Việc hạch toán chi phí là rất cần thiết và đòi hỏi phải được quản lý thật rõ ràng vì nếu không sẽ bị lãng phí, làm tăng chi phí chung cho toàn doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu rất cần thiết là phải hạch toán chính xác những khoản chi nào thuộc khoản chi phí nào.
Tại công ty, việc hạch toán chi phí QLDN và chi phí bán hàng chung vào TK 642 “Chi phí QLKD” chứ không chi tiết thành TK 6421- Chi phí bán hàng, và TK 6422-Chi phi QLDN, đây là một vấn đề đang tồn tại và cần giải quyết, do vậy theo em công ty cần tách riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng phải được tập hợp vào TK 6421 “Chi phí bán hàng” còn chi phí chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ thì hạch toán vào TK 6422 “Chi phí QLDN”.
3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán
- Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán công ty TNHH Trung Dũng sử dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ ghi sổ”. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng.
+ Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của các khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh.
Từ những tác dụng nêu trên, công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức kế toán sử dụng. Nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức chứng từ ghi sổ.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau:
Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng
Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02b - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ N ăm ….
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu tháng
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu tháng