng cần phải thực hiện kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ và cĩ trách nhiệm ký nhận đầy đủ, đối với khoản trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động kế tốn BHXH dựa trên chứng từ cĩ xác nhận và căn cứ vào các quy định về BHXH cho từng bộ phận trong đĩ ghi rõ các khoản trợ cấp cho từng người sau đĩ được kế tốn trưởng và thủ trưởng đươn vị ký duyệt dùng làm căn cứ chi trả.