IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH AN GIANG
1. Tài khoản Công Ty sử dụng:
2.1. Văn Phòng Công Ty:
Do Văn phòng công ty làm chức năng quản lý nên tiền lương của nhân viên ở Văn phòng công ty đưa vào chi phí quản lý sử dụng TK 642 bao gồm các phòng ban sau: - Ban Giám Đốc - Phòng Tổ chức – Hành Chánh - Phòng Kế Toán – Tài Vụ - Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ - Phòng Xuất Nhập Khẩu - Phòng Đầu Tư - Xây Dựng
Ta có: Một số nghiệp vụ hạch toán tiền lương ở Văn phòng công ty tháng 12/2003
(1) Khi trích lương phải trả cho cán bộ - công nhân viên ở Văn phòng công ty phân bổ vào chi phí ,kế toán ghi:
Nợ TK 642 167.377.022
Có TK 334 167.377.022
(2) Khi thanh toán lương cho cán bộ - công nhân viên bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 334 33.632.746
Có TK 1111 33.632.746
(3) Khi thanh toán lương cho cán bộ - công nhân viên qua tài khoản ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 334 132.052.852
Có TK 1121 132.052.852
(4) Trích lương bổ sung năm 2003.
Nợ TK 642 160.000.000 Có TK 334 160.000.000 Sơ đồ kế toán: 1111 334 642 33.632.746 (2) 33.632.746 167.377.022 (1) 167.377.022 1121 132.052.852 (3) 132.052.852 160.000.000 (4) 160.000.000 2.2. Ở Mảng Thương Mại:
Bao gồm các nhà máy chế biến gạo nhưng chủ yếu là thu mua gạo, sơ chế rồi xuất khẩu, chi phí tiền lương được phân bổ như sau:
- Từ năm 2002 trở về trước: toàn bộ chi phí tiền lương của cán bộ công nhân viên đều đưa vào chi phí sản xuất chung (TK 627) kể cả lương của nhân viên quản lý.
- Đến năm 2003 việc phân bổ chi phí lương có sự thay đổi rõ rệt đưa vào các tài khoản chi phí như sau:
+ Chi phí phân công trực tiếp (TK 622) bao gồm lương của nhân viên trực tiếp đứng máy, nhân viên trực tiếp thu mua nguyên liệu, nhân viên kiểm phẩm, thủ kho,…
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) bao gồm lương của bộ phận quản lý ở các nhà máy như Giám đốc, Kế toán,…
+ Chi phí bán hàng (TK 641) thì sử dụng theo 2 trường hợp sau:
Ở thời điểm mùa vụ thu mua và chế biến nhiều thì tài khoản 641 dùng để phân bổ tiền lương nhân viên cửa hàng bán lẻ các loại gạo và các phụ phẩm khác như tấm, cám…chỉ có ở nhà máy I và nhà máy IV, thường chi phí lương này không cao lắm.
Còn ở những thời điểm không vào mùa vụ ít hoặc không thu mua, không chế biến thì tiền lương của các nhân viên ở tài khoản 622 sẽ đưa vào tài khoản 642 và tài khoản 641 vì thời điểm này không chế biến nên không tính được giá thành vì vậy không thể sử dụng tài khoản 622 để phân bổ chi phí lương vào. Tuy nhiên tài khoản 642 chỉ giới hạn không vượt quá 2% chi phí của nhà máy vì vậy đưa vào tài khoản 641 là chủ yếu.
Ví dụ: Một số nghiệp vụ hạch toán tiền lương năm 2003 ở Xí nghiệp chế biến gạo xuất khẩu gồm 4 nhà máy: Nhà máy I, nhà máy IV, nhà máy V, nhà máy VI
(1) Khi trích lương phải trả của nhân viên trực tiếp sản xuất phân bổ vào chi phí, kế toán ghi.
