SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
1. Hoàn thiện quy trình ghi sổ kế toán
Mặc dù Công ty cũng như Xí nghiệp sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng
trên thực tế hiện nay là không có ai theo dõi chứng từ ghi sổ và làm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trước đây công ty đã từng sử dụng hình thức này và có cả sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ nhưng việc làm này cũng mất nhiều thời gian, hơn nữa các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều bị ghi hai lần ở Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mặt khác, thì mẫu sổ cũng khác so với quy định đã ban hành của Bộ tài chính. Sổ ĐKCTGS lại không phản ánh tổng phát sinh do đó không có tác dụng trong việc đối chiếu các số liệu phát sinh trên bảng cân đối phát sinh. Hơn nữa mẫu sổ ĐKCTGS mà công ty đang áp dụng trùng lặp với sổ CT - GS.
Hiện tại thì toàn công ty đã sử dụng hệ thống phần mềm kế toán, trong phần mềm cũng đã có hình thức chứng từ ghi sổ này phù hợp với mẫu ban hành của Bộ Tài chính theo Quyết định 15. Vậy công ty nên in sổ đăng ký chứng từ ghi vào cuối mỗi tháng cho hợp với hình thức ghi sổ đã đăng ký từ đầu, sau khi đã hoàn thiện tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng.
2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ
Qua quá trình thực tập công tác quản lý hạch toán chứng từ, sổ sách tại công ty cũng như tham gia vào việc tính chi phí giá thành công trình tại xí nghiệp em nhận thấy có một số vấn đề cần phải hoàn thiện. Hiện nay công ty giao cho xí nghiệp chủ động theo dõi hạch toán và tính giá thành công trình mà chưa có sự kiểm soát chặt chẽ của kế toán công ty cho nên có thể có những sai sót. Trong khi đó công ty là đơn
vị pháp nhân phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Vì vậy theo em thì định kỳ có thể là cuối mỗi quý, kế toán chuyên quản Công ty phối hợp kế toán xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ, sổ sách kế toán trước khi tập hợp báo cáo Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công trình . Các xí nghiệp phải tập hợp chứng từ đầy đủ và hợp lệ kèm với báo cáo để chứng minh cho các khoản mục chi phí phát sinh. Tuy nhiên, do Công ty có địa bàn thi công tương đối rộng, các công trình của Công ty được tiến hành trên mọi miền đất nước cho nên việc luân chuyển chứng từ của xí nghiệp bị chậm trễ từ đó không thể tránh khỏi việc thanh toán cũng như hạch toán không được kịp thời, không đưa được vào báo cáo chi phí các công trình và không kịp kê khai thuế GTGT. Việc này rất dễ dẫn đến công việc bị dồn vào cuối kỳ (cuối năm) làm cho nhiều khi việc hạch toán không được chính xác gây ra những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán chi phí như ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định.
Như vậy, theo em Công ty nên thống nhất dưới các xí nghiệp thời điểm nộp chứng từ, bảng tổng hợp kinh phí giá thành các công trình hoàn thành để giúp cho việc hạch toán kế toán chi phí và tính giá thành tại công ty được kịp thời và chính xác. Đồng thời, có quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hưởng tới tiến độ công tác kế toán tại Công ty.
3. Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất chung
CPSXC là một yếu tố chi phí gián tiếp. Trong kỳ khi phát sinh chi phí này các xí nghiệp thực hiện phân bổ khoản chi phí này cho các công trình thi công. Tuy nhiên tại xí nghiệp việc phân bổ được dựa vào tỉ lệ giữa tổng CPSXC thực hiện kỳ trước với tổng định mức chi phí nhân công và tổng định mức CPSXC của các công trình kỳ trước đã thực hiện. Hơn nữa, khoản chi phí này lại được kế toán xí nghiệp phân bổ dần từ đầu kỳ cho đến cuối kỳ cho mỗi công trình một lần bằng cách phân bổ từng yếu tố CPSXC rồi mới cộng lại ra CPSXC phân bổ cho từng công trình. Cách làm như vậy sẽ dẫn đến cuối kỳ phát sinh sự chênh lệch như CPSXC phân bổ cho các công trình trong kỳ sẽ thừa hoặc thiếu.
Với những chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều công trình, kế toán Xí nghiệp tập hợp lại và định kỳ tiến hành phân bổ. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí sản xuất chung không theo một tiêu thức cụ thể nào. Trên cơ sở tổng chi phí sản xuất chung tập hợp được, kế toán ước tính chi phí sản xuất chung cho từng công trình để gần với giá trị được giao khoán. Do vậy, trong kỳ, có công trình không phát sinh chi
Điều này là sai với chế độ kế toán hiện hành và ảnh hưởng đến giá thành công trình hoàn thành bàn giao.
