I. Đặc điểm khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2 :
4. Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Dợc phẩm
4.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán tại xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế, thực hiện chức năng tham mu nhằm sử dụng đồng tiền đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả nhất. Điểm khác biệt so với các đơn vị khác là phòng còn kiêm thêm chức năng thống kê nhằm cung cấp thông tin toàn diện dới nhiều khía cạnh, từ đó là cơ sở cho những đề xuất thích hợp với giám đốc, cải thiện sản xuất kinh doanh.
Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán và nhu cầu thông tin tài chính của đơn vị. Phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với các phòng ban phân xởng khác. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ sau ( Sơ đồ 21 trang 51).
Phòng tài chính kế toán gồm 13 ngời, dới sự quản lý trực tiếp của một kế toán trởng kiêm trởng phòng, và một phó phòng kế toán. Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế ở 4 phân xởng. Nh vậy, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp theo kiểu tập trung kết hợp với phân tán, tổ chức mô hình vừa trực tuyến vừa chức năng vì vậy công tác kế toán đợc tổ chức theo hớng đó.
Mỗi kế toán viên phụ trách một mảng công việc và những mảng này có sự liên hệ chặt chẽ với nhau qua các nghiệp vụ để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và chặt chẽ của thông tin kế toán.
Kế toán trởng: Kế toán trởng có chức năng quản lý hoạt động của phòng kế toán cũng nh các phân xởng, là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán tại Xí nghiệp. Kế toán trởng là ngời có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị, là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc, là ngời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc xí nghiệp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng cấp trên ( Tổng Công ty Dợc Việt Nam), chịu trách nhiệm trực tiếp về các báo cáo tài chính trớc giám đốc và các đối tợng liên quan ( kiểm toán, ngân hàng, nhà nớc, cơ quan tài chính, ngời lao động trong xí nghiệp .. .).
Phó phòng kế toán : phó phòng kế toán trực tiếp chỉ đạo tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác, kiểm tra về mặt nghiệp vụ về các phần hành, cuối kỳ lên cân đối, báo cáo. Bên cạnh đó phó phòng còn phụ trách công tác thống kê, các báo cáo thống kê của xí nghiệp, thay mặt kế toán trởng điều hành công việc của phòng kế toán khi kế toán trởng đi vắng.
Kế toán ngân hàng: kế toán ngân hàng phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng ( Xí nghiệp hiện có giao dịch với 3 ngân hàng là ngân hàng Công thơng, ngân hàng Ngoại thơng, ngân hàng Đầu t phát triển), xem xét hàng ngày việc thu chi của xí nghiệp, cập nhật hàng ngày xem lợng tiền ở các ngân hàng là bao nhiêu.
Thủ quỹ: thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt tại két, thu chi tiền mặt theo các nghiệp vụ phát sinh, cập nhật quỹ, kiểm quỹ và cuối ngày khoá sổ quỹ.
Thu ngân: có nhiệm vụ bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ.
Kế toán lơng: kế toán lơng phụ trách việc thanh toán lơng, thởng sản phẩm, BHXH, độc hại, chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Kế toán lơng có quan hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức lao động về các vấn đề BHXH, BHYT.
Sơ đồ 22 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Phân xưởng cơ điện Phân xưởng chế phẩm Phân xưởng
thuốc tiêm Phân xưởng thuốc viên
Kế toán trưởng Thu ngân KT lư ơng Thủ quỹ KT ngân hàng Phó phòng kế toán KT thanh toán 2 KT tiêu thụ KT giá thành 3 KT kho Kho cơ khí Kho bao bì Kho vật liệu Máy tính
Kế toán kho : Xí nghiệp có 3 kho và tơng ứng có 3 kế toán kho.Các kế toán kho theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì. Kế toán kho bao bì còn quản lý một phần XDCB và kế toán kho cơ khí quảm lý phần tăng, giảm tài sản của xí nghiệp, thanh lý tài sản, tính khấu hao tài sản Cuối tháng các… kế toán kho lên tổng hợp xuất, đối chiếu, kiểm tra với sổ sách của thủ kho, kế toán thanh toán.