Nợ TK 622 216.850.000
Có TK 334 216.850.000
(2) Khi trích lương phải trả của nhân viên bán hàng vào chi phí, kế toán ghi:
ghi:
Nợ TK 641 96.844.892
Có TK 334 96.844.892
(3) Khi trích lương nhân viên quản lý phân bổ vào chi phí, kế toán
Nợ TK 642 142.667.261
Có TK 334 142.667.261
(4) Khi thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 334 456.362.153
Sơ đồ kế toán : 111 334 622 456.362.153 (4) 456.362.153 216.850.000 (1) 216.850.000 96.844.892 (2) 641 96.844.892 142.667.261 (3) 642 142.667.261
Ngoài ra ở các Xí nghiệp có một khoản chi phí cũng chiếm rất cao là chi phí bốc xếp. Mặc dù chi phí này phát sinh gắn liền với quá trình sản xuất nhưng không được xtôi là tiền lương mà chỉ là chi phí thuê ngoài. Vì do tính chất công việc không đòi hỏi người lao động về trình độ, chuyên môn đồng thời lực lượng lao động này cũng rất phức tạp và luôn biến động về số lượng tùy theo nhu cầu. Vì vậy không thể nào ký với họ hợp đồng lao động dù là dài hạn hay ngắn hạn hay chỉ là thời vụ. Giám đốc ở các nhà máy chỉ ký hợp đồng với người tổ trưởng của tổ bốc vác này về số lao động làm công việc bốc vác vào mỗi tháng và sẽ thông báo trước về nhu cầu tăng lên trong mùa vụ. Các nhà máy trả công ngay bằng tiền mặt cho họ. Tùy theo chi phí phát sinh ở các
bộ phận mà phân bổ cho phù hợp. Ví
dụ : Một số nghiệp vụ hạch toán chi phí bốc xếp ở nhà máy chế biến gạo xuất khẩu I.
(1) Bốc xếp thu mua.
Nợ TK 627 19.086.400
(2) Chi phí bốc xếp sản xuất Nợ TK 627 511.648.700 Có TK 111 511.648.700 (3) Chi phí bốc xếp xuất hàng Nợ TK 641 139.426.170 Có TK 111 139.426.170 Sơ đồ kế toán : 111 19.086.400 (1) 627 19.086.400 511.648.700 (2) 511.648.700 139.426.170 (3) 641 139.426.170 2.3. Ở Mảng Du Lịch:
Bao gồm các khu du lịch, nhà hàng, khách sạn, trung tâm dịch vụ du lịch phục vụ nhu cầu về ăn uống, vui chơi, giải trí… là loại hình dịch vụ. Chi phí lương được phân bổ vào các TK như sau:
- Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) bao gồm lương của; + Trung tâm dịch vụ du lịch: hướng dẫn viên, tài xế.
+ Khách sạn, nhà hàng: nhân viên phục vụ buồng, đầu bếp, phụ bếp… - Chi phí bán hàng (TK641) bao gồm lương của nhân viên tiếp tân, nhân viên phục vụ bàn …
- Chi phí quản lý Doanh nghiệp (TK642) bao gồm lương của bộ phận quản lý, văn phòng như: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán,…
Ví dụ: Một số nghiệp vụ hạch toán tiền lương năm 2000 của mảng Du Lịch.
(1) Phân bổ tiền lương của nhân viên trực tiếp sản xuất vào chi phí, kế toán ghi:
Có TK 334 1.418.114.304
(2) Phân bổ tiền lương nhân viên bán hàng vào chi phí , kế toán ghi;
Nợ TK 641 1.530.131.799
Có TK 334 1.530.131.799
(3) Phân bổ tiền lương nhân viên quản lý vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 642 527.732.638
Có TK 334 527.732.638
(4) Thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 334 3.475.978.741 Có TK 111 3.475.978.741 Sơ đồ kế toán. 111 334 622 3.475.978.741 (4) 3.475.978.741 1.418.114.304 (1) 1.418.114.304 1.530.131.799 (2) 641 1.530.131.799 527.732.638 (3) 642 527.732.638
Ba cách hạch toán lương ở trên là đặc trưng ở Văn phòng công ty, ở từng mảng hoạt động , phân bổ theo chức năng hoạt động.
