III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cấu trúc tài chính của công ty
1. Giải pháp quản lý chặt chẽ vốn lưu động
Đây là vấn đề nhức nhối bởi vì nhu cầu vốn lưu động của công ty quá lớn, nó lớn hơn vốn lưu động mà công ty có dẫn đến công ty mất cân bằng tài chính trong ngắn hạn. Vốn lưu động của công ty chủ yếu được tạo thành từ khoản phải thu khách hàng và khoản mục hàng tồn kho nên quản lý vốn lưu động bao gồm:
1.1. Quản lý khoản phải thu khách hàng
Nhìn tổng quát ta nhận thấy qua 3 năm tình hình nợ phải thu khách hàng của công ty có sự gia tăng và chiếm tỷ lệ tương đối trong tổng tài sản. Đây là phần vốn mà công ty bị chiếm dụng, nợ phải thu là tài sản không sinh lời mà bên cạnh đó công ty phải duy trì khoản chi phí để đòi nợ khách hàng. Mặc dù khách hàng chủ yếu của công ty là nhà bán buôn, việc khách hàng nợ là điều không thể tránh khỏi. Nhưng sự tồn tại của khoản nợ này làm cho công ty giảm đi một nguồn vốn lớn, do đó nếu công ty có biện pháp quản lý tốt khoản phải thu thì công ty sẽ có vốn để trang trải cho nhu cầu vốn lưu động tại công ty. Ngoài ra công ty không phải vay thêm ngân hàng (giảm chi phí lãi vay), điều này vừa giúp công ty đảm bảo an toàn tài chính mà còn tăng hiệu quả hoạt động.
Để quản lý khoản phải thu của công ty cần kiểm soát và có quy định riêng cho từng phương thức tiêu thụ. Thiết lập những quy định chặt chẽ đối với chính sách bán chịu. Khi khách hàng mua với số lượng lớn công ty cần phải lập hợp đồng kinh tế chặt chẽ, quy định rõ ràng thời gian, điều kiện thanh toán và các ràng buộc pháp lý liên quan nếu các bên không thực hiện đúng điều khoản thanh toán đề ra. Bên cạnh đó, công ty phải lập bảng kê số dư nợ phải thu theo thời gian để thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở khách hàng trả nợ. Kèm theo đó có những biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán ngay như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán …nhưng cũng cần cân đối
giữa tỷ lệ chiết khấu hay mức giảm giá với doanh thu tiêu thụ, để không làm ảnh hưởng lợi nhuận. Trong quản lý khoản phải thu công ty cần phải thực hiện thêm một số biện pháp như:
- Giao cho một bộ phận chuyên giải quyết các vấn đề xung quanh chính sách bán chịu như kiểm tra khách hàng, soạn thảo hợp đồng, quản lý nợ và thu hồi nợ ,bộ phận này phải chịu trách nhiệm với những kết quả từ quyết định bán chịu của mình .Như vậy sẽ dễ kiểm soát và xử lý khi có nợ xấu xảy ra, đồng thời những người liên quan sẽ làm việc cẩn thận hơn để tránh sai sót. (Ví dụ : nếu làm việc thiếu trách nhiệm, đồng ý cho khách hàng mua chịu mà không tìm hiểu kỹ tình hình tài chính, khả năng trả nợ của khách hàng và các vấn đề liên quan khác, lập hợp đồng sơ sài … dẫn đến không thu hồi được nợ, hoặc khách hàng trì hoãn, kéo dài thời gian trả nợ.. gây thiệt hại cho công ty thì những người liên quan sẽ bị trừ lương, cắt thưởng, kỷ luật, hoãn công việc để đi đòi nợ...). Biện pháp kỷ luật càng khắt khe càng có tính răn đe, để nhân viên hết mình với phần việc của mình. Bên cạnh đó cũng có những khuyến khích, thưởng, tăng lương nếu hoạt động tốt.
- Có phương án xử lý cụ thể đối với từng khoản mục bán chịu sao cho giảm được các chi phí thu tiền, nợ khó đòi... đồng thời vẫn phải đảm bảo bù đắp được mọi rủi ro công ty có thể phải gánh chịu khi áp dụng việc bán chịu.
- Thời hạn bán chịu không quá dài.
Tóm lại, việc áp dụng các chính sách quản trị khoản phải thu sẽ giúp công ty không phải đi vay thêm bên ngoài (việc không nên làm trong giai đoạn này) và đạt cân bằng tài chính trong ngắn hạn.
1.2. Quản lý hàng tồn kho
Thực trạng tài chính tại CTCP Dệt Hòa Khánh - Đà Nẵng cho thấy hàng tồn kho của công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu TS. Với lượng hàng tồn kho quá lớn, chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản sẽ dẫn đến công ty bị ứ đọng vốn, nhu cầu vốn lưu động tăng cao. Trong khi lại đi vay bên ngoài chịu chi phí lãi vay cao. Đây là điều bất hợp lý khiến công ty luôn gia tăng chi phí trong những năm qua.