Kế toán giá thành: Kế toán giá thành có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm đợc sản xuất tại phân xởng, quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và giá thành thực hiện của các mặt hàng, các quy cách. Định kỳ kế toán giá thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục.
Kế toán tiêu thụ: kế toán tiêu thụ đợc chia thành 2 phần hành do 2 kế toán viên đảm nhận:
+ Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất kho thành phẩm.
+ Kế toán tiêu thụ: theo dõi tình hình thực hiện tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các chế độ với khách hàng của xí nghiệp, theo dõi tiền trả nợ, bản đối chiếu công nợ, các hợp đồng kinh tế về tiêu thụ, số liệu tồn kho thành phẩm và lập báo cáo thuế trớc mồng 10 hàng tháng.
Kế toán thanh toán: kế toán thanh toán ghi chép, kiểm ttra các nghiệp vụ thanh toán, nắm các ki-ốt của xí nghiệp. Định kỳ kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo thuế GTGT phải nộp.
Các nhân viên kinh tế phân xởng: Bốn nhân viên kinh tế phân xởng có nhiệm vụ kiểm tra các khâu sản xuất, theo dõi theo dây truyền sản xuất, quản lý hoạt động, sổ sách về nguyên vật liệu, vật t, định mức kỹ thuật, tổng hợp cuối tháng nộp cho phòng kế toán, phối hợp với các kế toán kho để lên tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, với kế toán giá thành để theo dõi chi phí sản xuất, lợng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang. Các nhân viên kinh tế phân xởng vừa có sự
liên hệ chặt chẽ với phòng kế toán, vừa thuộc sự chỉ đạo trực tiếp của quản đốc các phân xởng.
4.2. Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Dợc phẩm TW2 : a. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán:
Xí nghiệp dợc phẩm Trung ơng 2 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ra ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Tài chính. Tuy nhiên nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin, phù hợp với đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh đặc trng của ngành dợc và thuận tiện cho tổ chức công tác kế toán, xí nghiệp đã đăng ký hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
b. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán :
Xí nghiệp là một đơn vị có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, nghiệp vụ kinh tế phát sinh thờng xuyên và đa dạng. Bên cạnh đó trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ phòng kế toán khá vững vàng, khả năng phân công chuyên môn hoá lao động kế toán cao. Chính vì vậy, xí nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ.
Phơng pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, phơng pháp hạch toán TSCĐ theo phơng pháp khấu hao đều và hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp Thẻ song song.
Hệ thống sổ sách theo hình thức NKCT sử dụng tại xí nghiệp tuân thủ theo đúng chế độ bao gồm các sổ Nhật ký - chứng từ, các Bảng kê, Bảng phân bổ tiền l- ơng và BHXH, Bảng phân bổ lao vụ cho các đối tợng sử dụng, Bảng phân bổ khấu hao TCSĐ, Bảng kê xuất vật t và các sổ hạch toán tổng hợp, chi tiết khác.
Bảng kê số 6 dùng để theo dõi chi phí phát sinh tại phòng nghiên cứu (TK1421).
liệu trên các Sổ số d sử dụng để ghi vào các Bảng kê 4, 5 và sổ kế toán liên quan đồng thời sử dụng để tính giá thành các sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
5. Tác động của các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của ngành dợc đến sự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp Dợc phẩm TW2 :
Thứ nhất : Quy trình công nghệ sản xuất là một chu trình khép kín, liên tục trong đó diễn ra quá trình pha trộn, kết hợp vật liệu với các chất phụ gia để tạo ra sản phẩm. Bởi vậy, nâng cao tính liên tục của sản xuất sẽ kéo theo tăng chất lợng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vật liệu, giảm chi phí khấu hao trên một đơn vị sản phẩm.
Thứ hai:Trong sản xuất có thể dùng nhiều loại nguyên vật liệu để tổng hợp, chế biến thành một loại sản phẩm và một loại nguyên vật liệu có thể thu đợc nhiều loại sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, lựa chọn phơng án sản xuất, tổ chức làm giàu nguyên vật liệu trớc khi đa vào chế biến... có ảnh hởng đến việc hình thành chi phí sản xuất.