Ngoài ra đối với toàn Công ty thì:
∗ Tiền ăn giữa ca phát sinh ở bộ phận nào thì phân bổ vào chi phí ở bộ phận đó (sử dụng TK 627, 641, 642). Tuy nhiên đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì Công ty đưa vào chi phí sản xuất chung sử dụng TK 627. Tiền ăn giữa
ca này cũng được thanh toán bằng tiền mặt sử dụng TK 111 không sử dụng TK 334.
Ví dụ: Phân bổ chi phí tiền ăn giữa ca của mảng Du Lịch năm 2003. - Phân bổ tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp sản xuất, ghi:
Nợ TK 627 332.561.000
Có TK 111 332.561.000
- Phân bổ tiền ăn giữa ca của nhân viên bán hàng, ghi :
Nợ TK 641 521.283.000
Có TK 111 521.283.000
- Phân bổ tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý, ghi:
Nợ TK 642 1.260.000.000 Có TK 111 1.260.000.000 Sơ đồ kế toán : 111 332.561.000 521.283.000 (1) (2) 627 332.561.000 641 521.283.000 1.260.000 (3) 642 1.260.000
−Đối với Thuế thu nhập cá nhân thì không phát sinh vì thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công Ty chưa đến mức đánh thuế của Nhà Nước qui định. Mức nộp thuế Thu nhập cá nhân Nhà Nước qui định đối với cá nhân có thu nhập trong tháng 5.000.000 đồng tối thiểu và trên 5.000.000 đồng nộp theo
Nợ TK 334 ( Không phát sinh ) Có TK 333
−Đối với tiền lương nghỉ phép của nhân viên trực tiếp sản xuất :
Ở Công Ty việc nghỉ phép của cán bộ công nhân viên ít xảy ra vì đa số nhân viên của Công Ty là người địa phương hoặc các tỉnh lân cận. Mà nhân viên chỉ được nghỉ phép trong các trường hợp : thăm cha mẹ ruột, vợ (chồng) hoặc con ở xa. Khi nghỉ phép xong nếu nhân viên nộp lại đủ vé tàu (xe) thì sẽ được Công Ty thanh toán lại.
Vì vậy Công Ty không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên trực tiếp sản xuất trong năm. Khi thực tế phát sinh công nhân nghỉ phép bao nhiêu ngày công thì Công Ty sẽ tính và chi trả lương nghỉ phép cho nhân viên đúng với số ngày đã nghỉ theo công thức sau :
Tiền lương nghỉ phép Ltt ⋅ Hệ số cấp bậc = ⋅ 26 Số ngày nghỉ phép
Theo Bộ luật lao động Công ty quy định trong năm nhân viên Công ty được nghỉ 12 ngày phép và số ngày nghỉ hằng năm sẽ tăng lên cứ 5 năm làm việc cho Công ty thì thêm 1 ngày phép.
Khi phát sinh tiền lương nghỉ phép (nếu có) kế toán ghi : Nợ TK 622
Có TK 334 (tiền lương nghỉ phép ) Có TK 338 (các khoản trích theo lương )
2.Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương tại công ty Du Lịch An Giang:
2.1.Trích lập các khoản theo lương.
Việc trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ là việc bắt buộc làm đối với các DN vì đó là lợi ích của người lao động mà nhà nước đã quy định. Cho nên đối với công ty Du Lịch An Giang là một Doanh Nghiệp Nhà Nước thì đây là việc làm không thể thiếu được khi tính trả lương cho cán bộ công nhân viên. Vì vậy cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào bảng lương của Công ty tiến hành tính các khoản trích này.
