III/ Kế toán tổng hợp nguyên,vật liệu
3.2 Kế toán tổng hợp tăng nguyên,vật liệu
Đối với nguyên vật liệu được mua về nhập kho thanh toán ngay bằng tiền mặt ngoài hai chứng từ trên (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho) kế toán phải dựa vào phiếu chi để ghi sổ kế toán
Ví dụ: Ngày 06/03/2007 Công ty mua đồng đỏ lá φ 5,2 số lượng 1000kg của Công ty kinh doanh vật tư kim khí Đông Anh theo Hoá đơn GTGT số 097218 ngày 7/03/2007, giá hàng chưa thuế là 25.500đồng/kg và thuế GTGT là 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152(152.21): 25.500.000 Nợ TK 133: 2.250.000 Có TK 111: 27.750.000
- Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt được ghi chép trên sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt của Công ty được lập thành các tập, các tập được chia theo thứ tự thời gian định kỳ là 5-6 ngày và hàng tháng được kế toán tập hợp trên Bảng kê số 1 và Nhật ký chứng từ số 1.
- Nhật ký chứng từ số 1 là số tổng hợp dùng để theo dõi tình hình chi trả các khoản bằng tiền mặt ghi Có Tài khoản 111 và ghi đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
- Căn cứ lập: là sổ quỹ được ghi chép trong tháng.
Cách lập: Định kỳ kế toán tiền mặt tổng hợp sổ quỹ (theo từng tập) để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, mỗi tập được ghi trên 1 dòng trên Nhật ký chứng từ số1. Các nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế được ghi theo số tổng cộng vào các cột thích hợp.
Cuối tháng kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 1 xác định tổng số phát sinh bên Có của Tài khoản 111 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và kế toán lấy số tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào sổ Cái (bên Có của Tài khoản 111 và bên Nợ của các tài khoản có liên quan).
Ví dụ : Trích nhật ký chứng từ số 1 tháng 3 năm 2007
Trình tự hạch toán: Đối với nguyên vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài sau khi đã được kiểm tra làm thủ tục nhập kho, kế toán căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán.
- Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua về nhập kho chưa thanh toán với người bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 “thanh toán với người bán” . Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo dõi chi tiết công nợ phải trả cho người bán theo từng đối tượng công nợ (từng người bán).
VD: Kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 097388 ngày 8/03/2007 và phiếu nhập kho số 6434 ngày 9/03/2007 kế toán ghi:
Nợ TK 152.21 15.915.400 Nợ TK 133 1.591.540 Có TK 331 17.506.940
Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Trích: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Số dư cuối tháng (Dư Nợ hoặc dư Có) của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được dùng để tổng hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 theo từng nhóm đối tượng công nợ.
Nhật ký chứng từ số 5 được mở để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho và thanh toán với người bán.
Căn cứ lập: Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng phát sinh. Cách lập:
+ Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của Nhật ký chứng từ số 5 cuối tháng trước làm số dư đầu tháng của tháng này.
+ Số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào số tổng cộng của các dòng cộng số phát sinh trong tháng của các nhóm đối tượng công nợ trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào dòng số phát sinh trong tháng trên Nhật ký chứng từ số 5.
+ Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 cộng theo từng nhóm để ghi vào dòng số dư cuối tháng của nhật ký chứng từ số 5.
Trích Nhật ký chứng từ số 5
Cuối tháng, kế toán tổng hợp từ Nhật ký chứng từ số 5 và các Nhật ký chứng từ có liên quan khác để ghi vào sổ cái tài khoản 331 - Phải trả người bán. Sổ Cái tài khoản 331 là sổ tổng hợp mở cho cả năm phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có theo từng tháng và số dư cuối mỗi tháng. Số phát sinh Có của tài khoản 331 phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ dòng tổng cộng tương ứng với cột cộng Có tài khoản 331 trong Nhật ký chứng từ số 5, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan khác. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào cuối mỗi tháng.
* Cách lập Sổ Cái của tài khoản 331
+ Số dư đầu năm: lấy từ số dư cuối tháng 12 trên sổ Cái tài khoản 331 của năm trước.
+ Số dư đầu tháng: là số dư cuối tháng trước.
+ Số phát sinh Nợ: lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan đối ứng Nợ của tài khoản 331.
+ Số phát sinh Có: lấy theo số tổng cộng trong Nhật ký chứng từ số 5. + Số dư cuối tháng: được xác định bằng công thức:
Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Phát sinh Nợ – Phát sinh Có.
Sau khi tập hợp toàn bộ số liệu trên các Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 7 ... và các Nhật ký chứng từ khác kế toán lập Bảng kê số 3.
Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Căn cứ lập: Bảng kê số 3 tháng trước và các Nhật ký chứng từ liên quan. Cách lập:
+ Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của Bảng kê số 3 tháng trước.
+ Số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào số cộng cuối tháng của từng Nhật ký chứng từ ghi vào phần ghi Nợ TK 152, TK 153 đối ứng với ghi Có các tài khoản liên quan.
VD: Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 kế toán ghi vào bảng kê số 3 Nợ TK 152.21: 4.797.461.913
Có TK 331: 4.797.461.913 Nợ TK 152.3 924.340.434 Có TK 331 924.340.434 Tương tự ta ghi với các Nhật ký chứng từ khác.
+ Số xuất dùng trong tháng: Lấy số liệu tổng cộng phần ghi Có TK 152, TK 153 đối ứng với ghi Nợ các TK trên Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để ghi vào dòng xuất dùng trong tháng trên Bảng kê số 3.
VD: Trong tháng Nhà máy xuất tổng số nguyên vật liệu chính cho sản xuất sản phẩm là:
Nợ TK 621: 5.028.634.405 Có TK 152: 5.028.634.405
+ Số tồn kho cuối tháng: Được xác định theo công thức sau:
Số tồn kho Số dư Số phát sinh Xuất dùng Cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng
VD: Trên Bảng kê số 3 tháng 3 năm 2007 tồn kho cuối tháng của nguyên vật liệu (TK 152) được xác định như sau:
Tồn kho cuối tháng = 7.809.784.846 + 7.054.108.043 - 5.028.634.405 = 9.835.258.484 34 - + = 34