Thứ ba : Sản phẩm của ngành dợc bao gồm rất nhiều chủng loại, khác nhau về quy cách, đóng gói và mỗi loại sản phẩm lại có thể có nhiều quy cách đóng gói khác nhau ( ống 1ml, 2ml, 250 ml, 500ml, viên nén, viên bao...).Điều đó tạo nên tính phức tạp của công tác tính giá thành và tính chất gián tiếp trong khâu tập hợp chi phí sản xuất.
Thứ t : Lao động trong sản xuất dợc thờng tiếp xúc với hoá chất gây ảnh h- ởng đến sức khoẻ của ngời lao động. Điều đó đòi hỏi phải trang bị các điều kiện đảm bảo an toàn lao động cũng nh phụ cấp độc hại thoả đáng cho ngời lao động.
Các đặc thù trên có ảnh hởng không nhỏ đến sự hình thành chi phí sản xuất và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
II. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất tại xí nghiệp Dợc phẩm TW2 :
1.Đặc điểm và cách phân loại chi phí sản xuất ở xí nghiệp :
Hiện nay xí nghiệp Dợc phẩm TW2 sản xuất các loại sản phẩm bao gồm thuốc tiêm (Adrenalin, Gentamycin, Atropin...), các loại thuốc viên (Amoxilin, Ampicilin, Vitamin...) và một số chế phẩm (mỡ mắt, nhỏ mắt, dầu cao..). Trong quá trình sản xuất kinh doanh, xí nghiệp phải bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau.
Tại xí nghiệp chi phí sản xuất bao gồm các yếu tố chi phí sau:
- Nguyên vật liệu: bao gồm các loại nguyên, vật liệu mà qua chế biến cấu thành cơ sở vật chất chủ yếu của sản phẩm nh các loại nguyên liệu Vitamin C,B, Ampicilin...các loai dợc liệu (bột tỏi, nghệ khô...) và các loại tá dợc (bột sắn, bột nếp..).
- Vật liệu phụ, động lực: gồm các loại nhãn thuốc, vật liệu bao gói công cụ nhỏ và chi phí động lực(điện, nớc...).
- Tiền lơng và các khoản phụ cấp có tính chất lơng : gồm các khoản l- ơng chính, lơng phụ và các khoản có tính chất lơng.
- Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Khấu hao TSCĐ: là biểu hiện bằng tiền giá trị hao mòn của TSCĐ tại phân xởng.
- Chi phí sản xuất phục vụ : phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của các phân xởng chính.
- Chi phí khác bằng tiền.
Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí và để thuận tiện cho công tác tính giá thành sản phẩm, các yếu tố trên lại đợc phân loại theo các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu...xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. Khoản chi phí này đợc mở chi tiết theo từng phân xởng.
- Chi phí nhân công trực tiếp : đợc mở chi tiết theo từng phân xởng, là các loại chi phí lao động sống nh lơng chính, phụ cấp, lơng làm thêm giờ, lơng thởng của công nhân trực tiếp sản xuất. Ngoài ra còn các khoản trích theo lơng nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
- Chi phí sản xuất chung : bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tại các phân xởng nh chi phí điện nớc, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, tiền lơng nhân viên quản lý, chi phí phân xởng sản xuất phụ phân bổ cho phân xởng sản xuất chính.... Phần chi phí này cũng đợc theo dõi riêng cho từng phân xởng.
2.Đối tợng và phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất :
Tại xí nghiệp, với quy trình công nghệ sản xuất giản đơn, theo kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, mỗi loại sản phẩm là đối tợng hạch toán chi phí ở một phân xởng. Nh vậy, đối tợng hạch toán chi phí sản xuất là theo từng phân xởng và trong mỗi phân xởng hạch toán chi phí cho từng loại sản phẩm.
Phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất là hạch toán chi phí sản xuất theo phân xởng và theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm.
3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho công tác hạch toán chi phí sản xuất : :
Do bộ phận kế toán xí nghiệp lựa chọn hạch toán chi phí sản xuất theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên các tài khoản đợc sử dụng gồm:
• Tài khoản 152: Nguyên vật liệu :
-1521: Nguyên vật liệu chính. -1522:Vật liệu phụ. -1523: Nhiên liệu. -1524: Phụ tùng thay thế. -1525: Vật liệu xây dựng. -1527: Bao bì.