2% KPCĐ
1% LĐLĐ
1% CĐ Cơ sở
Doanh
nghiệp 2% BHYT Cơ quanBHYT Nộp BHYT 1%
Tính vào CPSXKD
15% BHXH Cơ quan
BHXH Nộp BHXH 5%
Người lao động
Chi ốm đau, thai sản Doanh nghiệp
a.Bảo hiểm xã hội (BHXH) :
Hàng tháng công ty trích nộp cho cơ quan BHXH tỉnh An Giang 20% trên tổng tiền lương cấp bậc, trong đó:
15% trên tổng lương cấp bậc sẽ do Công ty chịu và đưa vào các tài khoản chi phí có liên quan.
5% trên tổng lương cấp bậc sẽ do công nhân viên chịu theo công thức sau :
[(Hệ số lương nghị định + phụ cấp chức vụ) * mức lương tối thiểu] * 5% VD :
Trích BHXH của Giám Đốc công ty. (5,26 * 290.000) * 5% = 76.270 đ
Trích BHXH của Kế toán trưởng công ty. (4,32 * 290.000) * 5% = 62.640 đ
Trích BHXH của Phó phòng kế toán công ty. [(2,81 + 0,22) * 290.000] * 5% = 43.645 đ
Hiện nay, Công Ty áp dụng chế độ BHXH ban hành ngày 26/01/1995 cho CB-CNV như sau :
Chế độ trợ cấp ốm đau :
−Đã đóng BHXH trên 30 năm : hưởng 50 ngày/năm.
Cán bộ công nhân viên mắc các chứng bệnh điều trị dài ngày theo danh mục của Bộ Y Tế thì được hưởng BHXH trong thời gian điều trị.
Chế độ trợ cấp thai sản :
− Trong thời gian có thai được nghỉ việc đi khám thai 3 lần, mỗi lần 1 ngày
− Trong thời gian sẩy thai thì được nghỉ 20 ngày nếu thai dưới 3 tháng, 30 ngày nếu thai từ 3 tháng trở lên.
−Nghỉ hộ sản 4 tháng để nuôi con.
Chế độ trợ cấp nuôi con ốm
− 20 ngày/năm đối với các con dưới 3 tuổi −15 ngày/năm đối với các con từ 4-7 tuổi
Chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
Người lao động bị tai nạn trong các trường hợp sau đây được hưởng trợ cấp tai nạn lao động.
− Bị tai nạn trong giờ làm việc, tại nơi làm việc kể cả làm việc ngoài giờ do yêu cầu của người sử dụng lao động
− Bị tai nạn ngoài nơi làm việc khi thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động
−Bị tai nạn trên tuyến đường đi và về từ nơi ở đến nơi làm
Các trường hợp trên tuỳ theo mức suy giảm khả năng lao động mà hưởng các mức trợ cấp theo qui định
Chế độ hưu trí
Người lao động được hưởng chế độ hưu trí hàng tháng lúc nghỉ việc khi có một trong các điều kiện sau đây :
− Nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi
−Nếu đóng BHXH đủ 15 năm thì được hưởng trợ cấp 2%
Chế độ tử tuất.
Người lao động đang làm việc, người lao động nghỉ việc chờ giải quyết chế độ hưu trí, người lao động đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hàng tháng, khi chết người lao động được hưởng tiền mai táng bằng 8 tháng lương tối thiểu.