Dựa vào bảng 4 ta thấy tình trạng ứ đọng vốn của công ty tuy có giảm nhưng không đáng kể. Vòng quay hàng tồn kho còn thấp làm công ty thu hồi vốn chậm. Chính vì thế công ty cần áp dụng các biện pháp để có thể giải phóng nhanh chóng lượng hàng tồn kho này, giúp cho lượng vốn nhanh chóng được luân chuyển. Đối với hàng tồn kho là thành phẩm, hàng hóa công ty nên có những biện pháp sau:
- Củng cố địa vị trên thị trường sẵn có, tiếp tục quan hệ và ưu đãi với những bạn hàng lâu năm. Đồng thời tấn công vào các thị trường tiềm năng, có nhu cầu gia tăng trong tương lai.
- Thực hiện phương châm khách hàng là thượng đế, áp dụng chính sách ưu tiên về giá cả, điều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những đơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên hay có khoảng cách vận chuyển xa.
- Đẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu của khách hàng đồng thời thiết lập hệ thống cửa hàng, đại lý phân phối tiêu thụ trên diện rộng.
- Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm, đáp ứng thị hiếu ngày càng cao của khách hàng.
- Đối với hàng tồn lâu do sản xuất mà thị trường ít tiêu thụ, hoặc kém phẩm chất thì nhanh chóng giải phóng, linh hoạt trong giá cả, giảm giá, và những ưu tiên khác để có thể thu hồi vốn nhanh nhất. Tránh gia tăng những chi phí liên quan trong khi lưu kho.
- Đảm bảo cân đối giữa nhu cầu thị trường và sản lượng sản xuất trong năm. Thực hiện phương châm sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó, tránh tích trữ hàng quá nhiều, cũng như sản phẩm dở dang quá nhiều làm tăng chi phí sxkdd. Tăng giá trị HTK.
Song song với thành phẩm, hàng hóa thì nguyên vật liệu cũng chiếm giá trị lớn trong hàng tồn kho. Vậy làm thế nào giảm tối đa giá trị nguyên vật liệu lưu kho, công ty luôn sản xuất và luôn cần lượng nguyên vật liệu tồn kho tối thiểu để sản xuất được liên tục nên việc dự trữ là điều không tránh khỏi. Bên cạnh đó tác động của môi trường vĩ mô, giá cả biến động đột biến, gia tăng không ngừng, nguồn hàng cung cấp không ổn định cũng là một trong những nguyên nhân làm công ty gia tăng lượng vật liệu tồn kho. Tuy nhiên không phải cứ dự trữ nhiều là có lợi, bởi vì công ty phải phát sinh những chi phí kèm theo như chi phí lưu kho, bảo quản, chi phí hao hụt, chi phí phát sinh do NVL tồn kho lâu ngày bị giảm phẩm chất, bị hư hỏng…Nếu công ty trữ hàng quá lớn thì mục đích trữ NVL giảm chi phí khi giá cả tăng sẽ hoàn toàn bị phá vỡ, vì lúc đó chi phí lưu kho sẽ lớn hơn chi phí doanh nghiệp mua NVL với giá cao hơn khi không dự trữ. Vậy dự trữ bao nhiêu là phù hợp vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất vừa giảm thiểu tối đa chi phí. Để giải bài toán này ta có thể chọn lựa một trong các mô hình tồn kho theo nhu cầu sau:
1. Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế nhất (mô hình EOQ) 2. Mô hình khấu trừ theo sản lượng.
3. Mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất.
4. Mô hình tồn kho có sản lượng hàng để lại nơi cung ứng. 5. Mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi. Ví dụ: Mô hình EOQ
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Economics Order Quantity Model) là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở 02 loại chi phí: Một là: chi phí đặt mua hàng (chi phí mua hàng)Hai là: chi phí tồn trữ hàng tồn kho (chi phí dự trữ)Hai loại chi phí trên có mối tương quan tỷ lệ nghịch với nhau .Nếu số lượng nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng lên cho mỗi lần đặt hàng thì chi phí đặt hàng sẽ giảm xuống nhưng chi phí tồn trữ sẽ tăng lên. Mục tiêu của mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ sẽ lựa chọn mức tồn kho sao cho ở mức đó tổng hai lọai chi phí này là thấp nhất.
Giả sử tỉ lệ xuất kho không đổi và sẽ nhận được hàng mới nhập khi lượng hàng trong kho vừa hết. Lúc đó, mức tồn kho bình quân:
Lượng đặt hàng cho mỗi lần Mức tồn kho bình quân =
2 Ta có phương trình tổng chi phí tồn kho:
D Q
TC = F x + H x
Q 2
Trong đó: D : Tổng nhu cầu hàng cần nhập trong kỳ Q: Lượng hàng đặt cho mỗi lần
F: Chi phí cho mỗi đơn hàng H: Chi phí tồn kho một đơn vị hàng
D/Q: Số đơn hàng; F x D/Q: Chi phí đặt hàng H x Q/2 : Chi phí tồn kho
TC min thì khối lượng đặt hàng tối ưu là: Q*
Do vậy, tùy từng điều kiện mà công ty tính toán lượng hàng cần đặt hợp lý. Bên cạnh đó công ty cần phải:
- Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về. Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty.
- Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng, mất mát để xử lý.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa. Từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua, nhập khẩu và lượng hàng hóa trong kho trước sự biến động của thị trường. Đây là biện pháp quan trọng để bảo toàn vốn của công ty.
- Mua bảo hiểm hàng hóa đối với những hàng hóa đang đi đường cũng như hàng hóa nằm trong kho. Việc doanh nghiệp tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp công ty có điều kiện về tài chính để chống đỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.