Với cách làm như trên chỉ làm cho xí nghiệp mất thời gian phân bổ từng yếu tố của chi phí sản xuất chung trong kỳ, và khi phát sinh chênh lệch cuối kỳ lại ảnh hưởng đến công tác điều chỉnh tỷ lệ phân bổ vào cuối kỳ. Đồng thời, việc thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung như vậy là không hợp lý theo qui định chế độ kế toán. Em xin mạnh dạn đưa ra đề xuất sau:
Xí nghiệp nên tập hợp khoản mục chi phí này vào cuối kỳ, xác định tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ rồi mới tiến hành phân bổ một lần cho các công trình theo tiêu thức phân bổ sau:
Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh =
Chi phí sản xuất chung dự toán của từng công trình x
Hệ số phân bổ Với:
Hệ số phân bổ =
Tổng chi phí SXC thực tế phát sinh trong kỳ Tổng chi phí SXC dự toán các công trình của xí nghiệp
Với đề xuất trên, kế toán xí nghiệp sẽ tránh được việc mất nhiều thời gian, tránh những sai sót không cần thiết trong quá trình thực hiện phân bổ nhiều lần chi phí sản xuất chung trong kỳ.
Ngoài ra việc hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân viên trong biên chế Xí nghiệp là sai khoản mục so với chế độ kế toán hiện hành, dẫn đến chi phí sản xuất chung giảm so với thực tế, từ đó làm giảm giá thành công trình hoàn thành bàn giao.
Hiện nay, khối văn phòng Công ty và các Xí nghiệp thành viên vẫn tiến hành trích nộp các khoản theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, việc hạch toán các khoản này vào chi phí không theo đúng với chế độ kế toán hiện hành.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương của công nhân viên trong biên chế do Xí nghiệp gửi lên, kế toán Công ty tiến hành tính toán các khoản trích theo lương tính vào chi phí và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (ở phòng kế toán Công ty)
Nợ TK 642
Có TK 3382, 3383, 3384
Việc hạch toán như thế này là không đúng chế độ, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành công trình.
Theo chế độ kế toán hiện hành, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên quản lý Xí nghiệp được hạch toán vào tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung. Việc hạch toán các khoản trích theo lương ở Xí nghiệp vào chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty làm giảm chi phí sản xuất và giá thành công trình hoàn thành bàn giao. Theo em Công ty và xí nghiệp nên hạch toán khoản chi phí này theo đúng chế độ kế toán như sau:
Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của công nhân trực tiếp, nhân viên quản lý đội, nhân viên văn phòng Xí nghiệp, kế toán Xí nghiệp nên lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Căn cứ vào bảng này, kế toán hạch toán các khoản trích theo lương vào chi phí như sau:
Nợ TK 6271 (chi phí nhân viên quản lý) Có TK 3388
Khi nộp các khoản này lên Công ty, Xí nghiệp hạch toán: Nợ TK 3388
Có TK 111
Việc hạch toán như vậy sẽ thể hiện rõ được đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành công trình tại xí nghiệp.
4. Hoàn thiện phương pháp kế toán các khoản giảm chi phí
Tại xí nghiệp, khi phát sinh các khoản chi phí sản xuất liên quan đến từng công trình, căn cứ vào các chứng từ, kế toán hạch toán luôn vào bên nợ của các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất. Khi công trình hoàn thành, kế toán kết chuyển các khoản chi phí này sang bên nợ tài khoản 154 để tính giá thành công trình mà không tính đến các khoản làm giảm chi phí liên quan đến từng công trình. Xí nghiệp chưa tổ chức theo dõi, hạch toán các khoản giảm chi phí này, đặc biệt là chi phí vật liệu. Điều này không chỉ gây lãng phí và thất thoát lớn cho Xí nghiệp mà còn không phù hợp với chế độ kế toán, đồng thời không phản ánh đúng giá thành thực tế của từng công trình.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực 16 - Doanh thu và chi phí của hợp đồng xây dựng, chi phí liên quan trực tiếp đến từng hợp đồng (từng công trình) có thể được giảm nếu có các khoản thu khác không bao gồm trong doanh thu hợp đồng. Ví dụ: các khoản thu từ việc bán nguyên liệu, vật liệu thừa, thanh lý máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ thi công khi kết thúc hợp đồng…
- Với vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho thi công từng công trình:
Khi công trình hoàn thành, các đội nên lập bảng kê vật tư sử dụng cho công trình, biên bản kiểm kê vật tư còn lại cuối kỳ… Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, hạch toán giảm chi phí:
Nếu vật liệu thừa, phế liệu thu hồi nhập kho Nợ TK 152
Có TK 154
Nếu vật liệu thừa, phế liệu thu hồi đem bán: Nợ TK 111, 131
Có TK 154 Có TK 3331
- Với máy móc thiết bị (đã khấu hao xong), công cụ dụng cụ chuyên dùng cho công trình:
Khi kết thúc hợp đồng Xí nghiệp tiến hành thanh lý, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán:
Phản ánh các khoản thu thanh lý: Nợ TK 111, 131
Có TK 154 Có TK 3331
Phản ánh các khoản chi thanh lý Nợ TK 154
Nợ TK 133
Có TK 111, 331…