. Đồng thời Công ty thực hiện việc chi trả theo hướng dẫn của thông tư số 06/LĐBHXH-TT ban hành ngày 04/04/1995 như sau :
−Đối với trường hợp nghỉ việc chăm sóc con ốm đau thì mức trợ cấp trả lương BHXH với tỉ lệ hưởng là 75%
Ltt ⋅ Hệ số cấp bậc Mức trợ cấp =
26 ⋅ 75% ⋅ Số ngày nghỉ
− Đối với trường hợp sẩy thai, tai nạn lao động,…thì mức trợ cấp trả
lương thay BHXH là 100%
Ltt ⋅ Hệ số cấp bậc Mức trợ cấp =
26 ⋅ 100% ⋅ Số ngày nghỉ
− Đối với trường hợp nghỉ việc sinh hoặc nuôi con thì mức trợ cấp theo công thức sau :
Trợ cấp khi nghỉ việc
sinh hoặc nuôi con = Lươngtối thiểu ⋅ cấp bậcHệ số ⋅ Số tháng nghỉ sinh hoặc nuôi con
VD : Tháng 4/2003 Công ty thanh toán tiền BHXH cho Kế toán viên Tôn Thị Kim Tuyến nghỉ hộ sản
Mức lương tối thiểu : 290.000
Hệ số cấp bậc : 1,58
Số tháng nghỉ : 4 tháng
Số tiền được hưởng trợ cấp BHXH như sau : 290.000 * 1,58 * 4 = 1.832.800
b.Bảo hiểm y tế (BHYT) :
Ở công ty mức trích BHYT cũng theo quy định, trong đó :
Công ty chịu 2% đưa vào các tài khoản chi phí có liên quan
Còn 1% khấu trừ vào lương của CB-CNV
Khi này người lao động sẽ được cấp thẻ BHYT để được khám chữa bệnh khi có nhu cầu. Người có thẻ BHYT được hưởng các chế độ theo quy định như khám, chữa bệnh ngoại và nội trú.
Quỹ BHYT chi trả 80% chi phí khám chữa bệnh theo giá viện phí, 20% còn lại người bệnh tự trả cho cơ sở khám chữa bệnh
BHYT cũng trích trên tiền lương cấp bậc giống như trích BHXH, trích BHYT do công nhân viên chịu theo công thức như sau :
VD : Trích BHYT của Giám đốc công ty (5,26 * 290.000) * 1% = 15.254
Trích BHYT của Kế toán trưởng công ty. (4,32 * 290.000) * 1% = 12.528
Trích BHYT của Phó phòng Kế toán công ty. [(2,81 * 0,2) * 290.000] * 1% = 8.729
c.Kinh phí Công đoàn (KPCĐ):
Cả 2 khoản trích BHXH và BHYT thì được trích trên lương cấp bậc. Còn đối với kinh phí Công đoàn thì được trích trên tổng thu nhập của CB- CNV trong công ty.
Mức trích 2% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kinh phí Công đoàn của Công ty được chi cho các nội dung sau :
Chi cho các hoạt động văn hoá văn nghệ và phong trào thể dục thể thao.
Chi cho các phát minh sáng kiến, cải tiến khoa học kỹ thuật ứng dụng vào trong sản xuất kinh doanh.
Chi vào các dịp lễ : Quốc tế phụ nữ
Các khoản chi về ma chay, cưới hỏi, thăm hỏi nhân viên ốm đau
Đồng thời Kinh phí Công đoàn của Công ty cũng góp phần cùng Quỹ phúc lợi chi cho CB-CNV tham quan, giải trí, du lịch, …
Ta có :
Với :
Mức trích KPCĐ = tiền lương thực lãnh ⋅ 2%
Tiền lương thực lãnh = Lương đợt I + Lương đợt II
Ví dụ: tiền lương thực lãnh của Văn phòng công ty tháng 12/2003 là 167.377.000 đồng
Trích kinh phí công đoàn 2% của VPCT đưa vào chi phí 167.377.000 * 2% = 3.347.540 đ
d.Các khoản trích khác:
Ngoài các khoản trích ở trên tại công ty Du Lịch An Giang còn trích thêm các khoản trích sau :
− Trích nộp Đảng phí đối với các cán bộ công nhân viên là Đảng viên dùng làm phí cho chi bộ của đơn vị hoạt động. Mức trích Đảng phí là 1% trên tổng lương thực lãnh của cán bộ công nhân viên là Đảng viên và phần trích này do người lao động chịu.